ใบเสนอราคาคืออะไร? ตัวอย่างใบเสนอราคา 7 รูปแบบจากระบบ ERP MDERP
ในการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจซื้อมาขายไป โรงงานผลิต ธุรกิจบริการ หรือบริษัทที่จำหน่ายสินค้าให้กับองค์กร ก่อนที่จะเกิดการซื้อขายจริงมักจะมีกระบวนการนำเสนอสินค้า บริการ ราคา และเงื่อนไขต่าง ๆ ให้ลูกค้าพิจารณาก่อน
เอกสารสำคัญที่ใช้ในขั้นตอนนี้คือ ใบเสนอราคา หรือ Quotation ซึ่งช่วยให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายเข้าใจรายละเอียดตรงกัน ก่อนที่จะมีการยืนยันคำสั่งซื้อหรือดำเนินขั้นตอนการขายต่อไป
บทความนี้จะอธิบายว่า ใบเสนอราคาคืออะไร องค์ประกอบของใบเสนอราคาที่ควรมี รวมถึงตัวอย่างใบเสนอราคา 7 รูปแบบ ที่สามารถจัดทำจากระบบ MDSOFT ERP หรือ MDERP เพื่อให้สามารถเลือกใช้ให้เหมาะกับธุรกิจได้
ใบเสนอราคาคืออะไร?
ใบเสนอราคา หรือ Quotation คือเอกสารที่ผู้ขายจัดทำขึ้นเพื่อเสนอสินค้า บริการ ราคา และเงื่อนไขต่าง ๆ ให้ผู้ซื้อพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ
ใบเสนอราคาช่วยให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบรายละเอียด ก่อนยืนยันคำสั่งซื้อ เช่น ชื่อสินค้า รายละเอียดบริการ จำนวน ราคา ภาษี เงื่อนไขการชำระเงิน ช่องทางการจัดส่ง ระยะเวลาให้บริการ หรือเงื่อนไขเพิ่มเติมอื่น ๆ
ดังนั้นใบเสนอราคาจึงเป็นหนึ่งในเอกสารสำคัญของกระบวนการขาย โดยเฉพาะธุรกิจ B2B งานโครงการ งานบริการ งานผลิตตามสั่ง หรือสินค้าที่ต้องมีการตกลงราคาและเงื่อนไขก่อน
ในระบบ ERP ใบเสนอราคามักเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการขาย โดยเมื่อได้รับการยืนยันจากลูกค้า ข้อมูลสามารถถูกนำไปใช้ต่อในการสร้างคำสั่งขาย เตรียมสินค้า จัดส่ง หรือส่งต่อไปยังส่วนบัญชีได้
ใบเสนอราคามีความสำคัญอย่างไร?
การมีใบเสนอราคาที่ชัดเจน ไม่ได้มีประโยชน์เพียงเพื่อแจ้งราคา แต่ช่วยลดความคลาดเคลื่อนระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย
- ช่วยยืนยันรายละเอียดสินค้าและบริการ เช่น รุ่น จำนวน คุณสมบัติ หรือ Scope ของบริการ
- ช่วยให้ลูกค้าเห็นราคาและต้นทุนก่อนตัดสินใจ รวมถึงส่วนลดและภาษีที่เกี่ยวข้อง
- ช่วยกำหนดเงื่อนไขการซื้อขาย เช่น การชำระเงิน การส่งสินค้า หรือระยะเวลาของข้อเสนอ
- ช่วยลดความผิดพลาดในการสื่อสาร เพราะข้อมูลที่ตกลงกันถูกบันทึกไว้ในเอกสาร
- ช่วยให้กระบวนการขายต่อเนื่อง โดยระบบ ERP สามารถนำข้อมูลจากใบเสนอราคา ไปใช้ในคำสั่งขายและขั้นตอนอื่นได้
ใบเสนอราคาควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?
