ABC Analysis กับ Reorder Point ใช้ร่วมกันอย่างไร

สินค้ามูลค่าสูงไม่ได้แปลว่าต้องซื้อเพิ่มมากที่สุด และสินค้าที่มีของเหลือน้อยก็ไม่ได้แปลว่าต้องออกใบสั่งซื้อทันที ฝ่ายจัดซื้อควรตอบให้ได้ทั้งว่า “รายการใดควรดูแลใกล้ชิด” และ “รายการนั้นควรสั่งเพิ่มเมื่อไร” การใช้ ABC Analysis ร่วมกับ Reorder Point ช่วยแยกสองคำถามนี้ออกจากกัน แล้วนำข้อมูลกลับมาประกอบการตัดสินใจอย่างเป็นระบบ

ABC Analysis ใช้จัดลำดับความสำคัญของสินค้า ส่วน Reorder Point หรือจุดสั่งซื้อใหม่ ใช้กำหนดจังหวะที่ควรพิจารณาเติมสินค้า ทั้งสองเครื่องมือจึงทำหน้าที่ต่างกัน และต้องใช้ข้อมูลความต้องการ ระยะเวลาจัดหา และยอดที่พร้อมใช้งานร่วมด้วย

ABC Analysis และ Reorder Point ต่างกันอย่างไร

การจัดกลุ่ม ABC ตามมูลค่าการใช้ต่อปี เริ่มจากคำนวณจำนวนที่ใช้ในรอบปีคูณต้นทุนต่อหน่วย เรียงจากมูลค่าสูงไปต่ำ แล้วพิจารณาสัดส่วนมูลค่าสะสมเพื่อแบ่งกลุ่ม A, B และ C วิธีนี้ช่วยเลือกว่าจะใช้เวลาในการติดตามสินค้ากลุ่มใดมากน้อยเพียงใด เกณฑ์แบ่งกลุ่มควรกำหนดให้เหมาะกับธุรกิจ ไม่จำเป็นต้องใช้สัดส่วนเดียวกันทุกบริษัท

Reorder Point เป็นระดับที่ใช้เตือนให้พิจารณาสั่งซื้อ เพื่อให้สินค้าที่สั่งเข้ามาทันความต้องการระหว่างรอรับสินค้า การจัดกลุ่ม ABC จึงไม่ใช่สูตรคำนวณจุดสั่งซื้อ และไม่ได้บอกปริมาณที่จะซื้อในแต่ละครั้งโดยตรง

หากต้องการวัดความถี่การเคลื่อนไหว ควรพิจารณา FSN เพิ่มเติม ส่วนอายุสินค้าที่ค้างอยู่ควรดู Stock Aging แยกกัน สินค้า A อาจค้างนานได้ และสินค้า C อาจเคลื่อนไหวเร็วได้ ขึ้นอยู่กับเกณฑ์และข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์

คำนวณจุดสั่งซื้อใหม่จากข้อมูลอะไร

สูตรพื้นฐานคือ

Reorder Point = ความต้องการที่คาดว่าจะเกิดระหว่างระยะเวลาจัดหา + Safety Stock

หากใช้ค่าเฉลี่ยความต้องการรายวัน อาจเขียนเป็น

Reorder Point = (ความต้องการเฉลี่ยต่อวัน × ระยะเวลาจัดหาเป็นวัน) + Safety Stock

ต้องใช้หน่วยเวลาให้ตรงกัน และนับระยะเวลาจัดหาตั้งแต่กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการสั่งจนสินค้าพร้อมใช้งานจริง เช่น เวลาขออนุมัติ เวลาผู้ขายเตรียมสินค้า ขนส่ง และตรวจรับ ไม่ควรใช้เฉพาะวันขนส่งหากยังมีขั้นตอนอื่นที่ทำให้ของพร้อมใช้ช้าลง

สูตรค่าเฉลี่ยเหมาะเป็นจุดเริ่มต้นภายใต้สมมติฐานที่ระบุชัด หากยอดขายมีฤดูกาล มีโปรโมชัน หรือระยะเวลาส่งมอบผันผวนมาก ควรใช้ประมาณการที่สอดคล้องกับช่วงที่จะจัดซื้อ และประเมิน Safety Stock จากความเสี่ยงกับระดับบริการที่ต้องการ ไม่ควรกำหนดจำนวนกันชนจากตัวอักษร A, B หรือ C เพียงอย่างเดียว

ตัวอย่างคำนวณและตรวจยอดก่อนออกใบสั่งซื้อ

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นข้อมูลจำลองเพื่ออธิบายวิธีคิด ไม่ใช่ผลลัพธ์ของลูกค้า

สินค้ารายการหนึ่งมีความต้องการเฉลี่ย 10 ชิ้นต่อวัน ใช้เวลาจัดหา 7 วัน และกำหนด Safety Stock ไว้ 30 ชิ้น

จุดสั่งซื้อใหม่ = (10 × 7) + 30 = 100 ชิ้น

ก่อนซื้อ ต้องตรวจทั้งของในคลัง ของที่สั่งแล้ว และความต้องการที่ยังไม่ส่งมอบ ตัวอย่างการหาสถานะสินค้าคือ

