ซื้อ Microsoft 365 / SaaS ต่างประเทศ ต้องยื่น ภ.พ.36 ไหม?
ทุกวันนี้ธุรกิจจำนวนมากไม่ได้ซื้อโปรแกรมแบบติดตั้งลงเครื่องเหมือนในอดีต แต่เปลี่ยนมาใช้ Software as a Service (SaaS) หรือซอฟต์แวร์แบบ Subscription มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น Microsoft 365, Google Workspace, Adobe Creative Cloud, Zoom, Canva, Cloud หรือระบบออนไลน์จากผู้ให้บริการต่างประเทศ ซึ่งช่วยให้บริษัทเริ่มใช้งานได้ง่ายและไม่ต้องลงทุนซื้อซอฟต์แวร์แบบถาวร
แต่เมื่อถึงขั้นตอนบันทึกบัญชี หลายบริษัทอาจเริ่มมีคำถามว่า ถ้าซื้อ Software จากต่างประเทศ ต้องเสีย VAT หรือไม่? หรือ ต้องยื่น ภ.พ.36 หรือเปล่า? โดยเฉพาะกรณีที่ใบแจ้งหนี้ออกเป็นสกุลเงินต่างประเทศ หรือมีการชำระเงินผ่านบัตรเครดิตและระบบออนไลน์ ทำให้ไม่แน่ใจว่าภาษีมูลค่าเพิ่มควรจัดการอย่างไร
ประเด็นสำคัญไม่ได้อยู่ที่ว่าเป็น Microsoft 365 หรือ SaaS ตัวไหน แต่ต้องพิจารณาว่าเป็นการ ซื้อบริการจากผู้ประกอบการในต่างประเทศและนำบริการนั้นมาใช้ในประเทศไทยหรือไม่ รวมถึงสถานะของผู้ใช้บริการในประเทศไทยด้วย ซึ่งมีผลต่อการพิจารณาหน้าที่ในการนำส่ง VAT และการยื่น ภ.พ.36 ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร
ซื้อ Microsoft 365 จากต่างประเทศถือเป็นบริการที่ใช้ในประเทศไทยหรือไม่?
Microsoft 365 เป็นบริการแบบ Subscription ที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงโปรแกรมและบริการต่าง ๆ ผ่านระบบออนไลน์ เช่น Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบน Cloud โดย Microsoft ระบุราคาสำหรับ Microsoft 365 Business ในประเทศไทยเป็นราคาที่ไม่รวมภาษีในหน้าข้อมูลผลิตภัณฑ์บางรายการด้วย
ในมุมของภาษี สิ่งที่ต้องพิจารณาคือต้องดูลักษณะของบริการและสถานที่ที่นำบริการไปใช้ด้วย กรมสรรพากรมีหลักเกณฑ์ตามมาตรา 83/6 ว่า เมื่อมีการชำระค่าบริการให้แก่ผู้ประกอบการที่ให้บริการจากต่างประเทศ และมีการใช้บริการนั้นในประเทศไทย ผู้จ่ายเงินอาจมีหน้าที่นำส่ง VAT ที่ผู้ให้บริการมีหน้าที่ต้องเสีย โดยกรณีบริการทางอิเล็กทรอนิกส์นั้น มาตรา 83/6(2)(ก) ระบุถึงกรณีผู้ใช้บริการเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ไว้โดยเฉพาะ
ดังนั้น หากบริษัทในประเทศไทยซื้อบริการ SaaS จากต่างประเทศแล้วนำบริการมาใช้ในการดำเนินธุรกิจในประเทศไทย เช่น ใช้ Microsoft 365 สำหรับอีเมลบริษัท การจัดทำเอกสาร การประชุมออนไลน์ หรือการทำงานร่วมกันภายในองค์กร จึงควรตรวจสอบว่าธุรกรรมนั้นเข้าหลักเกณฑ์ของการใช้บริการจากต่างประเทศในประเทศไทยหรือไม่ ก่อนตัดสินใจว่าจะต้องยื่น ภ.พ.36 หรือไม่
แล้วกรณีซื้อ SaaS ต่างประเทศ ต้องยื่น ภ.พ.36 ทุกกรณีหรือไม่?
