ทำให้สินค้าหนึ่งตัวรองรับหลายหน่วยสินค้า บน Odoo อย่างมืออาชีพ ดูง่าย เสนอขายตรงใจลูกค้า
เคยไหมคะ สินค้าตัวเดียวกัน แต่เวลาขายจริงกลับมีหลายหน่วยให้เลือก บางครั้งลูกค้าซื้อเป็นชิ้น แต่บางรายต้องการซื้อเป็นกล่อง หรือบางธุรกิจซื้อเข้าสต็อกเป็นลัง แต่เวลาขายกลับต้องตัดออกเป็นชิ้น ถ้าต้องสร้างสินค้าใหม่แยกกันทุกหน่วย ก็อาจทำให้ข้อมูลสินค้าในระบบเยอะขึ้นโดยไม่จำเป็น และยิ่งมีสินค้าหลายร้อยหลายพันรายการ การค้นหาข้อมูลและตรวจสอบ สต็อกสินค้า ก็อาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยากตามมา
นี่จึงเป็นอีกหนึ่งจุดที่ระบบ ERP อย่าง Odoo เข้ามาช่วยจัดการได้ เพราะเราสามารถกำหนดให้สินค้าหนึ่งรายการรองรับ หลายหน่วยสินค้าได้ โดยยังคงจัดการสินค้าอยู่ภายใต้ข้อมูลเดียวกัน เช่น สินค้า 1 รายการอาจมีหน่วยเป็นชิ้น, กล่อง และลัง ซึ่งช่วยให้ฝ่ายขายสามารถเลือกหน่วยที่เหมาะกับลูกค้าได้ โดยไม่ต้องสร้าง Product ใหม่ซ้ำไปซ้ำมา และเมื่อข้อมูลสินค้าและการขายอยู่ในระบบเดียวกัน การกำหนดหน่วยสินค้าให้เหมาะกับรูปแบบการขายตั้งแต่ต้น ก็จะช่วยให้การทำงานของฝ่ายขายและฝ่ายคลังเป็นระบบมากขึ้น ทั้งยังลดความสับสนจากการสร้างสินค้าแยกกันหลายรายการเพียงเพราะใช้หน่วยต่างกัน
ทำไมสินค้าหนึ่งตัวควรรองรับหลายหน่วยสินค้า
ลองนึกภาพธุรกิจที่ขายน้ำดื่ม สินค้าหนึ่งรายการมีการซื้อเข้ามาเป็นลัง แต่ฝ่ายขายสามารถขายให้ลูกค้าได้ทั้งแบบลังและแบบขวด ถ้าเราแยกเป็น น้ำดื่ม 1 ขวด/น้ำดื่ม 1 ลัง/น้ำดื่ม 10 ลัง เป็นคนละ Product ทั้งหมด ระบบก็จะมองว่าเป็นสินค้าคนละรายการ ทั้งที่จริง ๆ แล้วเป็นสินค้าเดียวกัน เพียงแต่มี หน่วยในการซื้อหรือขายแตกต่างกัน
การกำหนดหลายหน่วยให้กับสินค้า จึงช่วยให้การจัดการข้อมูลเป็นระบบมากขึ้น เช่น กำหนดหน่วยหลักเป็นชิ้น แล้วกำหนดหน่วยอื่นที่อยู่ในหมวดเดียวกัน เช่น กล่อง หรือ ลัง พร้อมระบุอัตราการแปลงหน่วยตามรูปแบบการขายจริง
ตัวอย่างเช่น สินค้า น้ำดื่ม
- หน่วยหลัก: ชิ้น
- 1 กล่อง = 12 ชิ้น
- 1 ลัง = 24 ชิ้น
เมื่อลูกค้าต้องการซื้อ 2 ลัง ฝ่ายขายก็สามารถเลือกหน่วย ลัง ในรายการขายได้ โดยไม่จำเป็นต้องสร้างสินค้าใหม่ชื่อ น้ำดื่ม 2 ลัง ขึ้นมาอีกหนึ่งรายการ
Step by Step ตั้งค่าหลายหน่วยสินค้าใน Odoo
ก่อนใช้งานฟังก์ชัน Units of Measure ต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้องในระบบก่อน จากนั้นจึงกำหนดหน่วยสินค้าและนำไปผูกกับ Product ที่ต้องการ
- เข้าเมนู Inventory > Configuration > Units & Packagings เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ระบบจะสามารถจัดการหน่วยวัดและการแปลงหน่วยของสินค้าได้
- ตรวจสอบหรือสร้างหน่วยสินค้า เข้าเมนูสำหรับจัดการ Units & Packagings จากนั้นตรวจสอบหน่วยที่ต้องการใช้งาน หรือสร้างหน่วยนับใหม่ เช่น Units / ชิ้น, Box / กล่อง, Dozen / โหล, Carton / ลัง สิ่งสำคัญคือหน่วยที่ต้องการนำมาใช้ร่วมกันควรอยู่ใน UoM Category เดียวกัน เพราะระบบจะใช้หมวดเดียวกันในการคำนวณและแปลงหน่วย ตัวอย่างเช่น หากสินค้าหลักเป็นชิ้น และต้องการขายเป็นกล่อง ก็ต้องกำหนดความสัมพันธ์ของหน่วยให้ชัดเจน เช่น 1 กล่อง = 12 ชิ้น