Inventory Position = ของคงเหลือที่ใช้ได้ + ของที่ยืนยันว่าจะรับเข้า − ความต้องการค้างส่งที่ยังไม่ได้หักออก

ถ้ามีของใช้ได้ 80 ชิ้น มีใบสั่งซื้อยืนยันรับเข้า 40 ชิ้น และมียอดค้างส่ง 20 ชิ้น สถานะสินค้าจะเท่ากับ 100 ชิ้น หากนโยบายกำหนดให้ทบทวนเมื่ออยู่ที่หรือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ รายการนี้จะเข้าเงื่อนไขให้ตรวจสอบการเติมสินค้า แต่ยังไม่ใช่คำสั่งให้ซื้อจำนวนใดโดยอัตโนมัติ

ต้องดูวันรับเข้าของ 40 ชิ้นด้วย หากเข้าหลังวันที่ต้องใช้ ยอดรวมที่ดูเพียงพอก็ยังเกิดของขาดระหว่างทางได้ และหากระบบหักยอดจองหรือค้างส่งไว้ในยอดคาดการณ์แล้ว ต้องไม่หักซ้ำอีกครั้ง ให้ฝ่ายคลังและจัดซื้อตกลงนิยามยอดที่ใช้ร่วมกันก่อนนำสูตรไปใช้

ใช้กลุ่ม A B C ปรับวิธีติดตามอย่างไร

กลุ่ม A ซึ่งมีมูลค่าการใช้สูง ควรได้รับความสำคัญในการตรวจความถูกต้องของความต้องการ วันส่งมอบ และเงินที่ต้องใช้สั่งซื้อ อาจกำหนดผู้รับผิดชอบติดตามข้อยกเว้นหรือทบทวนข้อมูลบ่อยกว่ากลุ่มอื่นตามความเหมาะสม

กลุ่ม B ใช้นโยบายติดตามตามรอบที่ธุรกิจดูแลได้ พร้อมเฝ้าระวังรายการที่เริ่มมีมูลค่าหรือความต้องการเปลี่ยน ส่วนกลุ่ม C อาจใช้กติกาเติมสินค้าที่เรียบง่ายขึ้น เพื่อลดภาระงานเอกสาร โดยยังต้องตรวจขั้นต่ำการสั่งซื้อ พื้นที่จัดเก็บ และความเสี่ยงของการขาดสินค้า

อย่างไรก็ตาม อะไหล่ราคาต่ำที่จำเป็นต่อการเดินเครื่องอาจอยู่กลุ่ม C แต่ขาดไม่ได้ จึงควรประเมินความสำคัญต่อการดำเนินงานเพิ่มเติม ไม่ควรลด Safety Stock ของสินค้ากลุ่ม C ทุกตัว หรือเพิ่มจุดสั่งซื้อของกลุ่ม A ทุกตัวโดยไม่มีข้อมูลรองรับ

ขั้นตอนนำไปใช้กับงานจัดซื้อ

1. กำหนดขอบเขตข้อมูล เลือกช่วงเวลาวิเคราะห์ หน่วยนับ และคลังที่รับผิดชอบ แยกสินค้าที่ต้องจัดการพิเศษ เช่น ของใหม่ สินค้าตามฤดูกาล หรืออะไหล่สำคัญ
2. ตรวจข้อมูลต้นทาง ทบทวนยอดรับจ่าย ต้นทุน ยอดคงเหลือที่ใช้ได้ ใบสั่งซื้อค้างรับ และระยะเวลาจัดหาที่เกิดขึ้นจริง
3. จัดกลุ่ม ABC ใช้เกณฑ์เดียวกันในชุดที่เปรียบเทียบ พร้อมบันทึกวิธีคำนวณและวันที่ทบทวน
4. คำนวณจุดสั่งซื้อรายสินค้าและจุดจัดเก็บ พิจารณาความต้องการกับระยะเวลาจัดหา อย่าใช้ค่าของคลังหนึ่งกับอีกคลังโดยไม่ตรวจรูปแบบการเติมสินค้า
5. ตรวจข้อยกเว้นก่อนซื้อ ดูวันรับเข้า ยอดค้างส่ง Stock Aging สินค้าทดแทน และการโอนระหว่างคลัง ก่อนอนุมัติใบสั่งซื้อใหม่
6. ทดลองและทบทวน เปรียบเทียบกติกากับข้อมูลย้อนหลังหรือทดลองกับสินค้าบางกลุ่ม ติดตามของขาด เงินคงคลัง และการสั่งเร่งด่วน แล้วปรับค่าตามข้อมูล

หากใช้การตรวจเป็นรอบ เช่น สัปดาห์ละครั้ง ต้องพิจารณาความต้องการในช่วงรอถึงรอบตรวจถัดไปด้วย การนำสูตรจุดสั่งซื้อสำหรับการติดตามต่อเนื่องไปใช้กับการตรวจเป็นรอบโดยตรงอาจทำให้กันสินค้าไม่เพียงพอ

