Account Code คืออะไร
Account Code คืออะไร
Account Code คืออะไร

ให้เรตสมาชิก: 5 / 5

ดาวใช้งานดาวใช้งานดาวใช้งานดาวใช้งานดาวใช้งาน
 

ในการบันทึกบัญชีนั้นนักบัญชีต้องอาศัยรหัสบัญชีเป็นเครื่องมือช่วยให้การบันทึกบัญชีไม่ว่าจะเป็นการบันทึกในโปรแกรมบัญชี หรือที่ใด ๆ เพื่อให้เป็นไปอย่างมีระบบแบบแผน รหัสบัญชีหนึ่งจะถูกนำไปผูกกับรายงานต่าง ๆ ทางการบัญชี ระเบียบวิธีปฏิบัติในการเพิ่ม, แก้ไข หรือยกเลิกรหัสบัญชีจึงจำเป็นต้องได้รับการพิจารณาอย่างถูกต้องเหมาะสม เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในการบันทึกบัญชีและจัดทำรายงาน

รหัสบัญชี (Account Code) คืออะไร
รหัสบัญชี (Account Code) คืออะไร


รหัสบัญชี หรือ Account Code หมายถึง รหัสที่ถูกตั้งขึ้นเพื่อจัดกลุ่มและแบ่งหมวดหมู่บัญชี เพื่อใช้ในการวิเคราะห์งบแสดงฐานะทางการเงิน งบการเงิน รายได้ ค่าใช้จ่าย เพื่อความสะดวกต่อการอ่าน การบันทึก และการตรวจสอบสถานะบัญชีของกิจการ

หลักการกำหนดรหัสบัญชี
รหัสบัญชีสำหรับบัญชีนั้นมักนิยมกำหนดเป็นตัวเลขไม่เกิน 6 หลัก และในกรณีที่กิจการมีระบบการควบคุมและวางแผนด้วยงบประมาณก็อาจกำหนดรหัสแผนกเพิ่มขึ้น เป็นส่วนที่เพิ่มเติมจากรหัสบัญชีซึ่งต้องใช้พร้อมกับการบันทึกบัญชีแต่ละครั้ง โดยรหัสบัญชีของกิจการเมื่อนำมารวมเข้าด้วยกัน เราเรียกว่า “ผังบัญชี (Account Chart)”

การกำหนดโครงสร้างรหัสบัญชี ควรมีระเบียบแบบแผนที่ดีเพื่อป้องกันความสับสนของผู้ใช้ โดยคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้
1. ความจำเป็น หรือซ้ำซ้อนกับรหัสบัญชีที่มีอยู่เดิม
2. คำนึงถึงความเชื่อมโยงกับรายงานที่มีอยู่
3. การยกเลิกรหัสบัญชี ต้องคำนึงข้อมูลเดิมที่บันทึกไว้ในอดีต ส่วนใหญ่จึงมักใช้วิธีหยุดการใช้รหัสบัญชี มากกว่าการลบทิ้งออกจากระบบข้อมูล
4. มีการจัดเป็นหมวดหมู่ ตามประเภทบัญชีทั้ง 5 ประเภท

โดยบัญชีทั้งหมดจะถูกแบ่งออกเป็น 5 ประเภท ดังนี้

  • ประเภทที่ 1 หมวดสินทรัพย์
  • ประเภทที่ 2 หมวดหนี้สิน
  • ประเภทที่ 3 หมวดส่วนของเจ้าของ
  • ประเภทที่ 4 หมวดรายได้
  • ประเภทที่ 5 หมวดค่าใช้จ่าย

1. เลขหลักแรก
หากเป็นบัญชีหมวดสินทรัพย์ เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 1
หากเป็นบัญชีหมวดหนี้สิน เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 2
หากเป็นบัญชีหมวดส่วนของเจ้าของ เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 3
หากเป็นบัญชีหมวดรายได้ เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 4
และหากบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 5

2. เลขหลักหลัง  สำหรับหลักหลังของเลขที่บัญชีในแต่ละหมวดนั้นก็จะถูกกำหนดด้วยหลักเกณฑ์แตกต่างกันไป แต่โดยทั่วไปแล้วการกำหนดเลขหลักหลังของ Account Code นั้น จะกำหนดจากสภาพคลองของแต่ละหมวด ซึ่งสภาพคล่องนั้นหมายถึงการที่สินทรัพย์หรือหมวดบัญชีแต่ละหมวดสามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดเพื่อใช้ในการชำระหนี้ได้ เช่น


หมวดสินทรัพย์
101 เงินสด
102 เงินฝากธนาคาร
103 ลูกหนี้การค้า

หมวดหนี้สิน
201 เจ้าหนี้การค้า
202 เงินกู้ระยะยาว

หมวดส่วนของเจ้าของ
301 ทุน
302 ถอนใช้ส่วนตัว

หมวดรายได้
401 รายได้จากการขาย (กิจกรรมหลักคือการขายสินค้า)
402 ดอกเบี้ยรับ

หมวดค่าใช้จ่าย
501 ค่าเช่า (ค่าใช้จ่ายหลักคือการเช่าพื้นที่)
502 เงินเดือน
503 ค่ารับรอง


การลบรหัสบัญชี
โดยส่วนใหญ่แล้วจะไม่นิยมลบรหัสบัญชี เนื่องจากว่าบางครั้งกิจการอาจจะเคยใช้รหัสบัญชีนั้นในการบันทึกบัญชีมาก่อนและรหัสบัญชีนั้นอาจไปแสดงในรายงาน ซึ่งถ้าหากลบรหัสบัญชีนั้นอาจทำให้รายงานผิดเพี้ยนไป สิ่งที่นิยมใช้คือหากไม่ใช้รหัสบัญชีนั้นแล้วก็แค่ยกเลิกการใช้รหัสบัญชีนั้น(ไม่ได้ลบ)และตั้งรหัสบัญชีใหม่ขึ้นมา

จากที่กล่าวมาข้างต้น การกำหนดรหัสบัญชีจะกำหนดตามแต่ละประเภทเป็นบัญชี เช่น หมวดสินทรัพย์ใช้หมายเลข 1 หมวดหนี้สินใช้หมายเลข 2 เป็นต้น เพื่อให้นักบัญชีสามารถทำให้เข้าใจได้ง่าย แต่ใด ๆ ก็ตามก็กำหนดรหัสบัญชีก็ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กรหรือบริษัทว่าจะกำหนดรหัสบัญชีในลักษณะหรือรูปแบบใดเพื่อให้สอดคล้องกับการกิจการของแต่ละบริษัท

อ้างอิง
- "การกำหนดเลขที่บัญชี (Chart of Accounts)". [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : www.myaccount-cloud.com/Article/Detail/89301
- "รหัสบัญชี (Account Code)". [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : web.facebook.com/managementdigest/posts/166754953852674/?_rdc=1&_rdr
- "รหัสบัญชี (Account Code and Other Particulars)". [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : support.mac5enterprise.com/portal/en/kb/articles/%E0%B8%A3%E0%B8%AB%E0%B8%B1%E0%B8%AA%E0%B8%9A%E0%B8%B1%E0%B8%8D%E0%B8%8A%E0%B8%B5-account-code-and-other-particulars#:~:text=%