ABC Analysis กับ Safety Stock ควรกำหนดต่างกันอย่างไร

สินค้า A ควรสำรองมากที่สุดเสมอหรือไม่? หากแบ่ง ABC จากมูลค่าการใช้ต่อปี คำตอบคือไม่เสมอไป เพราะมูลค่าที่สูงบอกความสำคัญด้านเงินทุน ส่วนจำนวน Safety Stock ต้องพิจารณาความผันผวนของความต้องการ ระยะเวลาจัดหา และผลกระทบเมื่อสินค้าขาดร่วมกัน

การใช้ ABC กับ Safety Stock อย่างเหมาะสมจึงเริ่มจากแยกหน้าที่ของเครื่องมือ แล้วกำหนดนโยบายรายสินค้าและรายคลัง บทความนี้ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อ คลังสินค้า และผู้บริหารตั้งคำถามกับข้อมูลก่อนกำหนดจำนวนสำรอง โดยไม่ใช้ตัวอักษร A B C แทนการประเมินความเสี่ยงทั้งหมด

ABC Analysis กับ Safety Stock ทำหน้าที่ต่างกันอย่างไร

ABC Analysis ตามฐานมูลค่าการใช้ต่อปี ใช้จำนวนที่ใช้คูณต้นทุนต่อหน่วย แล้วเรียงความสำคัญและกำหนดเกณฑ์แบ่งกลุ่ม วิธีนี้ช่วยจัดสรรเวลาในการควบคุมสินค้า ส่วน Safety Stock คือส่วนสำรองที่ใช้รองรับความไม่แน่นอน เช่น ความต้องการมากกว่าคาด หรือการจัดหาล่าช้า

Safety Stock ไม่ใช่ปริมาณที่ต้องสั่งทุกครั้ง และไม่ใช่ยอดสินค้าทั้งหมดที่ต้องมีในคลัง จุดสั่งซื้อใหม่ยังต้องรวมความต้องการระหว่างรอสินค้าเข้าด้วย สามารถอ่านความสัมพันธ์ต่อได้ใน ABC Analysis กับ Reorder Point ใช้ร่วมกันอย่างไร

สินค้า A B C ควรมีนโยบายสำรองต่างกันอย่างไร

กลุ่ม A: ให้ความสำคัญกับความถูกต้องของข้อมูลและเหตุผิดปกติ เพราะการสำรองเกินอาจใช้เงินทุนมาก ควรติดตามความต้องการและวันส่งมอบอย่างใกล้ชิด พร้อมประเมินต้นทุนของขาด หากความต้องการคงที่และเติมสินค้าได้เร็ว จำนวนสำรองอาจไม่สูงมาก

กลุ่ม B: กำหนดรอบทบทวนและผู้รับผิดชอบให้ชัด ติดตามการเปลี่ยนแปลงของยอดใช้ ระยะเวลาจัดหา และปัญหาค้างส่ง หากพฤติกรรมเปลี่ยนควรทบทวนนโยบายก่อนรอบปกติ

กลุ่ม C: อาจใช้วิธีควบคุมที่เรียบง่ายเพื่อลดภาระงาน แต่ไม่ควรตั้งสำรองเป็นศูนย์ทุกตัว อะไหล่ราคาต่ำที่หาซื้อยากและทำให้เครื่องจักรหยุดได้ อาจต้องดูแลต่างจากสินค้าราคาต่ำที่มีของทดแทนทั่วไป

อย่าใช้กฎว่า A ต้องสำรอง 30 วัน B 15 วัน และ C 7 วันกับสินค้าทั้งหมดโดยไม่มีข้อมูลรองรับ การแบ่ง ABC เป็นจุดเริ่มต้นของนโยบายควบคุม มิใช่สูตรแปลงตัวอักษรเป็นจำนวนวันสำรอง

ข้อมูลที่ต้องตรวจสอบก่อนกำหนด Safety Stock

1. ความต้องการจริงและความต้องการที่หายไป: ช่วงของขาดอาจทำให้ยอดขายต่ำกว่าความต้องการ หากใช้ยอดขายอย่างเดียวอาจประเมินต่ำเกินไป
2. ความผันผวนและเหตุการณ์พิเศษ: แยกยอดจากโปรโมชัน งานโครงการ หรือเหตุผิดปกติ พร้อมบันทึกเหตุผล ไม่ลบข้อมูลทิ้งเพียงเพราะตัวเลขสูง
3. ระยะเวลาจัดหาจริง: นับตั้งแต่ขั้นตอนตัดสินใจหรืออนุมัติที่เกี่ยวข้องจนสินค้าพร้อมใช้ รวมตรวจรับและปล่อยสินค้าเมื่อจำเป็น
4. ผลกระทบเมื่อขาด: พิจารณาสินค้าทดแทน ความสำคัญต่อการผลิต ภาระส่งมอบ และทางเลือกเร่งจัดหา
5. ข้อจำกัดการถือครอง: ตรวจอายุสินค้า เงินทุน พื้นที่ ขั้นต่ำซื้อ และขนาดบรรจุ ก่อนเลือกนโยบาย
6. ขอบเขตรายสินค้าและคลัง: คลังที่มีการใช้งานและเวลาจัดหาต่างกันไม่ควรใช้ตัวเลขเดียวกันโดยอัตโนมัติ

