เตรียมตัวก่อนขึ้นระบบใหม่ เพื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบ OpenERP
ในปัจจุบัน ธุรกิจส่วนมากได้นำระบบ ERP (อีอาร์พี) ใน OpenERP เข้ามาใช้ ระบบ OpenERP ดังกล่าว คือ ชุดรวมซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่เป็นโอเพ่นซอร์ส (OpenSource) สำหรับบริหารจัดการธุรกิจอย่างครบวงจร ที่ประกอบไปด้วยโมดูล ( Module ) การซื้อ, การขาย, CRM, การจัดการโครงการ, การผลิต, การจัดการคลังสินค้า, การบัญชี และทรัพยากรบุคคล เป็นต้น เนื่องจาก OpenERP นั้นเป็น open source ที่ยอมให้มีการเผยแพร่และนำไปพัฒนาต่อยอดได้อย่างถูกกฏหมาย ทำให้เราสามารถพัฒนาโมดูลให้เหมาะสมกับองค์กรเองได้
จะทำยังไง เมื่อถึงเวลาที่เราต้องเปลี่ยน มาใช้ ระบบ OpenERP จะมีขั้นตอนการตรียมตัวยังไง ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับขึ้นระบบใหม่ มีอะไรบ้าง วันนี้ในฐานะ User คนนึง เราจะแนะนำแบบคร่าวๆ ครับ
ผังบัญชี
( รหัส ชื่อบัญชี ) - กรณีใช้ผังบัญชีเดิมได้ก็จะง่ายสำหรับ user บัญชี แต่ถ้าต้องเปลี่ยนผังบัญชีใหม่ บัญชีก็ต้องทำ matching ระหว่างผังเดิม กับผังใหม่
บัญชีธนาคาร
เลขที่บัญชีธนาคารใด บ้างที่เราใช้งานในบริษัท ขึ้นอยุ่กับ นโยบายของแต่ละบริษัท เช่น บัญชีธนาคาร A เอาไว้ใช้เฉพาะรับเงินเท่านั้น บัญชีธนาคาร B เอาไว้สำหรับจ่ายเงินเท่านั้น หรือ ธนาคาร C เอาไว้ใช้เฉพาะในกรณีที่มีการจ่ายเป็นเช็คเท่านั้น
ข้อมูล Master data
ลูกหนี้, เจ้าหนี้
ข้อมูลพื้นฐานของ Customer, Supplier ชื่อ ที่อยู่ credit term คนติดต่อ ยอดคงเหลือ ฯ บางบริษัทมีการแบ่งประเภทลูกหนี้แบบละเอียด เช่น บัญชีต้องการแยกเป็นราย invoice ก็ต้องเตรียมแบบ แยก invoice ตาม feild การเก็บฐานข้อมูล ของระบบใหม่
สินค้า
รายการสินค้า กรณีใช้รหัสเดิม ก็จะง่าย แต่ถ้าต้องสร้างรหัสใหม่ ก็ควรทำ matching เหมือนผังบัญชี และยอดคงเหลือ ราคาขาย Max Min แจ้งเตือนในการสั่งซื้อ หรือ ข้อมูลอื่นๆ ตาม feild การเก็บฐานข้อมูล ของระบบใหม่
Fix asset
ทะเบียนทรัพย์สิน รหัส ทรัพย์สิน ชื่อ และ อื่น ๆ
งบทดลอง
ยอดคงเหลือแต่ละบัญชี - เพื่อใช้บันทึกยอดยกมา
การผูกงบการเงิน - ควรผูกมาจากการออกแบบผังบัญชีด้วยครับเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน
กรณีมีข้อจำกัด ต้องแจ้ง user ด้วยว่าข้อมูลอะไร ที่เราสามารถ migrate ให้ได้ อะไรที่ user ต้องเพิ่มข้อมูลเอง
ในการเตรียมข้อมูลเหล่านี้ ผู้ออกแบบระบบ ต้องเป็นคนบอก user ว่าข้ัอมูลที่ต้องเตรียมเป็นลักษณะใด และมีข้อจำกัดอะไรบ้าง เช่น ข้อจำกัด เช่น ช่องนี้ใส่ได้เฉพาะ ตัวเลขอย่างเดียว ตัวอักษรไม่ได้, ห้ามสัญลักษณ์พิเศษ +-*/,. อะไรประมาณนั้น
กรณีตัวอย่าง ฐานข้อมูลลูกหนี้ จะต้องแบ่งเป็น 5 บรรทัด แต่ละบรรทัด ไม่เกิน 20 ตัวอักษร (เพื่อรองรับกับ feild ระบบใหม่)
บรรทัดแรก ชื่อบริษัท
บรรทัดที่ 2 เลขทะเบียนบริษัท
บรรทัดที่ 3 สาขา
บรรทัดที่ 4 ที่อยู่ 1
บรรทัดที่ 5 ที่อยู่ 2
ทางบริษัท เอ็ม.ดี ซอฟต์ มีบริการที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการทางด้านบัญชีอย่าง OpenERP หรือ Odoo หากสนใจสามารถที่จะสอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการได้ที่ สอบถามข้อมูลบริการ และหากสนใจ อยากศึกษาเกี่ยวกับ ERP เพื่อนำไปใช้ในองค์กรแต่ไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร ทางบริษัทก็ได้มีการจัดอบรมการใช้งาน Odoo9 เบื้องต้น สำหรับการนำไปใช้งาน ERP ในองค์กร ท่านสามารถที่จะลงทะเบียนเพื่อเข้าร่วมอบรมได้ที่ ลงทะเบียนอบรม Odoo9 ค่ะ
บริการพัฒนา Module OpenERP บริการติดตั้งระบบ OpenERP บริการ Implement ระบบ ERP ด้วย Odoo