ไฟล์ที่เปิดใน Excel ได้ไม่ได้แปลว่าพร้อมนำส่ง SWC ต้องตรวจทั้งโครงสร้างตามแบบภาษีและความสัมพันธ์กับรายการจ่ายในบัญชี บทความนี้ช่วยวางตารางจับคู่ข้อมูลก่อนพัฒนา Export หรือส่งไฟล์ให้ผู้ดูแลระบบตรวจ
เลือกฟอร์แมตให้ตรงแบบและช่องทาง
เริ่มจาก หน้าฟอร์แมตกลางของกรมสรรพากร แล้วเลือก ภ.ง.ด.3/3ก หรือ ภ.ง.ด.53 ให้ตรงงาน เอกสารทั้งสองแบบที่ใช้อ้างอิงเป็น Version 2.0 ปรับปรุง 16 มิถุนายน 2568 ไม่เปลี่ยนชื่อไฟล์แบบหนึ่งเป็นอีกแบบแล้วนำส่งทันที
ต้องพิจารณาข้อมูลส่วนหัวแบบและใบแนบ รายการบังคับ ความยาว และข้อกำหนดของช่องทางที่เลือก บทความนี้ให้แนวทาง Mapping ส่วนโครงสร้างไฟล์จริงต้องยึดเอกสารฉบับเต็ม
ทำตารางจับคู่ข้อมูลก่อนเขียนโปรแกรม
| ข้อมูลที่ต้องตรวจ | แหล่งข้อมูลในองค์กร | การควบคุมที่ควรมี |
|---|---|---|
| กิจการและสาขาผู้หัก | ทะเบียนบริษัท/สาขา | ตรงกับหน่วยงานที่ลงทะเบียน |
| แบบ งวดและประเภทการยื่น | ผู้รับผิดชอบภาษี | อนุมัติก่อน Export |
| ผู้ถูกหักและเลขภาษี | ทะเบียนคู่ค้า | เก็บเลขเป็นข้อความเพื่อรักษาเลขนำหน้า |
| ข้อมูลเงินได้และวันที่จ่าย | รายการจ่ายและเอกสารอ้างอิง | ย้อนกลับไปเอกสารต้นทางได้ |
| ยอดเงินได้และยอดหัก | รายละเอียด WHT | ตรวจฐานและการปัดเศษตามที่ใช้จริง |
| จำนวนรายการและยอดรวม | รายงานควบคุมงวด | เปรียบเทียบกับใบแนบก่อนส่ง |
ควรเพิ่มคอลัมน์ชื่อฟิลด์ในเอกสารปลายทาง ผู้รับผิดชอบ และกติกาการแปลงข้อมูลในตารางงานจริง หากฟิลด์ใดไม่มีใน ERP ต้องตกลงว่าจะเพิ่มข้อมูลต้นทางหรือใช้กติกาใด ไม่ใส่ค่าเดาเพื่อให้ไฟล์ผ่าน
ตัวอย่างตรวจยอดด้วยข้อมูลสมมติ
ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นรายการตรวจภายใน ไม่ใช่ไฟล์นำส่งพร้อมใช้ และไม่ใช้วินิจฉัยอัตราภาษีของรายการจริง
| รายการสมมติ | ฐานเงินได้ | ภาษีที่ตรวจแล้ว |
|---|---|---|
| บริการ A | 10,000.00 | 300.00 |
| บริการ B | 20,000.00 | 600.00 |
| รวม 2 รายการ | 30,000.00 | 900.00 |
หากรายงานบัญชีแสดง 30,000 และ 900 บาท แต่ไฟล์มีเพียงรายการ A ให้ตรวจตัวกรองและเงื่อนไข Export ไม่แก้ยอดรวมให้ตรงรายงานโดยยังไม่ได้เพิ่มรายละเอียดที่ขาด ส่วนอัตรา 1% ต้องแยกตรวจสิทธิตาม เงื่อนไข e-Withholding Tax ปี 2569–2570.
