เมื่อกิจการและลูกค้ามีการตกลงซื้อขายสินค้าออนไลน์และบริการต่าง ๆ กิจการจะมีวิธีการออกใบแจ้งหนี้และรับชำระหนี้จากลูกค้าอย่างไร และนักบัญชีจะมีวิธีการบันทึกข้อมูลลงโปรแกรม MDERPอย่างไร ซึ่งบทความนี้จะมาสอนวิธีการออกใบเเจ้งหนี้เเละรับชำระหนี้ รวมไปถึงวิธีการบันทึกข้อมูลลงในโปรแกรม MDERP
- สร้าง Invoice ให้กับลูกค้า
1. สร้าง Invoice ให้กับลูกค้า
สามารถสร้างใบเเจ้งหนี้โดยไปที่เมนู Accounting ตรง Customer Invoices จากนั้นให้เรากดปุ่ม Create ระบบก็จะพามาหน้า Draft Invoice จากนั้นให้เราระบุรายละเอียดของลูกค้า และ Product หรือสินค้าที่ได้ตกลงซื้อ - ขาย จากนั้นกด Save และ Validate
- การแจ้งหนี้
2. การแจ้งหนี้ เราสามารถที่จะแจ้งหนี้โดยการ Sent by Email หรือ Print Invoice ก็ได้
3. เมื่อลูกค้าชำระหนี้
เมื่อลูกค้าชำระหนี้แล้ว (โดยส่วนมากจะเป็นการโอน) ลูกค้าจะส่งหลักฐานการโอนให้ทาง E-mail เราสามารถที่จะทำ Customer Payment ได้เลย
- การทำ Customer Payment
4. การทำ Customer Payment
ไปที่เมนู Accounting เลือกเมนูย่อย Customer Payment จากนั้นให้เราทำการ Create payment โดยระบุรายละเอียดลูกหนี้ที่ต้องการรับชำระ โดยข้อมูลในการชำระจะมีรายละเอียดที่เราต้องกรอกดังต่อไปนี้
หมายเลข 1 คือ วันที่ทำรายการจ่ายชำระ
หมายเลข 2 คือ Header for Report ต้องเลือกเป็น Receipt / Invoice
หมายเลข 3 คือ จำนวนเงินที่ลูกค้าจ่ายชำระ
หมายเลข 4 คือ วันที่ลูกค้าจ่ายชำระ
- หากมีหัก ณ. ที่จ่ายก็ให้กรอกรายละเอียดด้วย
หากมีการหักภาษี ณ. ที่จ่ายก็ให้กรอกรายละเอียดด้วย Withholding Tax Ref. จะเป็นเลขอ้างอิงเอกสารหากลูกค้าออกหนังสือรับรองการหัก ณ. ที่จ่ายให้แล้วก็สามารถกรอกรายละเอียดได้เลยแต่หากยังไม่ได้รับก็สามารถมาแก้ไขทีหลังได้
- ตรวจสอบจำนวนเงินหากถูกต้อง จะติ้กถูกที่ช่อง Full Record
หากจำนวนเงินถูกต้อง Full Reconcile จะปรากฏเครื่องหมายถูก จากนั้นให้ทำการบันทึกโดยการกด Save เเละทำการชำระโดยกด Payment > Validate
5. จากนั้นจะต้องทำใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีฉบับจริงส่งไปให้ลูกค้า เพื่อเป็นหลักฐานว่าเราได้รับชำระเงินจากลูกค้าแล้ว และติดตามหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายฉบับจริงกับลูกค้า (หากยังไม่ได้รับ)
การทำ Payment ก็สามารถทำได้ง่าย ๆ แต่อย่าลืมว่าการที่ทำจะทำ Payment ได้ กิจการจะต้องได้รับการชำระหนี้จากลูกค้าก่อน ไม่ว่าจะเป็นการโอนเงิน การจ่ายเงินสด หรือด้วยวิธีอื่น ๆ ก็ตาม หลังจากนั้นจะต้องทำใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีและต้องตามหนังสือรับรองหัก ณ.ที่จ่ายจากลูกค้าด้วย