งบกำไรขาดทุน (Income Statement) เป็นงบทางการเงินที่แสดงผลประกอบการทางการเงินของบริษัทหรือบุคคลในระยะเวลาที่กำหนด เช่น ปีบัญชีหรือไตรมาส โดยระบุรายได้ทั้งหมดที่บริษัทได้รับ คือรายได้จากการขายสินค้าหรือบริการ และรายได้อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
รวมถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่บริษัทต้องจ่าย เช่น ค่าใช้จ่ายในการผลิต ค่าใช้จ่ายการตลาด ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ค่าใช้จ่ายในการบริหาร ฯลฯ จากนั้นจะคำนวณหารายได้สุทธิ หรือกำไร/ขาดทุนที่ได้หลังจากหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดออกจากรายได้ทั้งหมด
งบกำไรขาดทุนช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น ผู้ลงทุนหรือเจ้าของธุรกิจ เข้าใจถึงสถานะการเงินของบริษัท ว่าสถานะการเงินของบริษัทเป็นอย่างไร ซึ่งสามารถนำข้อมูลในงบกำไรขาดทุนมาใช้ในการวิเคราะห์และการตัดสินใจทางธุรกิจต่าง ๆ ได้ เช่น การวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำกำไร การวิเคราะห์แนวโน้มการเติบโต หรือการวิเคราะห์ศักยภาพในการขยายธุรกิจในอนาคต
บางบริษัทที่มีขนาดใหญ่จะมีนักบัญชีประจำองค์กรอยู่แล้ว แต่ว่าก็มีอีกหลายบริษัทที่ใช้บริการสำนักงานบัญชีในการทำงานบัญชีในส่วนนี้ให้ โดยทุกๆรอบระยะเวลาบัญชี ก็จะต้องมีการส่งงบการเงินให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยบริษัทที่ใช้บริการสำนักงานบัญชี ทางสำนักงานบัญชีก็จะต้องส่งข้อมูลงบต่าง ๆ มาให้ทางบริษัทตรวจสอบความถูกต้องก่อนเสมอๆ
ดังนั้นในบทความนี้จะมีแนะนำการตรวจสอบรายการในงบกำไรขาดทุนว่ารายการไหนบ้างที่เราต้องทำการตรวจสอบเป็นพิเศษ เพื่อเป็น guideline หรือแนวทางในการตรวจสอบ
ตรวจสอบรายการในงบกำไรขาดทุนก่อนปิดบัญชี
งบกำไรขาดทุนจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ๆ คือ รายได้ และค่าใช้จ่าย ดังนั้นส่วนที่ผู้ตรวจสอบรายการเหล่านี้จะต้องตรวจสอบคือ
1. Staement ของทุกธนาคารที่บริษัทใช้รับเงินหรือจ่ายเงินออก โดยสามารถขอได้ที่ธนาคาร แนะนำให้ขอตามรอบระยะเวลาบัญชีของบริษัทนั้น ๆ เช่น รอบ มกราคม - ธันวาคม หรือ ตุลาคม - กันยายน
2. ตรวจสอบข้อมูลรายได้ตามรอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท และรายได้อื่นๆด้วย ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบจากเอกสาร หรือในระบบ ERP หรืออาจจะตรวจสอบจากการยื่น ภ.พ.30 ประจำเดือน หรือสามารถตรวจสอบได้จาก Staement ธนาคาร
3. ตรวจสอบข้อมูลค่าใช้จ่ายตามรอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท โดยข้อมูลค่าใช้จ่ายของบริษัทรอาจมีเยอะมาก แนะนำให้ตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกเดือนก่อน เช่น เงินเดือนพนักงาน ค้างจ้าง ค่าสาธารณูปโภคตต่างๆ การเบิกเงินสดย่อย(ถ้ามี) และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นบ้างในบางครั้ง เช่น ค่าใช้จ่ายในการซื้อสินทรัพย์เข้ามาใช้ในองค์กร หรือประกันสุขภาพ เป็นต้น หรือสามารถตรวจสอบควบคู่กับ Staement ธนาคารด้วยก็ได้
4. ตรวจสอบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ประจำปี ให้ตรวจสอบว่าในรอบระยะเวลานั้นมีการซื้อสินทรัพย์อะไรเข้ามาบ้าง และค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์เป็นเท่าไหร่
หากบริษัทที่มีการจ้างสำนักงานบัญชีอยู่แล้วก็จะประหยัดเวลาในการรวบรวมข้อมูลเพราะว่าก่อนปิดงบทางสำนักงานบัญชีก็จะส่งข้อมูลงบการเงินทั้งหมดมาให้องค์กรตรวจสอบความถูกต้องก่อนเสมอ สำหรับนักบัญชีมือใหม่ในบริษัทก็สามารถตรวจสอบข้อมูลบัญชีตามที่แนะนำไว้ข้างต้นได้เลย โดยข้อมูลที่แนะนำจะเป็นเพียง guideline หรือแนวทางในการตรวจสอบเท่านั้น ซึ่งจะเหมาะสำหรับธุรกิจ SMEs หากเป็นธุรกิจที่ใหญ่ขึ้นก็จะต้องมีการตรวจสอบข้อมูลที่มากขึ้น เนื่องจากธุรกิจทีมีขนาดใหญ่ข้อมูลทางบัญชีก็จะมีจำนวนมากตามขนาดของกิจการนั่นเอง
บทความโดย MDSoft