โดยทั่วไปใบเสนอราคาสามารถแบ่งโครงสร้างข้อมูลหลักออกเป็น 3 ส่วน คือ Header, Description และ Footer
1. Header หรือส่วนหัวของใบเสนอราคา
Header เป็นส่วนที่ใช้ระบุข้อมูลของผู้ขาย ผู้ซื้อ และข้อมูลสำคัญของเอกสาร เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารฉบับนี้ ออกโดยใคร ออกให้ใคร และอ้างอิงรายการใด
- โลโก้บริษัท
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
- เบอร์โทรศัพท์และ Email ติดต่อ
- เลขที่ใบเสนอราคา
- ชื่อเอกสาร
- วันที่ออกใบเสนอราคา
- ข้อมูลผู้ติดต่อ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย หากต้องการแสดง
- ข้อมูลสาขา หากองค์กรมีหลายสาขา
- รหัสลูกค้าหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า หากจำเป็น
2. Description หรือรายละเอียดสินค้าและบริการ
ส่วนนี้เป็นหัวใจหลักของใบเสนอราคา เพราะเป็นข้อมูลที่ลูกค้าใช้ตรวจสอบว่า ผู้ขายกำลังเสนอสินค้า หรือบริการอะไรให้กับตนเอง
- ลำดับรายการ
- รหัสสินค้า หรือรหัสบริการ
- รายละเอียดสินค้า หรือบริการ
- จำนวน
- หน่วยนับ
- ราคาต่อหน่วย
- ส่วนลด หากมี
- มูลค่าของแต่ละรายการ
- มูลค่ารวมก่อนภาษี
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม หากรายการนั้นมี VAT
- มูลค่ารวมสุทธิ
- จำนวนเงินตัวอักษร หากองค์กรต้องการแสดง
3. Footer หรือส่วนท้ายของใบเสนอราคา
Footer ใช้สำหรับแสดงเงื่อนไข ช่องทางการชำระเงิน ผู้จัดทำเอกสาร และพื้นที่สำหรับการอนุมัติหรือยืนยันจากลูกค้า
- ชื่อผู้เสนอราคา
- ชื่อหรือช่องลงนามผู้อนุมัติ
- ช่องสำหรับผู้ซื้อยืนยันการสั่งซื้อ
- เงื่อนไขการชำระเงิน
- ช่องทางการชำระเงิน
- ข้อมูลบัญชีธนาคาร หากต้องการแสดง
- PromptPay หรือ QR Code หากระบบรองรับ
- หมายเหตุเพิ่มเติม
- เงื่อนไขการส่งสินค้า หรือให้บริการ
- ข้อความขอบคุณลูกค้า
ตัวอย่างใบเสนอราคา 7 รูปแบบจาก MDERP
ธุรกิจแต่ละประเภทอาจต้องการรูปแบบใบเสนอราคาไม่เหมือนกัน บางบริษัทต้องการเอกสารเรียบง่าย บางบริษัทต้องการรูปสินค้า บางแห่งต้องการช่องทางการชำระเงินหรือ QR Code
ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นรูปแบบใบเสนอราคาที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ กับระบบ MDERP ได้
1. ใบเสนอราคาแบบพื้นหลังเรียบและมีตารางบางส่วน
รูปแบบนี้เน้นความเรียบง่าย ใช้พื้นที่ว่างร่วมกับตารางเพียงบางส่วน เพื่อให้เอกสารอ่านง่าย
สามารถเพิ่มข้อมูลที่อยู่สำหรับจัดส่ง ข้อมูลการรับบริการ และเงื่อนไขด้านราคาเพิ่มเติมได้ เหมาะกับธุรกิจทั่วไปที่ไม่ต้องการแบบฟอร์มซับซ้อน
2. ใบเสนอราคาแบบแบ่งเป็น 3 ส่วน
รูปแบบนี้แบ่งข้อมูลออกอย่างชัดเจนเป็น ส่วนหัว รายละเอียดสินค้าและบริการ และส่วนท้าย
สามารถแสดงข้อมูลติดต่อของบริษัทได้ครบ เช่น โทรศัพท์ Fax Email Website เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และผู้ติดต่อ เหมาะกับเอกสารองค์กรที่ต้องการความเป็นระเบียบ และอ่านง่าย
3. ใบเสนอราคาที่มีรูปภาพสินค้า
เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการให้ลูกค้าเห็นภาพของสินค้า พร้อมกับรายละเอียดราคา เพื่อช่วยให้ตรวจสอบรายการได้ง่ายขึ้น
ส่วนหัวสามารถเพิ่มช่องทางติดต่อ เช่น LINE ข้อมูลการจัดส่ง และเงื่อนไขการชำระเงิน
ส่วนท้ายสามารถเพิ่ม QR Code ข้อมูลบัญชีธนาคาร PromptPay หมายเหตุ และพื้นที่สำหรับลงชื่อยืนยันรายการ
4. ใบเสนอราคาที่เพิ่ม QR Code สำหรับติดต่อหรือชำระเงิน
