ซื้อ Software ต่างประเทศ ต้องบันทึกบัญชีและ VAT อย่างไร?
ปัจจุบันหลายธุรกิจเลือกใช้ Software จากต่างประเทศเพื่อช่วยให้การทำงานสะดวกและรวดเร็วขึ้น ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมบัญชี ระบบบริหารจัดการธุรกิจ (ERP) โปรแกรมออกแบบ ระบบจัดเก็บข้อมูลบน Cloud หรือบริการ Software as a Service (SaaS) ที่สมัครสมาชิกและชำระค่าบริการเป็นรายเดือนหรือรายปี แม้บริการเหล่านี้จะช่วยลดภาระในการทำงาน แต่สำหรับฝ่ายบัญชีและการเงิน การซื้อ Software จากต่างประเทศไม่ได้จบลงเพียงแค่การจ่ายเงินและบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายเท่านั้น เพราะยังมีเรื่องของ ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ภ.พ.36 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และการบันทึกบัญชีค่า Software ที่ต้องพิจารณาให้ถูกต้องด้วย
โดยเฉพาะธุรกิจที่มีการสมัครใช้บริการจากผู้ให้บริการต่างประเทศเป็นประจำ เช่น Microsoft 365, Google Workspace, Adobe, Canva, Zoom, Cloud หรือบริการ AIต่าง ๆ หากไม่ได้ตรวจสอบเงื่อนไขการให้บริการและเอกสารเรียกเก็บเงินให้ชัดเจน อาจทำให้บันทึกบัญชีไม่ครบถ้วน หรือเกิดความผิดพลาดในการยื่นภาษีได้ แล้วเมื่อบริษัทในประเทศไทยซื้อ Software จากต่างประเทศ ต้องบันทึกบัญชีอย่างไร ต้องเสีย VAT 7% หรือไม่ และจำเป็นต้องยื่นแบบ ภ.พ.36 ทุกครั้งหรือเปล่า? มาทำความเข้าใจประเด็นสำคัญที่ฝ่ายบัญชีควรรู้กัน
ซื้อ Software จากต่างประเทศ ต้องบันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์
การบันทึกบัญชีเมื่อซื้อ Software จากต่างประเทศควรพิจารณาจากลักษณะของบริการ วัตถุประสงค์ในการใช้งาน และสิทธิที่บริษัทได้รับ ไม่ใช่ดูจากชื่อรายการในใบแจ้งหนี้เพียงอย่างเดียว กรณีสมัครสมาชิก Software รายเดือนหรือรายปี เช่น โปรแกรมสำนักงานออนไลน์ โปรแกรมออกแบบ หรือระบบบริหารจัดการข้อมูลที่บริษัทได้รับสิทธิใช้งานตามระยะเวลาที่กำหนด โดยไม่ได้เป็นเจ้าของ Software โดยทั่วไปอาจบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน หรือค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า หากเป็นการชำระเงินล่วงหน้าสำหรับบริการที่จะได้รับในอนาคต
ตัวอย่างเช่น
บริษัทชำระค่าบริการ Software สำหรับใช้งานเป็นเวลา 12 เดือน จำนวน 24,000 บาท หากบริษัทชำระเงินล่วงหน้าสำหรับบริการตลอดทั้งปี อาจบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าและทยอยรับรู้ค่าใช้จ่ายตามระยะเวลาที่ได้รับบริการ ทั้งนี้ ต้องพิจารณานโยบายบัญชีและข้อเท็จจริงของรายการประกอบด้วย
ในทางกลับกัน หากบริษัทว่าจ้างพัฒนาระบบ Software ขึ้นมาโดยเฉพาะ และมีสิทธิในซอฟต์แวร์ตามเงื่อนไขสัญญา รายการดังกล่าวอาจต้องพิจารณาว่าเข้าเกณฑ์การรับรู้เป็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตนหรือไม่ โดยต้องประเมินตามมาตรฐานการบัญชีที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
อีกประเด็นที่ไม่ควรมองข้ามคือ อัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ เพราะผู้ให้บริการอาจเรียกเก็บเงินเป็นดอลลาร์สหรัฐหรือสกุลเงินอื่น บริษัทจึงต้องพิจารณาหลักเกณฑ์การแปลงค่าเงินตามมาตรฐานการบัญชีที่เกี่ยวข้อง รวมถึงเก็บหลักฐานการชำระเงินและเอกสารประกอบรายการให้ครบถ้วน ได้แก่ ใบแจ้งหนี้หรือ Invoice หลักฐานการชำระเงิน รายละเอียดแพ็กเกจหรือสัญญาการใช้บริการ และเอกสารที่แสดงระยะเวลาการให้บริการ เพื่อให้สามารถตรวจสอบรายการบัญชีและภาษีย้อนหลังได้อย่างชัดเจน
ซื้อ Software ต่างประเทศ ต้องเสีย VAT 7% หรือไม่
