ระบบ ERP คืออะไร ?

ระบบ ERP คืออะไร ?

ธุรกิจมากมายหลายเจ้านั้นมีเกิดขึ้นมาเรื่อยๆ มากมายทั้งธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น ธุรกิจที่ผ่านพ้นช่วงแรกมาแล้วหรือแม้กระทั้งธุรกิจที่สืบทอดกันมาอย่างยาวนานนั้นก็จะประสบพบเจอกับปัญหาในบริหารทั้งคนข้อมูลและงาน กระบวนการทำงานเยอะแยะมากมายแตกต่างกันไปแต่ละธุรกิจแต่ละองค์กรณ์และสำหรับองค์กรที่มีความมั่นคงลงตัวแล้วล้วนแล้วแต่ปรับมาใช้กับระบบ ERP เพื่อมาต่อเติมช่องว่างต่างๆ ได้เป็นอย่างดีหลายท่านคงสงสัยแล้ว ERP นี้มันคืออะไร เราจะมาขยายความทำความเข้าใจไปพร้อมๆ กันเลยนะครับ

ระบบ ERP คืออะไร ?

เชื่อว่าคงเคยผ่านตากันมาบ้างแล้วกับคำว่า ERP นั้นย่อมาจาก Enterprise Resource Planning เป็นระบบซอฟต์แวร์หรือเรียกว่าโปรแกรมที่พัฒนามาเพื่อช่วยบริหารจัดการทรัพยากรณ์ทางธุรกิจเพื่อลดปัญหาทางด้านต่างๆ ในองค์กรซึ่งระบบ ERP นี้เนี่ยก็จะเป็นเหมือนโปรแกรมใหญ่ที่รวบรวมการทำงานของโปรแกรมทางด้านต่างๆ มาครบจบไว้ในที่เดียวที่เรียกว่า ERP โดยโปรแกรมทางด้านต่างๆ นั้นก็คือจำพวกแผนกต่างๆ เช่น ทางด้าน แผนกการขาย แผนกจัดซื้อ แผนกบัญชีและการเงิน แผนกการสั่งผลิต แผนกคลังสินค้า โดยที่ข้อมูลการทำงานทั้งหมดในทุกๆแผนกก็จะเชื่อมโยงถึงกันนั่นเอง

ERP มีกี่รูปแบบ

สำหรับ ERP นั้นก็จะมีแบ่งย่อยออกมาให้เลือกใช้งานกันทั้งหมด 3 แบบ ประกอบไปด้วย 

1. Software Package ในรูปแบบนี้เรียกได้ว่าเป็นตัวสมบูรณ์แล้วเป็นระบบที่ถูกสร้างขึ้นมาตอบโจทย์บางแผนกอาจะยังมีไม่ครบไม่สามารถเลือกอะไรได้ มีมาแบบไหนก็จะต้องใช้ไปเท่าที่มีแต่อาจจะมีราคาที่ไม่สูงมาก ในส่วนนี้จะเหมาะกับ Start-up business หรือธุรกิจที่เพิ่งจะเริ่มต้นอาจจะยังไม่เข้าใจปัญหาของตนเองและด้วยกำลังลูกค้า กำลังเงินยังไม่มากอาจจะนำตัวนี้เข้าไปทดลองก็ดูเป็นเรื่องที่ดีมากๆไม่ต้องแบกรับความเสี่ยงอะไรมากมาย
2. ERP Suite ในรูปแบบนี้จัดได้ว่าเป็นระบบ ERP ที่ประกอบไปด้วยการทำงานจากหลายๆแผนกหรือเรียกว่าหลายๆโมดูลแล้วก็จะประกอบไปด้วยโมดูลพื้นฐานที่กล่าวไปก่อนหน้า สำหรับรูปแบบนี้นั้นจะเหมาะกับ Stable Business หรือธุรกิจที่ผ่านช่วงเริ่มต้นมาแล้วเริ่มมีลูกค้าที่ผูกขาดมียอดขายเป็นไปตามเป้าหมายและรับรู้ถึงปัญหาและความต้องการของตนเองแล้วอาจจะขยับขยายมาใช้ระบบ ERP เข้ามาบริหารจัดการในบริษัทที่มีการเติบโตมากยิ่งขึ้น
3. Customize ในรูปแบบนี้เป็นการปรับแต่งเฉพาะเจาะจงจากโมดูลพื้นฐานที่มีอยู่เพื่อให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานของบริษัทตนเองเรียกได้ว่าไม่เหมือนใครอาจจะเป็น 1 : 1 เลยก็ว่าได้ สำหรับในรูปแบบนี้นั้นจะเหมาะกับ Long-established business หรือธุรกิจที่มีมานานแล้วติดตลาดสืบถอดกันมาต่อเนื่องมีลูกค้าที่มั่นคง มีรูปแบบการทำงานที่่ซับซ้อนมากขึ้น ผ่านสนามมาเยอะรู้ดีว่าต้องแก้ปัญหาจุดไหนเพื่อให้ตอบโจทย์การทำงานที่ไม่เหมือนใคร ปรับแต่งเพื่อให้ออกมารองรับการทำงานในองค์กรของตนเองได้เต็มประสิทธิภาพมากที่สุด

