เตรียมแบบ ภ.ง.ด.51 ครึ่งปีนี้ ไม่ต้องงมหาเอกสารอีกต่อไป ถ้าใช้ Odoo ERP MDERP
พอถึงช่วงที่ต้องเตรียมยื่น ภ.ง.ด.51 หลายบริษัทอาจไม่ได้กังวลแค่เรื่อง ต้องคำนวณภาษีเท่าไหร่ แต่สิ่งที่ทำให้ฝ่ายบัญชีเหนื่อยกว่าคือการย้อนกลับไปตามหาข้อมูลที่เกิดขึ้นตลอดช่วงครึ่งปีที่ผ่านมา เพราะกว่าจะรวบรวมรายได้ ค่าใช้จ่าย เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีรวมถึงตรวจสอบว่ายอดต่าง ๆ ตรงกันหรือไม่ ก็ใช้เวลาไปไม่น้อย
ลองนึกภาพง่าย ๆ ว่า ฝ่ายบัญชีต้องเปิดไฟล์ Excel หลายชุด ค้นหาใบกำกับภาษีจากอีเมล ไล่ดูเอกสารค่าใช้จ่ายในโฟลเดอร์ต่าง ๆ เช็กยอดเงินฝากธนาคาร แล้วกลับมาเทียบกับข้อมูลในบัญชีอีกครั้ง หากข้อมูลแต่ละส่วนถูกเก็บแยกกัน การเตรียม ภ.ง.ด.51 ครึ่งปี ก็อาจกลายเป็นงานที่ต้องใช้ทั้งเวลาและความละเอียดสูง
แต่ถ้าบริษัทมี ERP (Enterprise Resource Planning) ที่จัดเก็บข้อมูลธุรกิจไว้เป็นระบบตั้งแต่ต้น การเตรียมข้อมูลสำหรับงานบัญชีและภาษีก็สามารถทำได้ง่ายขึ้น เพราะข้อมูลจากฝ่ายขาย ซื้อสินค้า ค่าใช้จ่าย การรับ-จ่ายเงิน และการบันทึกบัญชีสามารถเชื่อมโยงกันเป็นระบบเดียว ลดปัญหาการค้นหาเอกสารแบบกระจัดกระจาย และช่วยให้การตรวจสอบข้อมูลก่อนยื่นภาษีทำได้สะดวกขึ้น
ยื่น ภ.ง.ด.51 ทีไร ทำไมต้องเสียเวลาหาเอกสาร
ภ.ง.ด.51 เป็นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีครึ่งปี ดังนั้นข้อมูลที่นำมาใช้จึงเกี่ยวข้องกับผลการดำเนินงานของบริษัทในช่วงครึ่งปี และต้องอาศัยข้อมูลทางบัญชีที่ถูกต้องและตรวจสอบได้ แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยคือ ข้อมูลไม่ได้อยู่ที่เดียวกัน ใบกำกับภาษีอาจอยู่กับฝ่ายจัดซื้อ ใบเสร็จรับเงินอยู่กับฝ่ายการเงิน รายละเอียดการขายอยู่ในระบบขาย ส่วนรายการเดินบัญชีอยู่ใน Internet Banking และข้อมูลบัญชีจริงอาจถูกบันทึกไว้อีกระบบหนึ่ง
เมื่อถึงเวลาต้องเตรียมข้อมูลภาษี ฝ่ายบัญชีจึงต้องนำข้อมูลจากหลายแหล่งมารวมกัน แล้วตรวจสอบว่า รายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินสด และเงินฝากธนาคาร สอดคล้องกับรายการทางบัญชีหรือไม่ ยิ่งธุรกิจมีรายการมากขึ้น ปัญหานี้ก็ยิ่งเห็นชัดขึ้น เพราะการทำงานแบบแยกส่วนไม่ได้เพิ่มแค่เวลาในการค้นหาเอกสาร แต่ยังเพิ่มโอกาสที่จะเกิดข้อมูลตกหล่นหรือยอดไม่ตรงกันได้ด้วย
ERP ช่วยจัดระเบียบข้อมูล ก่อนถึงขั้นตอนยื่นภาษี
จุดสำคัญของ ERP ไม่ใช่เพียงการมีหน้าจอบัญชีหรือรายงานทางการเงิน แต่คือการทำให้ข้อมูลจากแต่ละส่วนของธุรกิจเชื่อมโยงกันตั้งแต่ต้นทาง