คำตอบคือ อาจมีภาระภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% แม้ผู้ให้บริการจะอยู่ในต่างประเทศ โดยต้องพิจารณารูปแบบการให้บริการ ผู้ให้บริการเป็นใคร และมีการนำบริการมาใช้ในประเทศไทยหรือไม่ ตามหลักเกณฑ์ภาษีมูลค่าเพิ่มของไทย การให้บริการที่กระทำในต่างประเทศและมีการใช้บริการนั้นในประเทศไทย อาจเข้าข่ายต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มในประเทศไทย โดยผู้จ่ายเงินในประเทศไทยมีหน้าที่นำส่งภาษีตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด
อย่างไรก็ตาม ต้องแยกกรณีที่ผู้ให้บริการต่างประเทศจดทะเบียน VAT สำหรับบริการอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศไทยแล้วออกจากกรณีที่ผู้จ่ายเงินต้องนำส่ง VAT ตามมาตรา 83/6(2) แห่งประมวลรัษฎากร เพราะหน้าที่ทางภาษีอาจแตกต่างกันตามลักษณะผู้ให้บริการและผู้รับบริการ
สำหรับบริการอิเล็กทรอนิกส์จากต่างประเทศที่ให้แก่ผู้ใช้บริการในประเทศไทยซึ่งไม่ได้จดทะเบียน VAT ผู้ให้บริการต่างประเทศหรือแพลตฟอร์มที่เข้าเกณฑ์อาจมีหน้าที่จดทะเบียนและนำส่ง VAT ผ่านระบบภาษี e-Service ของกรมสรรพากร ดังนั้น ก่อนบันทึกบัญชีควรตรวจสอบว่าเอกสารเรียกเก็บเงินระบุ VAT ของไทยไว้แล้วหรือไม่ และผู้ให้บริการอยู่ในสถานะใด
สิ่งสำคัญคือ ไม่ควรสรุปว่าการซื้อ Software จากต่างประเทศทุกกรณีต้องยื่น ภ.พ.36 หรือทุกกรณีต้องชำระ VAT เพิ่มอีกครั้ง เพราะต้องตรวจสอบข้อเท็จจริงของแต่ละรายการก่อน เพื่อหลีกเลี่ยงทั้งการนำส่งภาษีไม่ครบถ้วนและการชำระภาษีซ้ำซ้อน
ภ.พ.36 คืออะไร และเกี่ยวข้องกับการซื้อ Software อย่างไร
ภ.พ.36 คือแบบนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ใช้ในกรณีตามที่กฎหมายกำหนด รวมถึงกรณีผู้ประกอบการในประเทศไทยจ่ายค่าบริการให้ผู้ประกอบการในต่างประเทศ ซึ่งให้บริการในต่างประเทศและมีการใช้บริการนั้นในประเทศไทย โดยผู้จ่ายเงินในประเทศไทยมีหน้าที่นำส่ง VAT แทนผู้ให้บริการตามมาตรา 83/6(2) แห่งประมวลรัษฎากร
ตัวอย่างเช่น บริษัทแห่งหนึ่งสมัครใช้บริการ Software จากผู้ให้บริการต่างประเทศ โดยได้รับ Invoice ค่าบริการ 10,000 บาท และรายการดังกล่าวเข้าหลักเกณฑ์ที่บริษัทต้องนำส่ง VAT ผ่าน ภ.พ.36 บริษัทต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มตามอัตราที่กฎหมายกำหนด
หากใช้อัตรา VAT 7% และฐานภาษีเท่ากับ 10,000 บาท จะคำนวณได้ดังนี้
- ค่าบริการ Software: 10,000 บาท
- VAT 7%: 700 บาท
- จำนวน VAT ที่ต้องนำส่ง: 700 บาท
ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่ออธิบายวิธีคำนวณ โดยการกำหนดฐานภาษีจริงต้องพิจารณามูลค่าค่าบริการตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง และตรวจสอบอัตราภาษีที่ใช้บังคับ ณ วันที่เกิดรายการ ในด้านการบันทึกบัญชี บริษัทต้องพิจารณาว่าภาษีมูลค่าเพิ่มที่นำส่งสามารถนำมาใช้เป็นภาษีซื้อได้หรือไม่ โดยต้องเป็นไปตามเงื่อนไขทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง หากมีสิทธินำภาษีซื้อมาใช้ได้ บริษัทอาจบันทึกภาษีซื้อเพื่อใช้ในการคำนวณ VAT ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด แต่หากเป็นภาษีซื้อต้องห้ามหรือไม่เข้าเงื่อนไขการใช้สิทธิ ก็ต้องพิจารณาการบันทึกบัญชีตามข้อเท็จจริงของรายการนั้น
นอกจากนี้ บริษัทควรตรวจสอบกำหนดเวลาการยื่นแบบและนำส่งภาษีให้ถูกต้อง โดยทั่วไปกรณีตามมาตรา 83/6(2) ต้องยื่น ภ.พ.36 ภายใน 7 วันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่จ่ายเงิน ทั้งนี้ ควรตรวจสอบหลักเกณฑ์และกำหนดเวลาที่ใช้บังคับในขณะยื่นแบบอีกครั้ง
