ในกิจการที่มีการขายสินค้า ที่เป็นการบริการต่าง ๆ ซึ่งสินค้าที่เป็นกาบริการโดยส่วนใหญ่จะมีระยะเวลาการให้บริการเป็นเวลานาน เช่น รายเดือน ราย 6 เดือน หรือรายปี ตามแต่ตกลงกับลูกค้า ดังนั้นเมื่อมีการตกลงซื้อขายแล้ว สัญญาการให้บริการจึงเกิดขึ้น หากลูกค้ามีการใช้บริการในระยะเวลาหนึ่งและต้องการที่จะใช้บริการต่อเนื่องไปเรื่อย ๆ อีกทั้งยังมีการจ่ายชำระค่าบริการชำระค่าบริการมาแล้ว แต่พบว่า Contracts หรือ สัญญาการให้บริการใกล้จะหมดลง เราจะมีวิธีการต่ออายุหรือการปรับรอบระยะเวลาของสัญญาการให้บริการอย่างไร มาดูกันเลย
- เรียกดูสัญญาที่ไกล้หมดอายุ
1. ไปที่ Sales > Invoicing > Contracts to Renew จากนั้นจะเห็น contracts ลูกค้าทั้งหมดของบริษัท ซึ่งตัวหนังสือที่เป็นสีแดงหมายความว่า contracts ใกล้หมดอายุ
- เลือก contracts ที่ต้องการต่ออายุ
2. เลือก contracts ที่ต้องการต่ออายุ เมื่อเลือกมาแล้วให้ดูหัวข้อของ contracts ว่าเกี่ยวกับการใช้บริการใด
- ค้นหาการจ่ายชำระค่าบริการล่าสุดของลูกค้ารายนั้น
3. จากนั้นให้ไปค้นหาการจ่ายชำระค่าบริการล่าสุดของลูกค้ารายนั้น ไปที่ Accounting > Customer Payment > ค้นหาชื่อลูกค้า > เลือกรายการล่าสุดที่จ่ายชำระที่เกี่ยวข้องกับสัญญา
- คลิกที่ชื่อลูกค้า > More > Invoices
4. คลิกที่ชื่อลูกค้า > More > Invoices เพื่อดูรายการ Inv ที่เกี่ยวข้องกับสัญญาการให้บริการ
- เลือกรายการ Inv ที่มีรายละเอียดของการจ่ายชำระที่เกี่ยวข้องกับสัญญา
5. เลือกรายการ Inv ที่มีรายละเอียดของการจ่ายชำระที่เกี่ยวข้องกับสัญญา
- นำเอาระยะเวลาระบุใน Inv ไปทำการแก้ไขในสัญญา
6. เมื่อตรวจสอบกับรายการ Inv พบว่า รายละเอียดตรงกันแล้ว ให้นำเอาระยะเวลาระบุใน Inv ไปทำการแก้ไขในสัญญาได้เลย รายละเอียดของรายการจะอยู่ที่ Invoice Line
- คลิกที่ Re-open Project > Edit > แก้ไขวันหมดอายุของสัญญา > Save
7. ไปที่ Contracts ที่เลือกไว้ตอนแรก คลิกที่ Re-open Project > Edit > แก้ไขวันหมดอายุของสัญญา > Save
จากที่ได้กล่าวมานั้นเป็นการต่ออายุหรือการปรับสัญญาของลูกค้าซึ่งลูกค้าแต่ละรายจะมีสัญญาการให้บริการกี่อันก็ได้ เมื่อลูกค้าชำระค่าบริการมาแล้ว หน้าที่ของนักบัญชีคือการต่ออายุหรือการปรับรอบระยะเวลาของสัญาการให้บริการของลูกค้าในระบบ ERP นั่นเอง
อ้างอิง
- "Contracts ในระบบ ERP คือ อะไร". [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : www.mindphp.com/forums/viewtopic.php?f=140&t=71207
- "ระบบ ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning". [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : www.mindphp.com/%E0%B8%84%E0%B8%B9%E0%B9%88%E0%B8%A1%E0%B8%B7%E0%B8%AD/73-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3/2350-erp.html
- "Sale เซล คืออะไร". [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : www.mindphp.com/%E0%B8%9A%E0%B8%97%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1/194-e-commerce/%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1%E0%B8%A3%E0%B8%B9%E0%B9%89%E0%B8%98%E0%B8%B8%E0%B8%A3%E0%B8%81%E0%B8%B4%E0%B8%88/3522-sale-%E0%B9%80%E0%B8%8B%E0%B8%A5-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3.html