ในบทความนี้จะพูดมาถึงการทำบัญชีฝั่งจ่ายเงินในระบบ OpenERP (Demo) ซึ่งเป็นการพูดถึงกระบวนการต่าง ๆ ตั้งแต่การสร้างสินค้า ซื้อสินค้า สร้างใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ (Purchase Orders) รวมทั้งการออกใบ Invoice จนกระทั่งเรื่องการจ่ายชำระหนี้ จะมีขั้นตอนการใช้งานอย่างไร อะไรบ้างนั้นสามารถดูได้จากด้านล่างนี้
ขั้นตอนการทำบัญชีฝั่งจ่าย
- ทำการสร้างสินค้า Sales > Product > Create
โดยให้กดเข้าไปที่เมนู Sales แล้วไปที่เมนูย่อย Product จากนั้นให้ทำการสร้างสินค้าโดยการกดปุ่ม Create ดังรูปด้านล่าง
- หน้าสำหรับ Create สินค้า
2. เมื่อกด Create แล้ว ก็จะปรากฎหน้านี้ ให้ทำการกรอกชื่อสินค้าที่ต้องการเพิ่ม พร้อมรายละเอียดต่างๆ จากนั้นกด Save
- หน้ากรอกรายละเอียดสินค้าที่
หากต้องการเพิ่มสินค้าให้กด Create ในหน้าสินค้าได้เลย
- สามารถทำการ Create สินค้าในหน้าสินค้าได้
3. ทำการสร้างใบเสนอราคาหรือ Quotations
ในการสร้างใบเสนอราคาให้เข้าไปที่เมนู Purchases ไปที่เมนูย่อย Quotations เเล้วจะขึ้นหน้าสำหรับใบเสนอราคาต่าง ๆ ให้กดไปที่ปุ่ม Create เพื่อทำการสร้างใบเสนอราคาหรือ Quotation
- ทำการ Create ใบเสนอราคาหรือ Quotation
4. กรอกข้อมูล Supplier และกรอกรายละเอียดสินค้าที่ต้องการ จากนั้นกด Save
- กรอกข้อมูล Supplier และกรอกรายละเอียดสินค้า
5. ทำการส่งใบเสนอราคา
หลังจากที่ได้กรอกข้อมูลสำหรับสร้างใบเสนอราคาเเล้ว ให้ทำการส่งใบเสนอราคาไปยัง Supplier โดยกดที่ปุ่ม Sent By Emil เพื่อส่งใบเสนอราคาไปทางอีเมล์ หรือเลือกที่จะทำการพิมพ์เอกสารเพื่อให้ผู้ที่มีอำนาจเซ็นต์และส่งให้ Supplier ก็ได้เช่นเดียวกัน โดยให้กดไปที่ปุ่ม Print
- กด Sent by Email หรือ Print เพื่อทำการส่งใบเสนอราคาให้กับ Supplier
6. Confirm Order เมื่อตกลงราคากันได้เเล้ว
เมื่อลูกค้าตกลงที่จะทำการซื้อขายแล้ว ให้ระบุราคาของสินค้าที่ Supplier เสนอมา จากนั้นกด Save แล้วกดคลิกที่ปุ่ม Confirm Order อีกครั้ง
- Confirm Order เมื่อทำการตกลงกับลูกค้าได้เเล้ว
7. ทำเอกสารการชำระเงิน
เมื่อ Supplier ส่งหลักใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้ให้เรานำข้อมูลมาลงในระบบเพื่อทำเอกสารการชำระเงิน โดยให้ไปที่เมนู Accounting และไปที่เมนูย่อย Suppliers ตรง Supplier Invoices
- ทำเอกสารการชำระเงิน
8. จากนั้นเลือกเอกสาร แล้วกด Edit เพื่อแก้ไขเอกสาร
แก้ไขเอกสารให้ถูกต้องครบถ้วน เมื่อตรวจสอบดูแล้วเอกสารถูกต้องครบถ้วนให้กด Save และกด Validate อีกครั้งเพื่อยืนยันความถูกต้อง
- ทำการแก้ไขเอกสาร
9. การจ่ายชำระ Accounting > Supplier > Supplier Payment > Create
เมื่อลงข้อมูลใน Supplier Invoices เรียบร้อยแล้วขั้นตอนต่อไปคือการจ่ายชำระ ให้กดไปที่เมนู Accounting ที่เมนูย่อย Supplier เลือกที่ Supplier Payment จากนั้นให้ทำการสร้างโดยการกดปุ่ม Create กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน สังเกต Full Reconcile เพื่อเช็คความถูกต้องของตัวเลข จากนั้นกด Save แล้วกด Payment เพื่อยืนยันการจ่ายเงิน
- สร้างรายการสำหรับจ่ายชำระ
- คลิกปุ่ม Payment เพื่อทำการชำระ
10. ทำการตรวจสอบการชำระโดยการกดปุ่ม Validate เพื่อยืนยันการทำรายการทั้งหมด
- ตรวจสอบการชำระ
11. กด Print Voucher Entry เพื่อให้ Supplier หรือหากมีการหัก ณ ที่จ่ายก็สามารถปริ้นหนังสือรับรอบการหัก ณ ที่จ่ายได้โดยกด Unreconcile
- ทำการกด Print Voucher Entry
อย่าไงไรก็ตามจำเป็นต้องมีการลง Log a note ทุกครั้งที่มีการทำรายการต่าง ๆ และทั้งหมดนี้ก็เป็นขั้นตอนของการทำบัญชีฝั่งจ่ายเงิน โดยจะเริ่มตั้งแต่การสร้างสินค้า ทำใบเสนอราคา ตลอดไปจนถึงขั้นตอนของการชำระหนี้ค่าสินค้า (Payment )