รูปแบบนี้เหมาะกับบริษัทที่ต้องการเพิ่มช่องทางดิจิทัล ลงบนเอกสาร เช่น QR Code สำหรับการชำระเงิน การเพิ่ม LINE หรือการเปิดหน้า Website
รูปแบบสามารถยังคงความเรียบง่าย โดยไม่จำเป็นต้องมีรูปสินค้าทุกรายการ จึงเหมาะกับทั้งสินค้าและบริการ
5. ใบเสนอราคาแบบเอกสารทางการ
รูปแบบนี้เน้นความเป็นทางการ จัดข้อมูลเป็นตารางที่มีเส้นแบ่งบาง ๆ เพื่อให้อ่านง่ายและสามารถพิมพ์ลงกระดาษเปล่าได้
เหมาะกับองค์กร งานโครงการ ธุรกิจ B2B หรือบริษัทที่ต้องการเอกสารรูปแบบมาตรฐาน สำหรับส่งให้ลูกค้า
แม้รูปแบบของเอกสารอาจมีลักษณะคล้ายเอกสารทางบัญชีบางประเภท แต่ใบเสนอราคายังคงมีหน้าที่หลักสำหรับการเสนอราคา ก่อนเข้าสู่กระบวนการขายหรือเอกสารบัญชีขั้นต่อไป
6. ใบเสนอราคาแบบไม่มีเส้นตาราง
เป็นรูปแบบที่เน้นข้อความเป็นหลัก และลดการใช้เส้นตารางให้น้อยที่สุด
เหมาะกับองค์กรที่มีแบบฟอร์มกระดาษของบริษัทอยู่แล้ว หรือต้องการนำข้อมูลจากระบบไปพิมพ์ลงบน แบบฟอร์มเฉพาะขององค์กร
ยังสามารถนำไปประยุกต์กับกระดาษต่อเนื่อง หรือเอกสารหลาย Copy ได้ตามรูปแบบ Printer และระบบที่ใช้งาน
7. ใบเสนอราคาแบบตาราง
เป็นรูปแบบที่จัดรายละเอียดทั้งหมด ให้อยู่ในตารางอย่างชัดเจน เหมาะสำหรับรายการที่มีรายละเอียดจำนวนมาก และต้องการให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบ จำนวน ราคา และมูลค่ารวมของแต่ละรายการได้ง่าย
รูปแบบลักษณะนี้มักเหมาะกับธุรกิจ B2B สินค้าที่มีหลายรายการ หรือบริษัทที่ต้องการรูปแบบเอกสารเป็นทางการ
ทำใบเสนอราคาด้วยระบบ ERP MDERP / Odoo
การทำใบเสนอราคาผ่านระบบ ERP แตกต่างจากการสร้างเอกสารแยกด้วยโปรแกรมเอกสารทั่วไป ตรงที่ข้อมูลในใบเสนอราคา สามารถนำไปใช้ต่อในกระบวนการขายได้
ตัวอย่างเช่น เมื่อสร้างใบเสนอราคาในระบบ ข้อมูลลูกค้า สินค้า ราคา จำนวน ส่วนลด และเงื่อนไขต่าง ๆ จะถูกบันทึกไว้เป็นข้อมูลในระบบ
เมื่อได้รับการยืนยันจากลูกค้า ข้อมูลดังกล่าวสามารถนำไปใช้ต่อ ในกระบวนการ Sales Order การเตรียมสินค้า การจัดส่ง Stock หรือระบบบัญชี ตาม Workflow ที่องค์กรกำหนด
ระบบ MDSOFT ERP หรือ MDERP พัฒนาต่อยอดบนแนวทาง Odoo และสามารถปรับรูปแบบเอกสาร รวมถึง Workflow ให้สอดคล้องกับกระบวนการของแต่ละองค์กรได้
สิ่งที่สามารถปรับเพิ่มเติมในระบบใบเสนอราคา
- Logo และรูปแบบเอกสารของบริษัท
- ข้อมูลสาขา
- ข้อมูลผู้ขายและ Salesperson
- รูปสินค้า
- เงื่อนไขการชำระเงิน
- วันที่หมดอายุของใบเสนอราคา
- ส่วนลด
- ภาษี
- QR Code
- PromptPay
- ข้อมูลบัญชีธนาคาร
- ข้อความและเงื่อนไขเพิ่มเติม
- ช่องลงนามหรืออนุมัติ
- Workflow การอนุมัติใบเสนอราคา
สรุปการเลือกแบบใบเสนอราคา
ไม่มีรูปแบบใบเสนอราคาเพียงแบบเดียว ที่เหมาะกับทุกธุรกิจ เพราะสินค้า บริการ ขั้นตอนการขาย และข้อมูลที่ต้องสื่อสารกับลูกค้าแตกต่างกัน
สิ่งสำคัญคือใบเสนอราคาควรอ่านง่าย มีรายละเอียดที่จำเป็นครบ และช่วยให้ลูกค้าสามารถตัดสินใจ หรือยืนยันรายการได้โดยไม่เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน
สำหรับธุรกิจที่มีรายการสินค้าและลูกค้าจำนวนมาก หรือมีขั้นตอนการขายที่ต้องเชื่อมกับ Stock จัดส่ง บัญชี หรือ Workflow อื่น การสร้างใบเสนอราคาผ่านระบบ ERP จะช่วยให้ข้อมูลสามารถนำไปใช้ต่อได้ โดยไม่ต้องสร้างข้อมูลใหม่ในทุกขั้นตอน
MDSoft สามารถให้บริการวิเคราะห์รูปแบบเอกสาร Workflow การขาย และ Customize ใบเสนอราคาในระบบ Odoo / MDERP ตาม Requirement ขององค์กร
บทความที่เกี่ยวข้อง
บริการ Customize Odoo / MDERP บริการ Implementation Odoo / MDERP Odoo Service