ไม่ควรเหมารวมว่าซื้อ SaaS จากต่างประเทศแล้วต้องยื่น ภ.พ.36 ทุกกรณี เพราะต้องพิจารณารายละเอียดของผู้ให้บริการ ผู้ใช้บริการ ประเภทของบริการ และการนำบริการมาใช้ในประเทศไทยประกอบกัน
สำหรับกรณี บริการทางอิเล็กทรอนิกส์จากต่างประเทศ กรมสรรพากรอธิบายไว้ว่า หากผู้ใช้บริการในประเทศไทยเป็น ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT และซื้อบริการจาก e-Service ต่างประเทศที่ไม่ได้มาจด VAT ในประเทศไทย ผู้ใช้บริการมีหน้าที่นำส่ง VAT ด้วยแบบ ภ.พ.36
จุดนี้จึงเป็นเรื่องที่ฝ่ายบัญชีควรให้ความสำคัญ เพราะคำว่า Software หรือ Subscription ไม่ได้เป็นตัวตัดสินเพียงอย่างเดียว แต่ควรดูว่าธุรกรรมที่เกิดขึ้นเข้าลักษณะเป็น บริการทางอิเล็กทรอนิกส์ และมีการใช้บริการในประเทศไทยหรือไม่ รวมถึงตรวจสอบว่าผู้ให้บริการได้ดำเนินการด้าน VAT ในประเทศไทยไว้แล้วหรือไม่
นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้จากผู้ให้บริการต่างประเทศก็ควรเก็บไว้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี โดย Microsoft เองมีระบบให้ผู้ใช้บริการธุรกิจสามารถดูหรือดาวน์โหลด Invoice ของ Microsoft 365 ได้จาก Microsoft 365 admin center พูดง่าย ๆ คือ อย่าเพิ่งดูแค่ว่าใน Invoice มีคำว่า Tax หรือ VAT หรือไม่ แต่ควรดูโครงสร้างของธุรกรรมทั้งหมดประกอบกัน
ถ้าต้องยื่น ภ.พ.36 ต้องคำนวณจากอะไร และยื่นเมื่อไหร่?
หากเข้าหลักเกณฑ์ที่บริษัทมีหน้าที่นำส่ง VAT ตามมาตรา 83/6(2) โดยทั่วไปจะต้องนำส่ง VAT ที่เกี่ยวข้องกับค่าบริการให้กรมสรรพากรผ่านแบบ ภ.พ.36 กรมสรรพากรมีตัวอย่างแนววินิจฉัยกรณีจ่ายค่าบริการให้บริษัทต่างประเทศและมีการใช้บริการในประเทศไทย โดยระบุให้ผู้จ่ายเงินนำส่ง VAT ในอัตรา 7% ของค่าบริการ และยื่นแบบ ภ.พ.36 ตามกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง
อีกประเด็นที่ต้องระวังคือ ช่วงเวลาที่ถือว่าความรับผิดในการเสีย VAT เกิดขึ้น เพราะไม่ใช่เรื่องที่ควรนำวันที่ออก Invoice มาใช้ตัดสินโดยอัตโนมัติเสมอไป กรมสรรพากรมีแนววินิจฉัยว่า ในกรณีบริการจากต่างประเทศที่นำมาใช้ในประเทศไทย ความรับผิดอาจเกิดขึ้นเมื่อมีการชำระค่าบริการทั้งหมดหรือบางส่วน ดังนั้นฝ่ายบัญชีควรตรวจสอบวันที่ชำระเงินจริงประกอบการยื่นแบบด้วย
สำหรับกำหนดเวลา กรมสรรพากรระบุหลักเกณฑ์สำหรับ ภ.พ.36 ว่าให้ยื่นภายใน 7 วันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่จ่ายเงิน ในกรณีที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายค่าบริการให้ผู้ประกอบการต่างประเทศ ทั้งนี้ควรตรวจสอบวิธีและกำหนดเวลาที่ใช้กับธุรกรรมของบริษัทอีกครั้งก่อนยื่นแบบ
ตัวอย่าง
สมมติบริษัทในประเทศไทยสมัครใช้บริการ Microsoft 365 Business จากผู้ให้บริการต่างประเทศ และมีค่าบริการตามรอบ Subscription จากนั้นบริษัทนำ Microsoft 365 มาใช้ในการทำงานของพนักงานในประเทศไทย
สิ่งที่ฝ่ายบัญชีควรตรวจสอบ ได้แก่
- ผู้ให้บริการที่ออก Invoice อยู่ในประเทศไทยหรืออยู่ต่างประเทศ
- บริการดังกล่าวเป็นบริการทางอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่
- บริษัทผู้ใช้บริการจดทะเบียน VAT ในประเทศไทยหรือไม่
- มีการนำบริการมาใช้ในประเทศไทยหรือไม่
- ผู้ให้บริการได้เรียกเก็บหรือดำเนินการ VAT ในประเทศไทยแล้วหรือไม่
- วันที่ชำระค่าบริการคือวันใด
- ธุรกรรมดังกล่าวมีหน้าที่นำส่ง VAT ด้วย ภ.พ.36 หรือไม่
Microsoft 365, Google Workspace, Adobe หรือ SaaS อื่น ๆ หลักการเหมือนกันไหม?
