เพิ่มข้อมูลคู่ค้าได้ง่ายขึ้นด้วย Tax ID ฟีเจอร์ช่วยดึงข้อมูลอัตโนมัติใน MDERP
การเพิ่มข้อมูลลูกค้าหรือ Supplier เข้าสู่ระบบ ERP เป็นงานที่หลายธุรกิจต้องทำอยู่เป็นประจำ แต่ในแต่ละครั้งอาจต้องกรอกข้อมูลหลายส่วน ทั้งชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และข้อมูลติดต่ออื่น ๆ หากต้องเพิ่มคู่ค้าหลายราย การกรอกข้อมูลทีละช่องด้วยตัวเองก็อาจใช้เวลามาก และยังมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ข้อมูลได้
เพื่อช่วยลดขั้นตอนเหล่านี้ MDERP มีฟีเจอร์สำหรับดึงข้อมูลคู่ค้าด้วยเลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือ Tax ID เพียงกรอกเลข Tax ID ให้ครบ 13 หลัก ระบบสามารถดึงชื่อและที่อยู่ของคู่ค้าขึ้นมาให้อัตโนมัติ ทำให้การเพิ่มข้อมูลคู่ค้าสะดวกและรวดเร็วขึ้น โดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ข้อมูลเดิมซ้ำ ๆ
ปัญหาที่เจอเมื่อต้องเพิ่มข้อมูลคู่ค้าด้วยตัวเอง
แม้การเพิ่มข้อมูลลูกค้าหรือ Supplier จะเป็นงานที่ดูไม่ซับซ้อน แต่ในแต่ละวันทีมงานอาจต้องเพิ่มข้อมูลคู่ค้าหลายราย และแต่ละรายก็มีรายละเอียดที่ต้องกรอกหลายช่อง ตั้งแต่ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ไปจนถึงข้อมูลติดต่อ เมื่อข้อมูลมีหลายส่วน การกรอกด้วยตัวเองจึงอาจใช้เวลามากกว่าที่คิด โดยเฉพาะกรณีที่ต้องคัดลอกข้อมูลจากเอกสาร ใบกำกับภาษี หรือข้อมูลที่ลูกค้าส่งมา แล้วนำมากรอกในระบบทีละช่อง
อีกปัญหาที่อาจเกิดขึ้นคือ การกรอกข้อมูลผิดพลาด เช่น ชื่อบริษัทสะกดไม่ตรง ที่อยู่ตกหล่น หรือพิมพ์ตัวเลขบางส่วนผิด ซึ่งบางครั้งความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจทำให้ต้องกลับมาแก้ไขข้อมูลภายหลัง และหากข้อมูลถูกนำไปใช้ต่อกับเอกสารขาย จัดซื้อ หรือเอกสารทางบัญชี ก็อาจทำให้ต้องตรวจสอบกันหลายขั้นตอน สำหรับธุรกิจที่มีคู่ค้าจำนวนมาก งานลักษณะนี้จึงกลายเป็นงานที่ต้องทำซ้ำอยู่เรื่อย ๆ และใช้เวลาของทีมงานไปกับการกรอกข้อมูล แทนที่จะนำเวลาไปใช้กับงานอื่นที่สำคัญกว่า
MDERP ช่วยลดขั้นตอนด้วยการดึงข้อมูลจาก Tax ID
เพื่อแก้ปัญหาเรื่องการกรอกข้อมูลคู่ค้า MDERP มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถดึงข้อมูลพื้นฐานของคู่ค้าได้จาก เลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือ Tax ID แทนที่จะต้องเริ่มจากการพิมพ์ชื่อและที่อยู่ด้วยตัวเอง ผู้ใช้งานเพียงระบุเลข Tax ID ให้ครบ 13 หลัก จากนั้นระบบจะช่วยค้นหาและดึงข้อมูลชื่อและที่อยู่ของคู่ค้าขึ้นมาให้อัตโนมัติ วิธีนี้ช่วยลดงานที่ต้องกรอกซ้ำ ๆ และทำให้ขั้นตอนการเพิ่มข้อมูลคู่ค้ากระชับขึ้น ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบข้อมูลที่ระบบดึงมา แล้วเติมรายละเอียดอื่น ๆ ที่จำเป็นได้ต่อทันที
Tax ID ช่วยดึงข้อมูลคู่ค้าได้อย่างไร?
