Odoo สามารถส่งใบเสนอราคาหรือใบสั่งขายให้ลูกค้าผ่าน LINE ได้ ช่วยให้ทีมขายส่งเอกสารในช่องทางที่ลูกค้าสะดวก พร้อมตรวจสอบบันทึกการส่งจากระบบ บทความนี้สรุปขั้นตอนใช้งานและข้อมูลที่ควรตรวจสอบก่อนส่ง โดยอ้างอิงตัวอย่างการสาธิตของ MDSoft
Send by Line ใน Odoo คืออะไร
Send by Line เป็นช่องทางส่งเอกสารการขายจาก Odoo ไปยัง LINE ของลูกค้า นอกเหนือจากการส่งทางอีเมล เหมาะกับสถานการณ์ที่ลูกค้าสะดวกติดตามเอกสารผ่านแชต และช่วยให้ทีมขายทำงานต่อจากข้อมูลใบเสนอราคาหรือใบสั่งขายในระบบได้
ฟีเจอร์นี้ช่วยเชื่อมขั้นตอนจัดทำเอกสารกับการสื่อสารกับลูกค้า แต่ผลการส่งยังขึ้นกับการตั้งค่าบัญชี LINE และส่วนเชื่อมต่อที่ใช้งานในระบบของแต่ละองค์กร
เตรียมใบเสนอราคาหรือใบสั่งขาย
เริ่มจากตรวจข้อมูลลูกค้า รายการสินค้า จำนวน ราคา เงื่อนไข และผู้รับเอกสารให้ถูกต้องในเอกสารขาย จากนั้นเลือกใบเสนอราคาหรือใบสั่งขายที่ต้องการส่งผ่าน LINE การตรวจข้อมูลก่อนส่งช่วยลดการส่งเอกสารผิดฉบับหรือส่งไปยังผู้รับไม่ถูกต้อง
หากมีการปรับเอกสารหลังส่ง ควรสร้างหรือส่งฉบับล่าสุดตามกระบวนการขององค์กร และสื่อสารให้ผู้รับทราบว่าเอกสารใดเป็นฉบับที่ใช้อ้างอิง
ส่งเอกสารผ่าน LINE และตรวจ Log
เมื่อพร้อมส่ง ให้ใช้คำสั่ง Send by Line จากเอกสารขาย แล้วตรวจผลการทำงานใน Log ของระบบ ตัวอย่างการสาธิตแสดงข้อมูลผู้ส่งและเอกสารที่ส่ง ซึ่งช่วยให้ทีมตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้ส่งและส่งเอกสารใด
Log ช่วยให้ทีมมีหลักฐานการทำงานภายในระบบ แต่ไม่ควรสรุปแทนสถานะการอ่านหรือการตอบกลับของลูกค้า เว้นแต่ระบบที่ใช้งานจะแสดงข้อมูลดังกล่าวไว้อย่างชัดเจน
PDF ภาพ และไฟล์ประกอบ
เอกสารที่ส่งอาจอยู่ในรูป PDF หรือภาพ และการสาธิตกล่าวถึงไฟล์ประกอบอย่างสเปกสินค้าและไฟล์ ZIP ด้วย ควรตรวจชนิดไฟล์และขนาดตามข้อกำหนดของส่วนเชื่อมต่อ รวมถึงตรวจว่าไฟล์เปิดได้และไม่มีข้อมูลภายในที่ไม่ควรส่งให้ผู้รับ
ก่อนส่งไฟล์แนบ ให้ตรวจชื่อไฟล์ เนื้อหา รุ่นสินค้า และผู้รับอีกครั้ง โดยเฉพาะเอกสารที่อาจมีข้อมูลราคา เงื่อนไขการค้า หรือข้อมูลส่วนบุคคล
การตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง
การใช้งานต้องอาศัยการตั้งค่าการเชื่อมต่อ LINE ของระบบ วิดีโอสาธิตแสดงตำแหน่งการตั้งค่า token เพื่อให้ผู้ใช้ทราบว่าควรตรวจส่วนใด แต่ไม่ได้สอนการเชื่อมต่อหรือเปิดเผยค่าของ token การตั้งค่าจริงควรทำโดยผู้ดูแลระบบตามสิทธิ์และแนวทางความปลอดภัยขององค์กร
ก่อนใช้งานจริงควรทดสอบกับข้อมูลทดลองที่ได้รับอนุญาต ยืนยันปลายทางผู้รับ และตรวจ Log หลังส่ง หากพบข้อผิดพลาดให้ตรวจการตั้งค่าและสิทธิ์ของบัญชีที่เกี่ยวข้อง
ชมวิดีโอสาธิต Send by Line
วิดีโอนี้สาธิตแนวทางส่งใบเสนอราคาหรือใบสั่งขายผ่าน LINE และตรวจรายการบันทึกการส่งใน Odoo
คำถามที่พบบ่อย
ส่งเอกสารประเภทใดได้บ้าง
ตัวอย่างงานนี้ครอบคลุมใบเสนอราคา ใบสั่งขาย PDF ภาพ และไฟล์ประกอบตามรูปแบบที่ส่วนเชื่อมต่อรองรับ ควรตรวจข้อจำกัดของระบบที่องค์กรใช้อยู่ก่อนส่งไฟล์จริง
Log ยืนยันว่าลูกค้าเปิดอ่านแล้วหรือไม่
Log ที่แสดงในตัวอย่างบันทึกผู้ส่งและเอกสารที่ส่ง ไม่ควรตีความว่าเป็นหลักฐานการเปิดอ่าน เว้นแต่ระบบจะแสดงสถานะอ่านแยกต่างหาก
ต้องแสดง token ในวิดีโอหรือบทความหรือไม่
ไม่จำเป็นต้องเปิดเผยค่า token เนื้อหาสาธิตแสดงเฉพาะตำแหน่งการตั้งค่าเพื่อให้ผู้ดูแลทราบจุดตรวจสอบ
อ่านต่อเรื่อง การส่งใบเสนอราคาผ่าน LINE และการเชื่อมโยงกับ Shopping cart และดูข้อมูล ระบบ Odoo หากต้องการประเมินการประยุกต์ใช้กับขั้นตอนขายขององค์กร สามารถ ติดต่อ MDSoft เพื่อหารือขอบเขตงาน