องค์กรที่ไม่ใช้ระบบ ERP เจอปัญหาอะไร

การที่บริษัททำงานกันโดยไม่มีใช้โปรแกรมระบบ ERP เข้ามาช่วยจัดการแล้วนั้นสามารถเป็นอันตรายซึ่งอาจทำให้บริษัทเผชิญกับปัญหาที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจได้ ทางเราก็ยกตัวอย่างมาให้ดังนี้

1. ข้อมูลแยกหลายระบบ เมื่อไม่มีระบบ ERP การทำงานข้อมูลก็อาจจะกระจัดกระจายแยกกันตามแต่ละแผนกหรือโปรแกรมที่ใช้ต่างกันไม่สามารถรวมได้ การเข้าถึงตรวจสอบ เรียกใช้งานข้อมูลเหล่านั้นก็จะทำได้ยาก
2. ผิดพลาดและล่าช้า การบันทึกข้อมูลอาจจะผิดพลาดไม่ตรงตามจริง บันทึกแล้วไม่รู้เก็บไว้ที่ไหนข้อมูลหายเพราะมีหลายที่ส่งผลในหลายๆ ด้านเมื่อสะสมนานเข้าจากเล็กน้อยก็จะกลายเป็นยอดจำนวนมหาศาลเสี่ยงต่อการขาดทุนสูงและตรวจสอบสต๊อก เพื่อนำเสนอขาย หรือวัตถุดิบสำหรับเตรียมผลิตก็ทำได้ยากและใช้เวลานานมากขึ้น
3. ขาดความน่าเชื่อถือเมื่อข้อมูลไม่ตรงก็ส่งผลให้ขาดความน่าเชื่อถือทางด้านต่างๆ ลูกค้าไม่มีความมั่นใจเพราะรอข้อมูลนานเกินไปดูไม่เป็นมืออาชีพ
4. ทำงานซ้ำซ้อน เนื่องจากมีหลายระบบส่งผลให้บางครั้งพนักงานต้องทำงานซ้ำซ้อนในจุดเดิมหลายรอบ บันทึกแล้วบันทึกอีกไม่จบในครั้งเดียว
5. ไม่ทันตลาดที่เปลี่ยนแปลง ข้อมูลไม่ครบ ไม่ตรง ผิดเพี้ยน ทำให้ไม่สามารถที่จะทำการวิเคราะห์เพื่อดูแนวโน้มการตลาดที่เปลี่ยนแปลงไปได้ ทำให้ยอดขายลดลงได้มาก

ประโยชน์ของแต่ละส่วนประกอบของระบบ ERP

ในระบบ ERP นั้นก็จะมีโมดูลหลักๆ อยู่ซึ่งก็จะมีประโยชน์ที่แตกต่างกันไปดังต่อไปนี้

ขาย (Sales)

มีประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิภาพของการขาย ลดความผิดพลาด ช่วยในการบันทึกและจัดการข้อมูลลูกค้า สามารถดูประวัติการซื้อเพื่อเปรียบเทียบราคาขาย มีการสื่อสารกับลูกค้าที่ดีทั้งการนำเสนอใบเสนอราคาผ่าน Email หรือส่งเชื่อมต่อผ่านระบบ Line ก็สามารถทำได้ นอกจากนี้ยังช่วยในการวางแผนการขาย ในด้านการกำหนดราคา การจัดการโปรโมชั่น เพื่อเพิ่มโอกาสทางการขายและผลกำไรจากยอดขายที่มากยิ่งขึ้น

 จัดซื้อ (Purchase)

ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกระบวนการซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความขัดแย้ง ลดความผิดพลาดในการซื้อ และช่วยปรับปรุงความรวดเร็วและคุณภาพในการจัดหาสินค้าและบริการต่าง ๆ ด้วยการตรวจสอบประวัติการซื้อจากซัพพลายเออร์ รวมไปถึงสามารถกำหนดเงื่อนไขการสั่งซื้อซ้ำได้อัตโนมัติ เมื่อสินค้ามีจำนวนต่ำสุดตามที่กำหนดไว้ นอกจากนี้การทำใบขอเสนอราคาทำ 1 ครั้งสามารถส่งขอแยกออกเป็นหลายซัพพลายเออร์ได้

บัญชีและการเงิน (Accounting)

มีประโยชน์มากในการช่วยให้ธุรกิจหรือองค์กรบริหารจัดการการเงินและการบัญชีได้อย่างเรียบง่ายและมีประสิทธิภาพ ช่วยลดความผิดพลาดในการบัญชีและปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูลการเงินโดยมีระบบการบันทึกบัญชีทั้งรูปแบบอัตโนมัติและลงมือทำเองครบจบทุกหมวดหมู่ เอกสารสำคัญทางบัญชีและการเงินก็สามารถออกรายงานเพื่อนำมายื่นภาษีหรือนำข้อมูลมาวิเคราะห์ข้อมูล หรือ วางแผนรายได้และรายจ่าย, ตรวจสอบการเงิน, บริหารการเงิน, และตรวจสอบความถูกต้องทางการเงินก็ทำได้ง่าย

คลังสินค้า (Warehouse)

ช่วยในการรักษาความถูกต้องของข้อมูลสต็อกและคลังสินค้า เช่น ปริมาณ, สถานที่, สถานะของสินค้า และยังสามารถช่วยให้ควบคุมคุณภาพของสินค้าที่เข้าออกคลังทำให้สามารถตรวจนับและบัทึกจำนวนได้แม่นยำหมดปัญหาของหายของขาดและเสียเวลาในการค้นหาเพราะสามารถที่จะตรวจสอบตำแหน่งจัดเก็บได้ นอกจากนี้ยังจัดแบ่งหมวดหมู่สินค้าได้เพื่อสะดวกในการคำนวณต้นทุน และคลังสินค้าช่วยในการวางแผนและจัดการการจัดส่งสินค้าตามความต้องการของลูกค้า ทำให้การจัดส่งเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การผลิต (Manufacturing)

ช่วยในการวางแผนการผลิตสินค้า การจัดการผูกสูตร BOM ของสินค้า ทำให้ระบบตัดเบิกวัตถุดิบได้อัติโนมัติไม่ตกหล่นส่งผลให้การจัดเก็บข้อมูลและส่งต่องานเป็นไปได้ง่ายช่วยให้วางแผนการส่งสินค้าหรืองานอื่นๆที่เกี่ยวข้องทำงานได้สะดวกและแม่นยำมากขึ้น

การบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resources)

