ฝ่ายจัดซื้อไม่จำเป็นต้องติดตามทุกรหัสสินค้าด้วยความถี่เท่ากัน ABC Analysis ช่วยจัดลำดับว่ารายการใดควรใช้เวลาเจรจา ติดตามคำสั่งซื้อ และตรวจความเสี่ยงมากที่สุด โดยใช้ข้อมูลมูลค่าการใช้หรือมูลค่าการซื้อร่วมกับข้อจำกัดจริงของการส่งมอบ
ทำไมจัดซื้อต้องใช้ ABC
เมื่อทรัพยากรมีจำกัด ทีมจัดซื้อต้องรู้ว่ารายการใดมีผลต่อเงินทุนและความต่อเนื่องของงานมากที่สุด ABC Analysis ไม่ได้แทนการพิจารณาคุณภาพหรือความเสี่ยงผู้ขาย แต่ทำให้จัดลำดับการทำงาน เช่น รายการ A อาจต้องติดตามใบสั่งซื้อและแผนส่งมอบถี่กว่า C ขณะที่ C อาจเหมาะกับการรวมรอบสั่งซื้อเพื่อลดงานเอกสาร
กลุ่ม A กับแผนสั่งซื้อ
สินค้ากลุ่ม A ควรกำหนดเจ้าของรายการ จุดสั่งซื้อ และแผนสำรองที่ตรวจสอบได้ ติดตามยอดคงเหลือ คำสั่งซื้อระหว่างทาง และการเปลี่ยนแปลง lead time อย่างใกล้ชิด ก่อนออก PO ให้ตรวจยอดความต้องการที่ยืนยันแล้ว สินค้าทดแทน และผลต่อเงินทุนหมุนเวียน การสั่งเกินเพื่อกันขาดของต้องมีเหตุผลและการอนุมัติที่ชัดเจน
กลุ่ม B กับรอบทบทวน
กลุ่ม B เหมาะกับการทบทวนเป็นรอบที่แน่นอน เช่น ทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน ขึ้นกับความผันผวนของยอดใช้ ฝ่ายจัดซื้อสามารถใช้ข้อมูลคงเหลือและแผนรับสินค้าเพื่อตัดสินใจว่าจะสั่งเพิ่ม เลื่อนคำสั่งซื้อ หรือรวมปริมาณกับรอบถัดไป
กลุ่ม C และต้นทุนงานจัดซื้อ
กลุ่ม C มีมูลค่าไม่สูงแต่มีจำนวนรายการมาก การใช้กติกาง่าย เช่น min-max การรวมรอบ หรือสัญญาจัดส่งตามช่วงเวลา ช่วยลดต้นทุนการทำงานโดยยังรักษาความพร้อมใช้ อย่างไรก็ตามสินค้ากลุ่ม C ที่เป็นอะไหล่สำคัญต้องบันทึกเป็นข้อยกเว้น ไม่ควรตัดสินด้วยมูลค่าอย่างเดียว
เชื่อม ABC กับ Lead Time
การจัดกลุ่มจะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อดู lead time ความน่าเชื่อถือผู้ขาย และความผันผวนของความต้องการร่วมกัน รายการ A ที่ lead time ยาวควรมีการแจ้งเตือนล่วงหน้าและติดตามกำหนดส่ง ส่วนรายการ C ที่หาได้ทั่วไปอาจไม่ต้องเก็บสำรองมาก การทบทวนข้อมูลเป็นรอบช่วยให้ reorder point ไม่ล้าสมัย
ใช้คุยกับผู้ขาย
ข้อมูล ABC ช่วยเตรียมการสนทนากับผู้ขายได้ตรงจุด เช่น จัดลำดับผู้ขายที่กระทบรายการ A เจรจาเงื่อนไขการส่งมอบ ตรวจ MOQ และกำหนดวิธีแจ้งความล่าช้า สำหรับกลุ่ม B และ C อาจเน้นลดจำนวนใบสั่งซื้อหรือทำตารางส่งมอบที่คาดการณ์ได้
เช็กลิสต์ก่อนออก PO
- ตรวจกลุ่ม ABC และข้อยกเว้นของสินค้า
- ตรวจยอดคงเหลือ คำสั่งซื้อค้างรับ และยอดความต้องการที่ยืนยันแล้ว
- ทบทวน lead time, MOQ, ราคาล่าสุด และผู้ขายสำรอง
- ตรวจสินค้าที่อายุสูงก่อนเพิ่มการสั่งซื้อ
- บันทึกเหตุผลเมื่อสั่งเกินหรือนอกแผน
หากต้องการทบทวนวิธีจัดกลุ่มสินค้า อ่านต่อได้ที่ สินค้า A B C ต่างกันอย่างไร และควรบริหารแบบไหน
ทำงานร่วมกับ ERP
ERP ที่บันทึกการซื้อ รับเข้า เบิกจ่าย และต้นทุนอย่างสม่ำเสมอ ช่วยให้ข้อมูล ABC อัปเดตและตรวจย้อนกลับได้ ฝ่ายจัดซื้อจึงใช้รายงานเดียวกับคลังและบัญชี ลดการตัดสินใจจากไฟล์คนละชุด หากต้องการประเมินการวางกระบวนการ สามารถดู ระบบ MDERP หรือ ติดต่อ MDSoft
สรุป
ABC Analysis ช่วยฝ่ายจัดซื้อเลือกความถี่และระดับการติดตามให้เหมาะกับมูลค่าและความเสี่ยง เมื่อนำไปใช้คู่กับ lead time ยอดคงเหลือ และ Stock Aging จะทำให้การออก PO มีเหตุผลและตรวจสอบได้มากขึ้น