การทำงานของฟีเจอร์นี้ไม่ซับซ้อน เพียงเริ่มจากการสร้างข้อมูลคู่ค้าใหม่ แล้วระบุ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (Tax ID) ให้ครบ 13 หลัก จากนั้นระบบจะนำเลขดังกล่าวไปใช้สำหรับค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เมื่อระบบพบข้อมูลแล้ว ชื่อและที่อยู่ของคู่ค้าจะถูกดึงมาแสดงในแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้งานจึงสามารถตรวจสอบข้อมูลและกรอกข้อมูลส่วนอื่นเพิ่มเติมได้ตามต้องการ เช่น เบอร์โทรศัพท์ อีเมล หรือข้อมูลผู้ติดต่อ
วิธีนี้ช่วยเปลี่ยนจากการที่ผู้ใช้งานต้องเริ่มกรอกข้อมูลทุกช่องด้วยตัวเอง มาเป็นการให้ระบบช่วยจัดเตรียมข้อมูลพื้นฐานให้ก่อน แล้วผู้ใช้งานค่อยเติมรายละเอียดที่จำเป็นเพิ่มเติม ทำให้ขั้นตอนการสร้างข้อมูลคู่ค้ากระชับขึ้น
รองรับทั้งข้อมูลลูกค้าและ Supplier
ฟีเจอร์ดึงข้อมูลด้วย Tax ID สามารถนำไปใช้กับการจัดการข้อมูลคู่ค้าได้ทั้งฝั่ง ลูกค้าและผู้จัดจำหน่าย (Supplier) หากต้องการเพิ่มข้อมูลลูกค้า สามารถเข้าใช้งานผ่านเมนู Sales ส่วนข้อมูล Supplier สามารถเพิ่มผ่านเมนู Purchase โดยหลักการทำงานยังคงเหมือนกัน คือระบุ Tax ID ให้ครบ 13 หลัก แล้วให้ระบบช่วยดึงข้อมูลชื่อและที่อยู่ขึ้นมา สำหรับธุรกิจที่มีทั้งการขายและการจัดซื้อ การมีตัวช่วยในลักษณะนี้จะช่วยให้ทีมงานจัดการข้อมูลคู่ค้าได้สะดวกขึ้น และลดเวลาที่ต้องใช้กับงานกรอกข้อมูลซ้ำ ๆ ในแต่ละส่วน
ลดงานกรอกข้อมูล เพิ่มความสะดวกในการทำงาน
ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดของฟีเจอร์นี้คือ ช่วยลดเวลาในการเพิ่มข้อมูลคู่ค้า เพราะผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องพิมพ์ชื่อและที่อยู่เองทั้งหมด เพียงมีเลข Tax ID ก็สามารถใช้เป็นข้อมูลตั้งต้นในการค้นหาได้ อีกส่วนหนึ่งคือการช่วยลดโอกาสการกรอกข้อมูลผิดจากการพิมพ์ด้วยมือ เพราะระบบจะช่วยดึงข้อมูลมาให้ ทำให้ผู้ใช้งานไม่ต้องคัดลอกหรือพิมพ์ข้อมูลเดิมซ้ำหลายครั้ง
เมื่อข้อมูลคู่ค้าถูกจัดเก็บในระบบได้สะดวกขึ้น ก็ช่วยให้ทีมงานสามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อกับกระบวนการอื่น ๆ เช่น การขาย การจัดซื้อ การออกเอกสาร หรือการจัดการข้อมูลทางบัญชีได้ง่ายขึ้น
จัดการข้อมูลคู่ค้าได้ง่ายขึ้นด้วยระบบ ERP
ข้อมูลลูกค้าและ Supplier ถือเป็นข้อมูลพื้นฐานที่เชื่อมโยงกับหลายกระบวนการในระบบ ERP หากข้อมูลเริ่มต้นถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ก็ช่วยให้การทำงานในขั้นตอนอื่นต่อเนื่องได้ง่ายขึ้น ฟีเจอร์ดึงข้อมูลคู่ค้าด้วย Tax ID ใน MDERP จึงไม่ได้ช่วยแค่เรื่องการลดเวลาการกรอกข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยที่ทำให้การจัดการข้อมูลคู่ค้าเป็นเรื่องที่สะดวกขึ้นสำหรับผู้ใช้งาน โดยเฉพาะธุรกิจที่มีคู่ค้าจำนวนมากและต้องเพิ่มข้อมูลใหม่อยู่เป็นประจำ การให้ระบบช่วยจัดการงานที่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ ๆ จึงช่วยให้ทีมงานมีเวลาไปโฟกัสกับงานส่วนอื่นได้มากขึ้น และทำให้การทำงานภายในระบบ ERP คล่องตัวกว่าเดิม
สรุป
การเพิ่มข้อมูลคู่ค้าไม่จำเป็นต้องเป็นงานที่ต้องกรอกข้อมูลจำนวนมากด้วยตัวเองอีกต่อไป เพราะ MDERP มีฟีเจอร์ดึงข้อมูลคู่ค้าด้วย Tax ID ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานเพียงระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก จากนั้นระบบจะช่วยดึงชื่อและที่อยู่ของคู่ค้าขึ้นมาให้อัตโนมัติ
ฟีเจอร์นี้ช่วยลดขั้นตอน ลดเวลา และลดโอกาสผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ พร้อมรองรับการเพิ่มข้อมูลทั้งลูกค้าและ Supplier ทำให้การจัดการข้อมูลคู่ค้าในระบบ ERP สะดวกและเป็นระบบมากขึ้น โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจที่ต้องจัดการข้อมูลคู่ค้าจำนวนมากในแต่ละวัน
หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาระบบ ERP ที่ช่วยลดขั้นตอนการทำงานและจัดการข้อมูลต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น สามารถติดต่อทีมงาน MDSoft เพื่อสอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับ MDERP และฟีเจอร์ที่เหมาะกับการใช้งานของธุรกิจได้ค่ะ