ตรวจ 3 ชั้นก่อนนำส่ง
- ชั้นโครงสร้าง: แบบและเวอร์ชันถูก ฟิลด์บังคับครบ ลำดับและรูปแบบข้อมูลตรงข้อกำหนด
- ชั้นรายการ: คู่ค้า วันที่จ่าย ประเภทเงินได้ ฐานและภาษีตรงเอกสารต้นทาง ไม่มีรายการตกหล่นหรือซ้ำ
- ชั้นยอดรวม: จำนวนรายละเอียด ยอดเงินได้และภาษีรวมตรงกับรายงานที่ผู้ตรวจรับรอง
ไฟล์ผ่านการตรวจรูปแบบยังอาจมีข้อมูลผิดคน ผิดงวด หรือผิดฐานได้ จึงต้องมีผู้ตรวจเนื้อหาภาษีแยกจากผู้ตรวจไฟล์ และเก็บไฟล์รุ่นที่อนุมัติกับผลตรวจไว้คู่กัน
ปัญหาที่ควรแก้จากต้นทาง
- เลขภาษีถูกโปรแกรมตารางคำนวณเปลี่ยนรูปแบบหรือเลขนำหน้าหาย
- ตั้งตัวกรองจากวันที่ใบแจ้งหนี้แทนเงื่อนไขรายการจ่ายที่บัญชีต้องใช้
- รวมบริษัทหรือสาขาโดยไม่ตรงข้อกำหนด
- แก้ชื่อหรือยอดในไฟล์ปลายทางแต่ไม่แก้ข้อมูลหลัก
- Export ซ้ำโดยไม่มีเลขรุ่นและผู้อนุมัติ
MDERP มีข้อมูลความสามารถ WHT และการ Export สำหรับ RD Prep ตามโมดูล แต่การเตรียมไฟล์ SWC ต้องเทียบปลายทางเพิ่ม อ่าน ขอบเขตระบบบัญชีไทย MDERP และให้ทีมระบบประเมิน Mapping ก่อนใช้งานจริง
คำถามที่พบบ่อย
ใช้ CSV ของ RD Prep แทนไฟล์ SWC ได้เลยไหม
ต้องเทียบโครงสร้างก่อน นามสกุลเดียวกันไม่ได้รับรองฟิลด์และรูปแบบที่ตรงกัน
ควรแก้ไฟล์หรือแก้ ERP
หากเป็นข้อมูลธุรกิจที่ผิด ควรแก้ข้อมูลต้นทางและ Export ใหม่ตามขั้นตอนอนุมัติ ส่วนข้อผิดพลาดจากตัวแปลงไฟล์ให้แก้กติกาที่โปรแกรม
ใช้ตัวอย่างนี้นำส่งได้หรือไม่
ไม่ได้ ตัวอย่างมีไว้ตรวจหลักคิดเรื่องยอด ไม่มีโครงสร้างและข้อมูลครบสำหรับการนำส่ง
ปรึกษาแนวทางระบบกับ MDSoft
ส่งตัวอย่างโครงสร้าง Export ที่ปกปิดข้อมูลแล้ว พร้อมแบบภาษีและรายงานควบคุมยอด ให้ MDSoft ประเมินส่วนที่ใช้โมดูลได้และส่วนที่ต้องพัฒนาตัวแปลงข้อมูล ดูบริการ MDSoft Odoo Service หรือ ติดต่อทีม MDSoft โทร. 081-6198579
แหล่งข้อมูลและบทความที่เกี่ยวข้อง
- ฟอร์แมตกลาง ภ.ง.ด.3 และ 3ก Version 2.0
- ฟอร์แมตกลาง ภ.ง.ด.53 Version 2.0
- หน้ารวมฟอร์แมตและตัวอย่างทางการ
ระบบบัญชีไทย Odoo / MDERP | ภ.ง.ด. คืออะไร | แบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายและการนำส่ง
ตรวจสอบข้อมูลวันที่ 18 ตุลาคม 2569 คู่มือปฏิบัติงานต้องเทียบกับรุ่นโปรแกรมที่ใช้อยู่ ส่วนอัตราภาษีต้องพิจารณาเงื่อนไขของรายการจริง