ควรแยก ABC ออกจาก FSN และ Stock Aging ด้วย FSN ใช้พิจารณาการเคลื่อนไหว ส่วน Aging ดูอายุที่ค้างอยู่ สินค้า A อาจค้างนานได้ และสินค้า C อาจถูกใช้บ่อย จึงต้องใช้ข้อมูลแต่ละมิติให้ตรงคำถาม

ตัวอย่างคำนวณ: ทำไมกลุ่ม B อาจสำรองมากกว่า A

ตัวอย่างนี้เป็นข้อมูลสมมติเพื่อแสดงผลของความผันผวน ไม่ใช่เกณฑ์มาตรฐาน A B C หรือผลลัพธ์ของลูกค้า

ภายใต้แบบจำลองพื้นฐานที่ติดตามต่อเนื่อง ระยะเวลาจัดหาคงที่ ความต้องการแต่ละวันเป็นอิสระ และการกระจายของความต้องการระหว่างรอสินค้าใกล้เคียงปกติ อาจประมาณได้ว่า

Safety Stock = z × ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐานของความต้องการรายวัน × รากที่สองของระยะเวลาจัดหาเป็นวัน

กำหนด z = 1.65 เหมือนกันทุกรายการในตัวอย่าง เพื่อเปรียบเทียบความผันผวนกับระยะเวลาจัดหา โดยมีเป้าหมาย cycle service level ประมาณ 95% ตามสมมติฐานของแบบจำลอง

กลุ่ม B ในตัวอย่างมีความผันผวนและเวลารอมากกว่า จึงได้จำนวนสำรองสูงกว่ากลุ่ม A แม้ใช้เป้าหมายบริการเดียวกัน แสดงให้เห็นว่าต้องประเมินความเสี่ยงเพิ่มจากมูลค่าการใช้ ไม่ควรสรุปจากตัวอักษรเพียงอย่างเดียว

สูตรนี้ไม่ครอบคลุมทุกกรณี หาก lead time แปรผัน ความต้องการขึ้นกับฤดูกาล ข้อมูลมีการใช้เป็นครั้งคราว หรือระบบทบทวนเป็นรอบ ต้องเลือกแบบจำลองที่รองรับสถานการณ์และทดสอบย้อนหลัง การใช้ค่า z เพียงอย่างเดียวไม่รับประกันผลบริการจริง

Cycle service level วัดสัดส่วนรอบเติมสินค้าที่ไม่เกิดของขาด ต่างจาก fill rate ที่มองสัดส่วนปริมาณความต้องการที่เติมได้ จึงต้องระบุว่าบริษัทตั้งเป้าหมายแบบใดก่อนกำหนดหรือเทียบตัวเลขบริการ

ตั้งนโยบายและทดลองใช้ให้ตรวจสอบได้

เริ่มจากเลือกสินค้าตัวอย่างที่ข้อมูลน่าเชื่อถือ บันทึกฐานมูลค่าและเกณฑ์ ABC จากนั้นกำหนดเป้าหมายบริการ วิธีคำนวณสำรอง และรอบทบทวน พร้อมระบุข้อยกเว้นสำหรับสินค้าอายุสั้นหรืออะไหล่สำคัญ

ให้ฝ่ายจัดซื้อ คลัง และผู้ใช้สินค้าตรวจค่าที่เสนอร่วมกัน แล้วทดลองกับข้อมูลย้อนหลังหรือขอบเขตจำกัด ติดตามจำนวนครั้งของขาด ยอดค้างส่ง การสั่งเร่งด่วน มูลค่าสำรอง และอายุสินค้าที่ถืออยู่ หากผลไม่ตรงเป้าหมาย ให้หาสาเหตุก่อนเพิ่มหรือลดจำนวน เช่น ยอดคงเหลือคลาดเคลื่อน ผู้ขายส่งไม่ตรง หรือไม่บันทึกความต้องการในช่วงของขาด