ช่วยในการจัดเก็บข้อมูลพนักงาน, การประเมินผล, การทำงานล่วงเวลา, และประวัติการทำงานของพนักงานรวมไปถึงจัดเก็บประวัติการอบรมในเรื่องต่างๆ ของแต่ละท่าน ช่วยในการจัดการการลา, บริหารเวลาการทำงาน, การจัดการสวัสดิการ, การวางแผนการจ้างงาน, และการจัดการค่าจ้าง ทำให้ทั้งหมดนี้สะดวกมากขึ้นจากที่เมื่อก่อนต้องเขียนเอกสารและตามล่าลายเซ็ฯจากหัวหน้างานในระบบ ERP นั้นระบบจะแจ้งเตือนไปทาง Email เลยในทุกๆ เรื่องที่เกี่ยวข้องทำให้สะดวกในการทำเรื่องและตรวจสอบสิทธิ์ต่างๆ ในองค์กร

การเลือกระบบ ERP เพื่อเริ่มขึ้นระบบ

การขึ้นระบบ ERP นั้นเป็นกระบวนการที่ซัฐซ้อนและมีความสำคัญที่มีผลกระทบต่อทั้งองค์กรสิ่งที่ควรรู้สำหรับการเลือกขึ้นระบบ ERP นั้นประกอบไปด้วย

1. ตรวจสอบและทำความเข้าใจของธุรกิจก่อนว่า มีปํญหาทางด้านไหน ต้องการออะไรจากระบบ ERP ในการมาปรับปรุงการดำเนินงานและกระบวนการ เมื่อทราบแล้วก็กำหนดวัตถุประสงค์ที่ต้องการให้ระบบ ERP ช่วยปฏิบัติกำหนดระยะเวลาและขอบเขตของโครงการ
2. งบประมาณ สำหรับระบบ ERP นั้นก็มีอยู่ด้วยกันหลากหลายฟังก์ชั่นต้องตวจสอบดูว่างบประมาณที่มีนั้นสอดคล้องกับ ERP แบบไหนมากที่สุดและพิจารณาพร้อมกับความเหมาะสมของระบบ ERP กับธุรกิจของคุณ ต้องเหมาะสมกับความซับซ้อนและขนาดของธุรกิจ
3. วิเคราะห์และเปรียบเทียบระบบ ERP เมื่อทราบแล้วว่าจะเลือกใช้งาน ERP รูปแบบใดก็ทำการ ศึกษาและวิเคราะห์ระบบ ERP ที่มีอยู่ในท้องตลาด เปรียบเทียบคุณสมบัติ ราคา การดูแลรักษา เป็นต้น
4. เลือกผู้ให้บริการ เลือกผู้ให้บริการระบบ ERP ที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร พิจารณาความเชี่ยวชาญ, ความเสถียรภาพ, การสนับสนุน, และความคืบหน้าในการพัฒนาระบบ

ผู้ให้บริการ Implementation ระบบ ERP มีอะไรบ้าง

1. จะมีการประเมินความต้องการและระบุวัตถุประสงค์ของโครงการ Implementation ERP การวางแผนเป้าหมาย, การบรรลุวัตถุประสงค์, และเส้นทางการดำเนินงาน
2. การวิเคราะห์ประสิทธิภาพและความเหมาะสมของระบบ ERP กับธุรกิจและการออกแบบโครงสร้างของระบบ ERP ที่เหมาะกับความต้องการของลูกค้า
3. การปรับปรุงหรือปรับแต่งระบบ ERP ตามความต้องการเฉพาะของลูกค้าและการพัฒนาฟีเจอร์เพิ่มเติมหรือปรับปรุงการทำงานของระบบ ERP
4. การทดสอบความถูกต้อง, ประสิทธิภาพ, ประสิทธิผลของระบบ ERP และการปรับปรุงระบบตามข้อเสนอแนะและปัญหาที่พบระหว่างการทดสอบ
5. การฝึกอบรมบุคลากรในองค์กรเพื่อเรียนรู้การใช้ระบบ ERP ใหม่และการนำระบบ ERP เข้าใช้งานจริงและปรับเปลี่ยนการทำงานตามระบบใหม่
6. การดูแลรักษาระบบ ERP เพื่อให้การทำงานเสถียรและประสิทธิภาพและการให้การสนับสนุน แก้ไขปัญหาและอัพเกรดระบบตามความ