ในเชิงหลักการ สามารถนำแนวคิดเดียวกันไปใช้พิจารณาบริการ SaaS จากต่างประเทศประเภทอื่นได้ เช่น Google Workspace, Adobe Creative Cloud, Zoom, Canva, Cloud Service หรือ Software Subscription แต่ไม่ได้หมายความว่าทุกบริการจะมีภาระภาษีเหมือนกันทั้งหมด สิ่งที่ควรพิจารณาคือ ใครเป็นผู้ให้บริการ ใครเป็นผู้ใช้บริการ บริการคืออะไร ใช้ที่ไหน และผู้ให้บริการจัดการ VAT ในประเทศไทยอย่างไร ซึ่งเป็นรายละเอียดของแต่ละธุรกรรม
กรมสรรพากรเองก็มีคำสั่งและแนววินิจฉัยที่แยกกรณีบริการจากต่างประเทศที่มีการใช้บริการในประเทศไทยออกจากกรณีที่บริการนั้นไม่ได้ถูกนำมาใช้ในประเทศไทย โดยในกรณีหลัง ผู้จ่ายเงินอาจไม่มีหน้าที่นำส่ง VAT ด้วย ภ.พ.36
เพราะฉะนั้น หากบริษัทมีค่าใช้บริการจากต่างประเทศหลายรายการ การจัดทำ Tax Mapping หรือการกำหนดประเภทภาษีให้กับค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท จะช่วยให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบได้ง่ายขึ้น เช่น แยก Software Subscription, Cloud Service, Advertising, Consulting หรือบริการออนไลน์ประเภทอื่นออกจากกัน และกำหนดแนวทางด้าน VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้เหมาะสมกับแต่ละรายการ
สรุป
คำตอบคือ อาจต้องยื่น ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงของธุรกรรม ไม่ใช่เพียงเพราะเป็นการซื้อ Software จากต่างประเทศ โดยเฉพาะกรณีบริษัทในประเทศไทยซื้อ Microsoft 365 หรือ SaaS จากต่างประเทศ แล้วนำบริการมาใช้ในการดำเนินธุรกิจในประเทศไทย ควรตรวจสอบสถานะ VAT ของบริษัท ประเภทของบริการ ผู้ให้บริการ และการจัดการ VAT ของผู้ให้บริการก่อน สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ที่ใช้บริการ e-Service จากต่างประเทศและเข้าเงื่อนไขตามกฎหมาย กรมสรรพากรระบุว่าผู้ใช้บริการมีหน้าที่นำส่ง VAT ผ่าน ภ.พ.36
ดังนั้น เรื่อง ภ.พ.36 สำหรับบริการต่างประเทศ จึงเป็นอีกหนึ่งประเด็นที่ควรเชื่อมโยงกับการจัดการ VAT, e-Service, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, ค่าใช้บริการต่างประเทศ และการบันทึกค่าใช้จ่ายในระบบบัญชี เพราะหากธุรกิจมีการซื้อบริการจากต่างประเทศเป็นประจำ การตรวจสอบและบันทึกภาษีให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นจะช่วยลดปัญหาเมื่อต้องจัดทำรายงานภาษีและตรวจสอบเอกสารย้อนหลังได้
ไม่ว่าจะเป็น ภ.พ.36, VAT, ภาษีจากบริการต่างประเทศ หรือการออกเอกสารทางบัญชีและภาษี การตั้งค่าระบบให้เหมาะตั้งแต่ต้นช่วยลดงาน Manual และทำให้ฝ่ายบัญชีจัดการข้อมูลได้สะดวกขึ้น Odoo By MDSoft รองรับการ Setup ระบบด้านบัญชีและภาษี พร้อมการจัดการ ภ.พ.36 และเอกสารที่เกี่ยวข้อง ให้เหมาะกับกระบวนการทำงานของธุรกิจ หากกำลังมองหาระบบ ERP ที่ช่วยจัดการงานบัญชีและภาษีได้เป็นระบบ สามารถปรึกษา MDSoft เพื่อหาแนวทางที่เหมาะกับธุรกิจของคุณได้