ตัวอย่างเช่น เมื่อบริษัทมีการซื้อสินค้า ฝ่ายจัดซื้อสามารถบันทึกข้อมูลการซื้อพร้อมเอกสารที่เกี่ยวข้อง จากนั้นข้อมูลดังกล่าวสามารถนำไปเชื่อมต่อกับเจ้าหนี้และรายการบัญชีได้ เมื่อมีการชำระเงิน รายการจ่ายเงินก็สามารถเชื่อมโยงกลับไปยังรายการที่เกี่ยวข้อง ทำให้เมื่อฝ่ายบัญชีต้องการตรวจสอบย้อนหลัง ไม่จำเป็นต้องเริ่มค้นหาจากศูนย์ทุกครั้ง
เช่นเดียวกับฝั่งรายได้ เมื่อมีการขายสินค้าและออกเอกสาร ระบบสามารถเชื่อมโยงข้อมูลตั้งแต่ ใบเสนอราคา → ใบสั่งขาย → การส่งสินค้า → ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี → การรับชำระเงิน → รายการบัญชี ตามกระบวนการที่บริษัทกำหนด สิ่งเหล่านี้ทำให้ข้อมูลที่ใช้ประกอบการจัดทำรายงานทางบัญชีไม่ได้เป็นเพียงตัวเลข แต่มีที่มาที่ไปให้ตรวจสอบย้อนหลังได้
ดังนั้น เมื่อถึงช่วงเตรียม ภ.ง.ด.51 นักบัญชีจึงสามารถดึงรายงานทางบัญชีและข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาตรวจสอบได้ง่ายขึ้น แทนที่จะต้องเปิดเอกสารจากหลายระบบแล้วนำมาประกอบกันเองทั้งหมด
เอกสารแนบไม่หาย เพราะข้อมูลถูกเก็บไว้กับรายการที่เกี่ยวข้อง
อีกปัญหาที่นักบัญชีมักเจอคือ รู้ว่ามีรายการ แต่หาเอกสารไม่เจอ เพราะบางครั้งเอกสารอาจถูกส่งมาทางอีเมล บางรายการอยู่ใน LINE บางรายการเป็นไฟล์ PDF ที่บันทึกไว้ในเครื่องของพนักงาน หรือบางครั้งเป็นเอกสารกระดาษที่ต้องกลับไปค้นจากแฟ้ม
ระบบ ERP ที่รองรับการจัดเก็บเอกสารประกอบรายการสามารถช่วยลดปัญหานี้ได้ เพราะเอกสารสามารถถูกแนบไว้กับรายการที่เกี่ยวข้องในระบบ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน หรือเอกสารประกอบค่าใช้จ่าย เมื่อถึงเวลาตรวจสอบย้อนหลัง นักบัญชีจึงสามารถเริ่มต้นจากรายการบัญชีหรือเอกสารที่ต้องการ แล้วตรวจสอบข้อมูลประกอบได้ง่ายขึ้น แนวคิดนี้สำคัญมาก เพราะการทำบัญชีที่ดีไม่ได้หมายถึงการมีตัวเลขถูกต้องเพียงอย่างเดียว แต่ควรสามารถ ตรวจสอบย้อนกลับได้ว่า ตัวเลขนั้นมาจากรายการอะไร และมีเอกสารอะไรเป็นหลักฐานประกอบ
สำหรับบริษัทที่มี ผู้สอบบัญชี การจัดเก็บข้อมูลในลักษณะนี้ก็ช่วยให้กระบวนการตรวจสอบเป็นระบบมากขึ้น เพราะสามารถค้นหาและส่งต่อข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้สะดวกกว่าการรวบรวมเอกสารจากหลายแหล่ง อย่างไรก็ตาม ERP ไม่ได้ทำให้เอกสาร “ถูกต้องโดยอัตโนมัติ” แต่ช่วยสร้างระบบการจัดเก็บและเชื่อมโยงข้อมูลที่ดีขึ้น ซึ่งสุดท้ายแล้วบริษัทและฝ่ายบัญชียังคงต้องตรวจสอบความถูกต้องของรายการและเอกสารก่อนนำไปใช้ในการจัดทำภาษี
จากงานที่ต้องตามหา เปลี่ยนเป็นงานตรวจสอบ