- เข้าไปที่ข้อมูลสินค้า Inventory > Products > Products แล้วเลือกสินค้าที่ต้องการตั้งค่า จากนั้นตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับหน่วยสินค้า และกำหนดหน่วยหลักที่ต้องการใช้สำหรับการจัดการสินค้า และกำหนดหน่วยสำหรับการซื้อหรือขายตามลักษณะการทำงานของธุรกิจจากสูตรการคำนวณ
ทดลองใช้งานจริงในการเสนอขาย
หลังจากตั้งค่าหน่วยสินค้าเรียบร้อยแล้ว ลองสร้าง ใบเสนอราคา เพื่อทดสอบการใช้งานจริง โดยเพิ่มสินค้าที่ตั้งค่าไว้ แล้วตรวจสอบว่าหน่วยที่ต้องการสามารถเลือกใช้งานในรายการขายได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น สินค้าน้ำดื่ม สามารถเสนอขายได้ทั้งแบบขวด แพ็ค ฝ่ายขายจึงเลือกหน่วยให้เหมาะกับความต้องการของลูกค้าได้ โดยไม่ต้องสร้าง Product ใหม่ทุกครั้ง
ตั้งค่าครั้งเดียว แต่ช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน
ประโยชน์ของการใช้หลายหน่วยสินค้าไม่ได้มีแค่เรื่องความสะดวกตอนสร้างใบเสนอราคาเท่านั้น แต่ยังช่วยลดการสร้าง Product ซ้ำ และทำให้ทีมงานมองเห็นข้อมูลสินค้าได้ง่ายขึ้น ฝ่ายขายสามารถเลือกหน่วยที่ลูกค้าต้องการได้ ขณะที่ฝ่ายคลังสินค้าก็สามารถบริหารจำนวนสินค้าโดยอ้างอิงหน่วยที่กำหนดไว้ ทำให้ข้อมูลสินค้าและการขายสอดคล้องกันมากขึ้น ตรงนี้คือข้อดีของการใช้ ERP เพราะข้อมูลไม่ได้แยกกันอยู่เป็นส่วน ๆ แต่เชื่อมโยงตั้งแต่ สินค้า > สต็อก > การขาย ทำให้แต่ละฝ่ายทำงานต่อจากข้อมูลชุดเดียวกันได้
อย่างไรก็ตาม ก่อนนำไปใช้งานจริง ควรออกแบบโครงสร้างหน่วยสินค้าให้ตรงกับการทำงานของบริษัทเสียก่อน เช่น หน่วยหลักคืออะไร ซื้อเข้าด้วยหน่วยไหน ขายด้วยหน่วยไหน และแต่ละหน่วยมีอัตราแปลงเท่าไร เพราะหากกำหนดตั้งแต่ต้นไม่ชัดเจน อาจทำให้ยอดสต็อกหรือข้อมูลการขายคลาดเคลื่อนได้
สรุป
การทำให้สินค้าหนึ่งรายการรองรับหลายหน่วยใน Odoo เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยให้ธุรกิจจัดการ ข้อมูลสินค้าและสต็อกได้เป็นระบบมากขึ้น โดยเฉพาะธุรกิจที่สินค้าหนึ่งตัวสามารถซื้อหรือขายได้หลายรูปแบบ เช่น ชิ้น กล่อง โหล หรือลัง ฝ่ายขายไม่จำเป็นต้องสร้าง Product ซ้ำเพียงเพราะหน่วยขายแตกต่างกัน ที่สำคัญ เมื่อโครงสร้างสินค้าและหน่วยถูกตั้งค่าอย่างเหมาะสม ข้อมูลก็สามารถนำไปใช้ต่อในขั้นตอน ใบเสนอราคา > ใบสั่งขาย > การจัดการสต็อก ได้อย่างเป็นระบบ
เพราะสุดท้ายแล้ว ERP ที่ดีควรช่วยให้คนในแต่ละฝ่ายใช้ข้อมูลชุดเดียวกันและทำงานต่อกันได้อย่างราบรื่น ตั้งแต่ฝ่ายขายที่ต้องการเสนอสินค้าให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า ไปจนถึงฝ่ายคลังและฝ่ายบัญชีที่ต้องใช้ข้อมูลชุดเดียวกันในการทำงานต่อ ดังนั้น หากธุรกิจของคุณมีปัญหาสินค้าซ้ำหลายรายการ สต็อกดูยาก หรือฝ่ายขายต้องสร้างสินค้าใหม่ทุกครั้งที่ลูกค้าต้องการซื้อคนละหน่วย การจัดโครงสร้าง Product + Units & Packagings ให้เหมาะสมตั้งแต่ต้น อาจเป็นอีกหนึ่งจุดเล็ก ๆ ที่ช่วยทำให้การทำงานบน Odoo ง่ายขึ้นได้มากกว่าที่คิด