ERP กับการ Integration

ในระบบ ERP นั้นก็มีบริการสำหรับการ Integration ที่มุ่งเน้นเชื่อมระบบ ERP กับระบบอื่นๆอยู่ ดังนี้

1. บริการ - มีการนำระบบ ERP ไปใช้งานร่วมกับ ธุรกิจบริการทางด้านจัดงานพิธีต่างๆ งานบุญ ที่มีการจัดโปรโมชั่นสินค้าเป็นกับข้าว อาหาร อุปกรณ์ต่างๆ รวมไปถึงแรงงานในการทำพิธี ไม่ว่าจะทำการสร้าง BOM ของกับข้าวกับส่วนประกอบต่างๆ ที่สามารถคิดต้นทุนการผลิตที่แตกต่างกันได้ในแต่ละรอบ การตัดสต๊อกส่วนประกอบ
2. E - Commerce - ระบบสั่งออร์เดอร์ (Web Ordering) - สามารถจัดการดูแลได้ทั้งหน้าเว็บไซต์สำหรับการสั่งสินค้าของลูกค้า และจัดการดูแลในส่วนของระบบหลังบ้าน สามารถลิ้งข้อมูลคำสั่งซื้อสินค้าทางหน้าเว็บไซต์เข้าตัวระบบได้ทันที นอกกจากนี้ตัวระบบสามารถคัดกรองข้อมูล เรียงตามลำดับก่อนหลัง รวมไปถึงการเรียกดูข้อมูลการจัดส่ง ข้อมูลต่างๆภายในรายการคำสั่งนั้นๆ
3. โรงงานผลิต - ระบบ ERP สำหรับธุรกิจจำหน่ายและผลิตอุปกรณ์สำหรับเด็ก ทีมีการส่งออกนอกประเทศ ก็จะมีทั้งกระบวนการนำเสนอขายแบบ Proforma Invoice การจัดการส่วนประกอบต่างๆ ของผลิตภัณฑ์สำหรับการผลิต
   กระบวนการโหลดสินค้าขึ้นตู้สำหรับการส่งออก รวมไปถึงยังมีระบบรองรับจัดการทีมงาน Shipping
4. บริการให้เช่า - โปรแกรมบริหารพื้นที่เช่า เก็บค่าเช่าตลาด ระบบเช่าพื้นที่ แผงเช่า การบริหารจัดการตลาดสด ตลาดนัด พื้นที่ในห้าง

สำหรับคำว่า ERP คงทำความเข้าใจกันมากขึ้นแล้วนะครับโดยธุรกิจแต่ละแบบ แต่ละประเภทก็สามารถเลือกให้ตรงตามความต้องการของตนเองได้ง่ายๆ เพราะ ERP นั้นมีบทบาทที่สำคัญมากๆ ที่เข้ามาช่วยปรับปรุงเปลี่ยนแปลงในองค์กรมีประโยชน์และคุณค่าในทุกๆด้านเลยก็ว่าได้โดยท่านที่สนใจสามารถมำความเข้าใจการ Implement ระบบ ERP และ Customize ระบบเพิ่มได้นอกจากนี้ระบบ ERP ยังเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ต่างๆได้ดีเพื่อรองรับการใช้งานที่หลากหลายรูปแบบครับทางเรามีวีดีโอแนะนำเกี่ยวกับ ระบบ ERP คืออะไร ? เพิ่มเติมให้ทำความเข้าใจเพิ่มเติมกันด้านล่างอีกนะครับ

บทความโดย : บริษัท เอ็ม.ดี.ซอฟต์ จำกัด

บริการพัฒนา Module OpenERP บริการติดตั้งระบบ OpenERP บริการ Implement ระบบ ERP ด้วย Odoo