ความแตกต่างที่เห็นได้ชัดเมื่อใช้ ERP คือ จากเดิมที่ฝ่ายบัญชีอาจต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการตามหาเอกสาร ก็สามารถเปลี่ยนมาโฟกัสกับการ ตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูล ได้มากขึ้น
ตัวอย่างเช่น หากยอดค่าใช้จ่ายในบัญชีดูสูงผิดปกติ นักบัญชีสามารถย้อนกลับไปดูรายการที่เกี่ยวข้องเพื่อหาสาเหตุได้ หากต้องการตรวจสอบยอดขาย ก็สามารถเรียกรายงานตามช่วงเวลาและนำไปเปรียบเทียบกับเอกสารขายหรือรายการรับเงินได้
ในมุมของผู้บริหารก็เช่นกัน เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ผู้บริหารสามารถดูภาพรวมของธุรกิจผ่าน รายงานทางบัญชีและการเงิน ได้ง่ายขึ้น ไม่จำเป็นต้องรอให้ฝ่ายบัญชีรวบรวมข้อมูลจากหลายไฟล์ทุกครั้ง ที่สำคัญคือการเตรียม ภ.ง.ด.51 ควรเริ่มตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลระหว่างทาง ไม่ใช่รอจนใกล้วันยื่นแล้วค่อยรวบรวมเอกสารทั้งหมด เพราะยิ่งเริ่มตรวจสอบเร็ว ก็ยิ่งมีโอกาสพบข้อมูลที่ผิดปกติหรือเอกสารที่ขาดหายได้เร็วขึ้น
ดังนั้น ERP จึงไม่ได้เข้ามาแทนที่การทำงานของนักบัญชี แต่เข้ามาช่วยจัดระเบียบข้อมูล ลดงานซ้ำ และทำให้คนทำบัญชีมีข้อมูลที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบมากขึ้น
สรุป
ภ.ง.ด.51 จะไม่วุ่นวาย ถ้าข้อมูลถูกจัดการตั้งแต่ต้นทาง การเตรียม ภ.ง.ด.51 อาจดูเป็นงานที่เกิดขึ้นเพียงปีละหนึ่งครั้ง แต่ข้อมูลที่นำมาใช้ไม่ได้เพิ่งเกิดขึ้นในวันที่ต้องยื่นภาษี เพราะมันสะสมมาจากทุกการขาย ทุกการซื้อ ทุกค่าใช้จ่าย และทุกการรับ-จ่ายเงินตลอดช่วงเวลาที่ผ่านมา
ดังนั้น ถ้าบริษัทต้องการลดความวุ่นวายในช่วงปิดงบหรือเตรียม ภาษีเงินได้นิติบุคคล สิ่งที่ควรทำไม่ใช่เพียงการหาวิธีกรอกแบบให้เร็วขึ้น แต่ควรกลับไปดูตั้งแต่ต้นทางว่า บริษัทจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีและเอกสารต่าง ๆ อย่างเป็นระบบแล้วหรือยัง
ERP จึงเข้ามามีบทบาทในจุดนี้ เพราะช่วยรวมข้อมูลธุรกิจไว้ในระบบเดียว เชื่อมโยงรายการกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง และทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่ายขึ้น ตั้งแต่ ระบบขาย ระบบจัดซื้อ สต็อก การเงิน ไปจนถึงบัญชีและรายงานทางการเงิน เมื่อข้อมูลถูกจัดการอย่างเป็นระบบตั้งแต่วันแรก พอถึงช่วงเตรียม ภ.ง.ด.51 ครึ่งปี ฝ่ายบัญชีก็ไม่จำเป็นต้องเสียเวลานั่งงมหาเอกสารจากหลายที่เหมือนเดิม แต่สามารถใช้เวลาไปกับสิ่งที่สำคัญกว่า นั่นคือการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและเตรียมเอกสารสำหรับการยื่นภาษีอย่างรอบคอบ เพราะ ERP ที่ดีจะช่วยให้ข้อมูลทุกส่วนของธุรกิจเดินไปด้วยกัน ตั้งแต่รายการแรกจนถึงรายงานสุดท้าย