การประยุกต์ใช้ใบ Sale Order เป็น Job Order บนระบบ ERP (MDERP) สำหรับธุรกิจบริการ

       ในธุรกิจบริการ มีกระบวนการหลายขั้นตอนมากมาย เริ่มตั้งแต่รับข้อมูล ทำข้อตกลง ออกใบเสนอราคา ตั้งใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงบริการให้แก่ลูกค้า ซึ่งกว่าจะถึงขั้นตอนการบริการนั้น กระบวนการทำงานต้องอาศัยข้อมูลจาก Sale order ซึ่งเป็นเอกสารที่ยืนยันรายการสั่งซื้อจากลูกค้า ว่าลูกค้าสั่งซื้ออะไรบ้าง เพื่อดำเนินการในขั้นตอนต่อไป 

       โดยระบบ ERP (MDERP) สามารถดึงข้อมูลของ Sale Order มาใช้ในการออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) ให้แก่ลูกค้า และส่งอีเมลหรือ save PDF เพื่อส่งไปยังลูกค้าได้ หลังจากนั้นฝ่ายบัญชีสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ ได้ทั้งแบบมีเงินมัดจำ (Down Payment) และการจ่ายเงินแบบทั้งหมดในครั้งเดียว แล้วส่งให้ลูกค้า เมื่อลูกค้าชำระเงินในส่วนที่มัดจำ ฝ่ายบัญชีออกใบเสร็จรับเงินส่วนของเงินมัดจำ โดยอาจจะแนบใบ Sale Order แสดงเห็นรายละเอียดการสั่งซื้อ และแนบเอกสารใบแจ้งหนี้ในส่วนที่เหลือ ให้ลูกค้า ถือเป็นการทำงานที่ครอบคลุมและตอบโจทย์แก่ธุรกิจบริการเป็นอย่างยิ่ง เพราะในบางธุรกิจจะต้องมีการจ่ายเงินมัดจำก่อนการดำเนินงานต่างๆ ตามขั้นตอน เพื่อยืนยันว่างานที่ทำลูกค้าจะไม่ผิดนัดชำระแน่ๆ และส่งผลดีต่อธุรกิจ คือ จะไม่ทำให้การเตรียมการในด้านบริการของธุรกิจต้องสิ้นเปลืองไป เช่น ธุรกิจรับจัดเลี้ยงงานขึ้นบ้านใหม่ ธุรกิจติดต่อกับลูกค้า โดยมีการตกลงสินค้าและบริการต่างๆ ด้วยจำนวนเงิน 15,000 บาท แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ธุรกิจจะให้ลูกค้าวางเงินมัดจำหลังจากลูกค้าได้ยืนยันใบคำสั่งซื้อ (Confirm Sale Order) เป็นระยะเวลา 3 วัน ด้วยจำนวนเงิน 4,000 บาท และจะจ่ายเงินทั้งหมดในตอนเสร็จสิ้นงาน ในกรณีนี้้เมื่อลูกค้าจ่ายเงินภายในระยะเวลา 3 วันหลังจากลูกค้ายืนยันใบคำสั่งซื้อ ฝ่ายบัญชีจะทำการออกใบเสร็จรับเงินมัดจำ และใบ Sale Order พร้อมแนบใบแจ้งหนี้เงินส่วนที่เหลือส่งให้ลูกค้าทราบ เพื่อแจ้งรายละเอียดงานที่จะจัดและข้อมูลต่างๆที่ได้ทำการตกลงไว้  และนอกจากนี้ใบ Sale Order ยังสามารถใช้อ้างอิงข้อมูลการซื้อขายในอดีตของลูกค้าแต่ละราย เพียงแค่ค้นหาชื่อลูกค้า ระบบจะทำการดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้ามาแสดงให้เห็น ไม่เพียงเท่านี้ ในการบริการที่มีการจัดเตรียมสถานที่หรืออุปกรณ์ ระบบจะแสดงให้เห็นถึงรายละเอียดตามที่แจ้งใน Sale Order เช่น งานขึ้นบ้านใหม่ต้องมีการเตรียมสถานที่ อุปกรณ์ต่างๆ มีอะไรบ้าง มีการตรวจสอบพื้นที่โดยใคร สามารถดูได้ตามใบ Sale Order หรือการทำอาหารต่างๆ สามารถระบุเมนูและวัตถุดิบขึ้นมาและส่งเอกสารไปยังฝ่ายครัว เพื่อเตรียมเอกสารได้  จะเห็นว่าการทำงานของระบบ ERP จะเชื่อมโยงกับคนในทุกแผนก หากมีการบันทึกข้อมูลอะไรลงไป ระบบสามารถตรวจสอบและแก้ไขได้ หรือดูข้อมูลย้อนหลังได้ 

       การประยุกต์ใช้ใบ Sale Order บนระบบ ERP กับธุรกิจบริการ ถือว่ามีความสำคัญและเชื่อมโยงกับทุกแผนกได้เป็นอย่างดี ฉะนั้นในการบันทึกข้อมูลต้องบันทึกอย่างรอบคอบ และถูกต้อง เพื่อให้คนในแผนกอื่นๆ สามารถนำข้อมูลไปอ้างอิงและสามารถทำหน้าที่ในส่วนงานของแผนกตัวเองต่อไป โดยระบบ ERP จัดทำขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานของทุกแผนกในด้านบริการเป็นอย่างดี เพราะช่วยให้งานบริการมีคุณภาพและสามารถติดต่อพูดคุยกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

     ทั้งนี้ ทางบริษัท เอ็ม.ดี.ซอฟต์ จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านพัฒนาความรู้ระบบ ERP และเรามีระบบที่พร้อมบริการให้แก่ธุรกิจบริการ เพื่อให้ตอบสนองความต้องการ และ ครอบคลุม การใช้งาน ทุกแผนกภายในองค์กร เพื่อการจัดการบริหารที่ง่าย และ สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น หากสนใจสามารถที่จะสอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการได้ที่ สอบถามข้อมูลบริการ ได้ค่ะ

บทความโดย : https://www.mdsoft.co.th/ (บริษัทเอ็ม.ดี ซอฟต์ จำกัด)

บริการพัฒนา Module OpenERP บริการติดตั้งระบบ OpenERP บริการ Implement ระบบ ERP ด้วย Odoo