ระบบ ERP กับเอกสารธุรกิจ
ระบบ ERP กับเอกสารธุรกิจ
เอกสารธุรกิจ( Business Documents) คือ หนังสือที่ใช้เป็นหลักฐานที่ทำให้ปรากฏความหมายตามตัวอักษร ตัวเลข เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินการในการประกอบธุรกิจต่าง ๆ เช่น เอกสารขอซื้อสินค้าจากผู้ขาย เรียกย่อๆว่าใบพีโอ (PO) หรือ purchase order (เพอเชส ออเดอร์) , เอกสารสั่งผลิต ข้อมูลการผลิต ต่างๆ ,เอกสารที่เกี่ยวข้องกับทางบัญชี , เอกสารหรือข้อมูลที่จำเป็นต้องส่งกรมสรรพากรต่างๆ เป็นสิ่งที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงและยืนยันในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ เพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่นและประสบผลสำเร็จอย่างรวดเร็ว
ในหลายๆ ธุรกิจในปัจจุบันมีการจัดทำเอกสารโดยใช้การสร้างจาก Microsoft Excel (ไมโครซอฟ เอ็กเซล) หรือ Google Sheet (กูเกิ้ลชีท) ยกตัวอย่าง เช่น แผนก HR (เอชอาร์) ต้องการเก็บ log (ล้อก) เวลาเข้าเเละออกทำงานของพนักงานเพื่อทำการคิดเงินเดือน หลังจากนั้นจะต้องนำข้อมูลเหล่านั้นมาเขียนสูตรให้คำนวนผลออกมาตามนโยบายของบริษัท กรณีพนักงานขาดงานจะถูกหักเงินตามจำนวนวันที่ขาด ถ้าพนักงานมาสายก็ต้องคำนวนได้ว่าสายไปกี่นาที เท่ากับจำนวนเงินที่ถูกหักเท่าไหร่ หลังจากนั้นเมื่อเราได้จำนวนเงินที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน มาออกเป็นสลิปเงินเดือน เเละ เราต้องมาทำคำนวน เอกสาร หัก ณ ที่จ่ายอีก ซึ่งปัจจุบันนี้เราจะให้วิธีเปิด PDF (พีดีเอฟ) ของกรมสรรพากรมาแก้ไขทีละไฟล์ๆ ทำให้ทำงานช้าเเละเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย เเละเสียเวลาเเก้ไขถ้าหากเรายื่นเอกสารผิด จะต้องเสียค่าดำเนินการยื่นเอกสารเพิ่มเติม เป็นต้น ตัวอย่างที่ยกมาทำให้เราเห็นเเล้วว่าการดำเนินธุรกิจในเเต่ละแผนกมีการทำงานที่ต้องอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องเเละความปลอดภัยของข้อมูลอย่างยิ่ง ถ้าไฟล์เอกสารสูญหาย หรือ ถูกเปิดเผยกับพนักงานอื่นๆ อาจจะนำไปสู่ความเสียหายร้ายเเรงอื่นๆได้
ข้อเสีย
- ข้อจำกัดของตัวโปรแกรม เช่น ตัวอักษรมีมากเกินขอบเขตของโปรแกรมไม่ได้
- เสี่ยงต่อการติดไวรัสเรียกค่าไถ่
- เอกสารจัดเก็บไม่เป็นระบบ ระเบียบ
- มีความปลอดภัยน้อยเนื่องจากไม่สามารถ log ได้ว่า พนักงานท่านใดทำอะไรในเอกสาร
- แหล่งข้อมูลของเอกสารไม่เป็นศูนย์กลาง เช่น ถ้ามีพนักงานใหม่เข้ามาทำงานก็จะต้องใช้วิธี Copy (ก๊อปปี้) ไฟล์ ให้กันเพื่อทำงาน
- ต้องพิมพ์ (print) เพื่อจัดเก็บเป็นหลักฐานเท่านั้น เพราะถ้าคอมของพนักงานเสียหายข้อมูลก็จะเสียหายไปด้วย
- เสียเวลาในการเรียกดูเอกสาร ถ้ามีไฟล์เอกสารเยอะขึ้นหรือเเม้เเต่ในเอกสารเดียวกันมีข้อมูลเยอะ ไม่สามารถกรองค้นหาข้อความในเอกสารได้
- ข้อมูลอ้างรั้วไหลระหว่างแผนกเช่น เอกสารชุดเดียวกันจะต้องส่งให้กับ 2 แผนก เราอาจจะลืมลบข้อมูลสิ่งสำคัญบ้างอย่าง
ข้อดีของการทำเอกสารธุรกิจด้วยระบบ ERP
- ข้อมูลเป็นเเหล่งข้อมูลเดียวกัน
- มีความปลอดภัยเนื่องจากสามารถกำหนดสิทธิ์ของการเห็นข้อมูลได้
- ลดขั้นตอนการทำงานได้ เช่น ถ้าแผนก Sale (เซล) บันทึกคำสั่งซื้อของลูกค้า เเล้วลูกค้า confirm (คอนเฟริม) สามารถกดข้อมูลเหล่านั้นส่งไปยังแผนกบัญชีได้ทันที
- มีความเป็นระบบลดขั้นตอนที่ต้องทำงานซ้ำๆ ได้
- สามารถค้นหาข้อมูลได้ละเอียด กรองเเละทำเป็นกราฟ ได้อีกด้วย
- ผู้บริหารสามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์ หรือ คาดการณ์ เหตุการณ์การดำเนินธุรกิจได้
- เก็บข้อมูลได้จำนวนมาก
- ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารออกมา
- ระบบสามารถทำงานแบบ Online (ออนไลน์) ได้ ไม่ต้องเดินส่งเอกสารไปมา
- มี log เหตุการณ์ต่างๆ ให้เห็นว่าพนักงานท่านใหน ทำอะไรไปบ้าง
- ความทันสมัยเเละเป็นมาตรฐานรองรับการทำงานเเบบหลายสาขา หรือ หลายบริษัท Multi Company (มัลติ คอมปานี)
- ไม่เป็นปัญหาถ้าเมื่อพนักงานเข้าใหม่ - ลาออก
- ข้อมูลเชื่อมโยงทุกแผนก
- Multi language (มัลติ แรงเกวจ) รองรับภาษามากกว่า 1 ภาษา ไม่เป็นอุปสรรคในการทำงานกับพนักงานต่างชาติ
- Multi currency (มัลติ เคอเลนซี่) รองรับอัตราเเลกเปลี่ยนได้
ทั้งนี้ ทางบริษัท เอ็.ดี.ซอฟต์ จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาระบบ ERP เพื่อให้ตอบสนองความต้องการ และ ครอบคลุม การใช้งาน ทุกแผนกภายในองค์กร เพื่อการจัดการบริหารที่ง่าย และ สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น หากสนใจสามารถที่จะสอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการได้ที่ สอบถามข้อมูลบริการ ได้ค่ะ
บทความโดย : https://www.mdsoft.co.th/ (บริษัทเอ็ม.ดี ซอฟต์ จำกัด)
บริการพัฒนา Module OpenERP บริการติดตั้งระบบ OpenERP บริการ Implement ระบบ ERP ด้วย Odoo