ซื้อ Software ต่างประเทศ ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วยหรือไม่
นอกจาก VAT แล้ว อีกประเด็นที่ฝ่ายบัญชีควรตรวจสอบคือ ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายสำหรับการจ่ายเงินให้บริษัทต่างประเทศ เพราะค่าซอฟต์แวร์แต่ละประเภทอาจมีลักษณะทางภาษีแตกต่างกัน
การชำระเงินเพื่อใช้สิทธิในลิขสิทธิ์ Software อาจมีลักษณะเป็นค่าสิทธิ ขณะที่การชำระค่าบริการบางประเภทอาจเข้าลักษณะเป็นเงินได้จากการให้บริการ การพิจารณาว่าต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่ และใช้อัตราเท่าใด จึงต้องดูสิทธิที่ได้รับ เงื่อนไขในสัญญา ลักษณะการจ่ายเงิน และอนุสัญญาภาษีซ้อนระหว่างประเทศไทยกับประเทศที่ผู้รับเงินมีถิ่นที่อยู่ทางภาษีประกอบกัน
ตัวอย่างเช่น
บริษัทไทยชำระค่าลิขสิทธิ์โปรแกรมคอมพิวเตอร์ให้แก่บริษัทต่างประเทศ รายการดังกล่าวอาจเข้าข่ายเงินได้ประเภทค่าสิทธิตามมาตรา 40(3) และอาจมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามมาตรา 70 แห่งประมวลรัษฎากร โดยอัตราที่ใช้จริงต้องพิจารณาบทบัญญัติของกฎหมายและอนุสัญญาภาษีซ้อนที่เกี่ยวข้อง
หากเป็นรายการที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามมาตรา 70 บริษัทอาจมีหน้าที่ยื่นแบบ ภ.ง.ด.54 ด้วย ซึ่งเป็นคนละส่วนกับการนำส่ง VAT ผ่าน ภ.พ.36 ดังนั้น แม้รายการเดียวกันจะเกี่ยวข้องกับทั้งสองแบบ ก็ต้องพิจารณาหน้าที่และหลักเกณฑ์ของแต่ละภาษีแยกจากกัน
สำหรับ Software แบบสมัครสมาชิกหรือ SaaS ไม่ควรสรุปว่าต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราเดียวกันทุกกรณี เพราะรายละเอียดของสิทธิการใช้งานและสัญญาอาจทำให้ผลทางภาษีแตกต่างกันได้ แนวทางที่เหมาะสมคือ ตรวจสอบเอกสารการสมัครใช้บริการ Invoice และเงื่อนไขการให้สิทธิอย่างละเอียดก่อนจ่ายเงิน โดยเฉพาะกรณีที่บริษัทใช้บริการจากต่างประเทศเป็นประจำหรือมีค่าใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีจำนวนมาก เพื่อให้สามารถวางแผนภาษีและบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง
สรุป
การซื้อ Software จากต่างประเทศไม่ใช่เพียงการบันทึกค่าใช้จ่ายตาม Invoice ที่ได้รับ แต่ต้องพิจารณาให้ครบทั้งลักษณะของรายการบัญชี ภาษีมูลค่าเพิ่ม ภ.พ.36 และภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย โดยเฉพาะธุรกิจที่มีการใช้บริการ SaaS, Cloud หรือโปรแกรมออนไลน์จากต่างประเทศเป็นประจำ ควรจัดระบบเอกสารและตรวจสอบภาระภาษีตั้งแต่ขั้นตอนการสมัครใช้บริการและการชำระเงิน
สิ่งที่ควรทำเป็นประจำ ได้แก่ ตรวจสอบว่า Software ที่ซื้อเป็นบริการตามระยะเวลาหรือเป็นการได้มาซึ่งสินทรัพย์ ตรวจสอบสถานะ VAT ของผู้ให้บริการ พิจารณาหน้าที่นำส่งภาษีผ่าน ภ.พ.36 และตรวจสอบว่าการจ่ายเงินเข้าข่ายต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่ พร้อมจัดเก็บ Invoice หลักฐานการจ่ายเงิน และเอกสารสัญญาให้ครบถ้วน
เมื่อธุรกิจมีรายการซื้อบริการจากต่างประเทศจำนวนมาก การมีระบบบัญชีที่เชื่อมโยงข้อมูลค่าใช้จ่าย เอกสารภาษี และรายการชำระเงินเข้าด้วยกัน จะช่วยให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบรายการได้ง่ายขึ้น ลดความเสี่ยงจากการตกหล่นของภาษี และเพิ่มความพร้อมในการจัดทำรายงานทางการเงิน
สำหรับธุรกิจที่ต้องการจัดการบัญชีและภาษีให้เป็นระบบ MDERP ของ MDSoftสามารถช่วยเชื่อมโยงข้อมูลทางบัญชีและการดำเนินงานของธุรกิจให้เป็นระเบียบมากขึ้น หากต้องการวางระบบบัญชีให้เหมาะกับกระบวนการทำงานและเอกสารภาษีของบริษัท สามารถติดต่อทีมงาน MDSoft เพื่อนัด Demo และปรึกษาแนวทางการใช้งานที่เหมาะสมกับธุรกิจได้