กรณีมีของเก่าค้างนาน อย่าเติมสินค้าเพียงเพราะค่าที่ตั้งเตือนให้ซื้อ ต้องตรวจว่าของนั้นใช้ได้จริง อยู่คลังใด ถูกจอง ตรวจคุณภาพ หรือหมดอายุหรือไม่ หากใช้ทดแทนได้ การโอนหรือจัดสรรของเดิมอาจเหมาะกว่าซื้อใหม่ แต่ไม่ควรนำของที่ใช้ไม่ได้มานับเป็นสินค้าพร้อมใช้

เตรียมใช้นโยบายกับ MDERP อย่างไร

เตรียมข้อมูลรหัสสินค้า หน่วยนับ คลัง ประวัติรับจ่าย ค้างรับ ค้างส่ง และเวลาจัดหา รวมถึงนโยบายอนุมัติเมื่อระบบเสนอเติมสินค้า ก่อนหารือว่าจะบันทึกหรือเชื่อมกติกาไว้ในขั้นตอนใด

ควรให้ทีมตรวจรุ่นและโมดูลที่ใช้งานจริง แยกว่าข้อมูลหรือรายงานใดมีอยู่แล้ว ส่วนใดต้องตั้งค่า และส่วนใดต้องพัฒนา เช่น การเปลี่ยน Safety Stock ตามผล ABC อัตโนมัติหรือแจ้งเตือนตามเงื่อนไขเฉพาะ บทความนี้ไม่ได้ยืนยันว่าทุกระบบ MDERP มีความสามารถดังกล่าวเป็นมาตรฐาน

หากต้องการวางขั้นตอนคลังและจัดซื้อให้ใช้ข้อมูลร่วมกัน สามารถหารือ บริการ Odoo และ MDERP ของ MDSoft พร้อมตัวอย่างสินค้าและข้อจำกัด เพื่อประเมินแนวทางและขอบเขตที่เหมาะสม

คำถามที่พบบ่อย

สินค้า A ต้องกำหนดเป้าหมายบริการสูงกว่าเสมอหรือไม่

ไม่จำเป็น ต้องพิจารณาผลกระทบทางธุรกิจด้วย สินค้า C ที่จำเป็นต่อการผลิตอาจมีความสำคัญต่อความพร้อมใช้มาก แม้มูลค่าการใช้ไม่สูง และเป้าหมายบริการที่สูงขึ้นก็ไม่ได้ทำให้จำนวนชิ้นสำรองสูงกว่าสินค้าอื่นเสมอไป

กำหนด Safety Stock เป็นจำนวนวันได้หรือไม่

อาจใช้เป็นนโยบายเริ่มต้นที่ระบุสมมติฐานและข้อจำกัดชัดเจน แต่ต้องทดสอบกับความต้องการและการส่งมอบจริง ไม่ควรตีความจำนวนวันเป็นระดับบริการที่รับประกัน และควรทบทวนเมื่อข้อมูลเพียงพอ

Safety Stock สูงจะป้องกันของขาดได้ทั้งหมดหรือไม่

ไม่รับประกัน ต้องตรวจความถูกต้องของยอดสต็อก วันรับเข้า และข้อจำกัดจริงด้วย การสำรองไม่สามารถแก้ทุกปัญหาของข้อมูลหรือกระบวนการ และยังมีต้นทุนเงินทุนกับความเสี่ยงเสื่อมสภาพ

บทความที่เกี่ยวข้องและติดต่อทีมงาน

• สินค้า A B C ต่างกันอย่างไร และควรบริหารแบบไหน
• ABC Analysis ช่วยฝ่ายจัดซื้อได้อย่างไร
• ABC Analysis กับ Reorder Point ใช้ร่วมกันอย่างไร

ติดต่อ MDSoft พร้อมตัวอย่างข้อมูลและเป้าหมายการควบคุมสินค้า เพื่อประเมินแนวทางก่อนกำหนดขอบเขตระบบ

โทร 081-619-8579 || อีเมล: [email protected]
Line ID: mdsoft.co.th หรือสแกน QR เพื่อเพิ่มเพื่อน
เว็บไซต์: https://www.mdsoft.co.th

แหล่งอ้างอิง

• กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม: ABC analysis — หลักการแบ่งกลุ่มสินค้าตามความสำคัญ
• Peter L. King: Understanding safety stock and mastering its equations, APICS magazine กรกฎาคม/สิงหาคม 2011 (ไฟล์เผยแพร่บนเว็บไซต์ MIT) — แนวคิดความไม่แน่นอน แบบจำลองสำรอง และตัวชี้วัดบริการ ไม่ใช่ข้อมูลความสามารถของ MDERP
• Oracle Inventory Help: Reorder Point Planning — หลักการแยกจุดสั่งซื้อและสินค้าสำรอง ใช้ประกอบหลักการเท่านั้น