ตรวจ Stock Aging ก่อนเติมสินค้า

เมื่อรายการใดเข้าเงื่อนไขสั่งซื้อ ควรตรวจว่ามีของเก่าที่ยังใช้งานได้อยู่ในคลังอื่นหรือไม่ มีของถูกกันไว้รอตรวจคุณภาพหรือหมดอายุหรือไม่ และของที่ค้างนานยังตอบความต้องการปัจจุบันได้หรือเปล่า

ของค้างนานไม่ได้แปลว่าใช้ไม่ได้เสมอไป และยอดคงเหลือทั้งหมดก็ไม่ได้แปลว่าพร้อมขายเสมอไป การดู ABC, จุดสั่งซื้อ และ Stock Aging ร่วมกันจึงช่วยให้การตัดสินใจครอบคลุมทั้งความสำคัญ จังหวะเติมสินค้า และสภาพของที่มีอยู่

เตรียมข้อมูลก่อนนำไปใช้กับระบบ ERP

ก่อนตั้งกติกาในระบบ ให้เตรียมรหัสสินค้า หน่วยนับหลัก คลังที่รับผิดชอบ ประวัติความต้องการ ระยะเวลาจัดหา Safety Stock และเงื่อนไขผู้ขาย พร้อมกำหนดผู้อนุมัติเมื่อค่าที่เสนอแตกต่างจากนโยบาย

หากต้องการใช้กับ MDERP ควรให้ทีมตรวจระบบที่ใช้งานจริงว่ามีข้อมูลและขั้นตอนใดอยู่แล้ว ส่วนใดต้องตั้งค่า และส่วนใดต้องพัฒนาเพิ่มเติม เช่น การนำผล ABC ไปเปลี่ยนกติกาจุดสั่งซื้ออัตโนมัติหรือการแจ้งเตือนเฉพาะธุรกิจ บทความนี้อธิบายแนวทางวางแผน ไม่ได้ยืนยันว่าความสามารถทั้งหมดเป็นมาตรฐานในทุกระบบหรือทุกแพ็กเกจ

สามารถเริ่มจากรวบรวมขั้นตอนจัดซื้อปัจจุบันและตัวอย่างรายการที่เกิดของขาดหรือซื้อซ้ำ เพื่อหารือแนวทางวางระบบกับ บริการ Odoo ของ MDSoft และประเมินขอบเขตงานที่เหมาะสม

คำถามที่พบบ่อย

สินค้า A ต้องมี Reorder Point สูงกว่าสินค้า C เสมอหรือไม่

ไม่เสมอไป จุดสั่งซื้อขึ้นอยู่กับความต้องการระหว่างระยะเวลาจัดหาและ Safety Stock สินค้ามูลค่าต่ำที่ใช้จำนวนมากหรือรอนานอาจมีจุดสั่งซื้อเป็นจำนวนชิ้นสูงกว่าสินค้า A ได้

ถึง Reorder Point แล้วต้องสั่งเท่ากับ Safety Stock หรือไม่

ไม่จำเป็น จุดสั่งซื้อบอกจังหวะให้พิจารณาเติม ส่วนจำนวนสั่งต้องพิจารณานโยบายเติมสินค้า ของที่กำลังเข้า ขั้นต่ำการซื้อ ขนาดบรรจุ และงบประมาณแยกกัน

ตั้งค่าแล้วใช้ได้ตลอดหรือไม่

ควรทบทวนเมื่อความต้องการ ราคา ระยะเวลาจัดหา หรือเงื่อนไขธุรกิจเปลี่ยน และติดตามผลตามรอบที่กำหนด ค่าที่เหมาะในช่วงปกติอาจไม่เหมาะกับช่วงโปรโมชันหรือการหยุดส่งของผู้ขาย

บทความที่เกี่ยวข้อง

• สินค้า A B C ต่างกันอย่างไร และควรบริหารแบบไหน
• ABC Analysis ช่วยฝ่ายจัดซื้อได้อย่างไร
• วิธีดู Stock Aging ย้อนหลัง ณ วันสิ้นเดือนหรือสิ้นปี

ต้องการหารือการเชื่อมข้อมูลคลังกับขั้นตอนจัดซื้อ ติดต่อ MDSoft พร้อมตัวอย่างข้อมูลและปัญหาที่ต้องการแก้ เพื่อประเมินแนวทางก่อนกำหนดขอบเขตงาน

โทร 081-619-8579 || อีเมล: [email protected]
Line ID: mdsoft.co.th หรือสแกน QR เพื่อเพิ่มเพื่อน
เว็บไซต์: https://www.mdsoft.co.th

แหล่งอ้างอิง

• กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม: การบริหารสินค้าคงคลังด้วย ABC Analysis — หลักการแบ่งความสำคัญของสินค้า
• Oracle Inventory Help: Reorder Point Planning — หลักการจุดสั่งซื้อ ความต้องการระหว่างระยะเวลาจัดหา และการแยกจังหวะซื้อออกจากปริมาณซื้อ เอกสารนี้ใช้ประกอบหลักการ ไม่ใช่หลักฐานความสามารถของ MDERP