ขั้นตอนการทำบัญชีฝั่งจ่ายใน OpenERP ตั้งแต่จัดซื้อจนถึงชำระ Supplier

บทความนี้อธิบายตัวอย่าง กระบวนการบัญชีฝั่งจ่าย (Accounts Payable) ในระบบ OpenERP โดยเริ่มตั้งแต่การสร้างข้อมูลสินค้า การจัดทำใบขอใบเสนอราคา การยืนยันใบสั่งซื้อ การบันทึกใบแจ้งหนี้จาก Supplier จนถึงขั้นตอนการจ่ายชำระเจ้าหนี้

กระบวนการดังกล่าวเป็นตัวอย่างของการเชื่อมโยงงานระหว่าง Purchase, Product และ Accounting ภายในระบบ ERP ทำให้สามารถติดตามเอกสารตั้งแต่ต้นทางของการจัดซื้อ ไปจนถึงรายการบัญชีและการชำระเงินได้

ผู้ที่ต้องการทดลองระบบสามารถดู Demo OpenERP เพิ่มเติมได้

หมายเหตุ: ภาพประกอบในบทความนี้เป็นหน้าจอของ OpenERP รุ่นที่ใช้ในขณะจัดทำบทความ ชื่อเมนูและตำแหน่งปุ่มใน Odoo หรือ MDERP รุ่นใหม่อาจแตกต่างออกไป แต่แนวคิดของกระบวนการจัดซื้อและบัญชีเจ้าหนี้ยังสามารถนำมาใช้ทำความเข้าใจ Workflow ได้

ภาพรวมกระบวนการบัญชีฝั่งจ่าย

โดยทั่วไป Workflow ตั้งแต่การจัดซื้อจนถึงการจ่ายเงินให้ Supplier สามารถสรุปได้ดังนี้

Product → Request for Quotation (RFQ) → Purchase Order → Supplier Invoice → ตรวจสอบรายการบัญชี → Supplier Payment → กระทบยอด → เอกสารการจ่ายเงิน / ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ขั้นตอนการทำบัญชีฝั่งจ่ายใน OpenERP

1. สร้างข้อมูลสินค้า (Product)

ก่อนเริ่มกระบวนการจัดซื้อ ควรมีข้อมูลสินค้าหรือบริการที่ต้องการซื้ออยู่ในระบบก่อน โดยใน OpenERP รุ่นตามตัวอย่างสามารถเข้าเมนู

Sales > Product > Create

จากนั้นกดปุ่ม Create เพื่อสร้างสินค้าใหม่

2. กรอกรายละเอียดสินค้า

เมื่อกด Create แล้ว ให้กรอกข้อมูลสินค้าที่ต้องการเพิ่ม เช่น ชื่อสินค้า รายละเอียด หน่วยนับ และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการซื้อหรือขาย จากนั้นกด Save เพื่อบันทึกข้อมูล

หากต้องการเพิ่มสินค้าอื่น สามารถกด Create จากหน้ารายการสินค้าได้เช่นเดียวกัน

3. สร้างใบขอใบเสนอราคา (Request for Quotation: RFQ)

เมื่อมีข้อมูลสินค้าแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเริ่มกระบวนการจัดซื้อ โดยเข้าไปที่เมนู Purchases และเลือกเมนู Quotations จากนั้นกด Create

เอกสารในขั้นตอนนี้ควรเข้าใจว่าเป็น ใบขอใบเสนอราคา หรือ Request for Quotation (RFQ) ที่ผู้ซื้อจัดทำเพื่อสอบถามราคาและเงื่อนไขจาก Supplier ก่อนที่จะยืนยันเป็นใบสั่งซื้อ

เมื่อผ่านขั้นตอนการยืนยันแล้ว เอกสารจะเข้าสู่กระบวนการ Purchase Order ต่อไป

4. เลือก Supplier และระบุสินค้าที่ต้องการซื้อ

ในเอกสาร RFQ ให้เลือก Supplier หรือ Vendor ที่ต้องการซื้อสินค้า จากนั้นเพิ่มรายการสินค้า จำนวนสินค้า และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการสั่งซื้อ

เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กด Save เพื่อบันทึกเอกสาร

5. ส่ง RFQ ให้ Supplier

เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถส่ง RFQ ไปยัง Supplier เพื่อสอบถามราคาและเงื่อนไขการขาย

จากหน้าจอตามตัวอย่าง สามารถเลือก Send by Email เพื่อส่งเอกสารทางอีเมล หรือเลือก Print เพื่อพิมพ์เอกสารออกมาใช้งานตามขั้นตอนขององค์กร

6. ยืนยันเป็น Purchase Order

เมื่อได้รับราคาและเงื่อนไขจาก Supplier และบริษัทตกลงที่จะซื้อสินค้าแล้ว ให้ตรวจสอบราคา จำนวนสินค้า เงื่อนไขการซื้อ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้ถูกต้อง

จากนั้นกด Save และเลือก Confirm Order เพื่อยืนยันเอกสารจาก RFQ เข้าสู่สถานะ Purchase Order (PO)

จาก Purchase Order สู่บัญชีเจ้าหนี้

เมื่อการจัดซื้อเกิดขึ้นแล้ว กระบวนการจะเริ่มเชื่อมโยงเข้าสู่ฝั่งบัญชีเจ้าหนี้ หรือ Accounts Payable

7. บันทึก Supplier Invoice

เมื่อ Supplier ส่งใบแจ้งหนี้หรือเอกสารวางบิลมาให้บริษัท ฝ่ายบัญชีต้องนำข้อมูลมาบันทึกในระบบ เพื่อสร้างรายการเจ้าหนี้และเตรียมการชำระเงิน

ตามหน้าจอ OpenERP รุ่นในตัวอย่าง สามารถเข้าเมนู

Accounting > Suppliers > Supplier Invoices

Supplier Invoice คือเอกสารที่ใช้บันทึกหนี้ที่บริษัทต้องชำระให้ Supplier และมีบทบาทสำคัญต่อระบบบัญชีเจ้าหนี้

สามารถศึกษาเรื่อง Invoice เพิ่มเติมได้

8. ตรวจสอบ Supplier Invoice ก่อนยืนยัน

เลือกเอกสาร Supplier Invoice ที่ต้องการ และกด Edit เพื่อตรวจสอบหรือแก้ไขข้อมูล

ควรตรวจสอบข้อมูลสำคัญ เช่น

• Supplier
• เลขที่เอกสารของ Supplier
• วันที่เอกสาร
• รายการสินค้าและบริการ
• จำนวนเงิน
• ภาษีที่เกี่ยวข้อง
• เงื่อนไขและวันครบกำหนดชำระ
• บัญชีที่ใช้บันทึกรายการ

เมื่อตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ให้กด Save และ Validate เพื่อยืนยันรายการตาม Workflow ของระบบรุ่นดังกล่าว

ขั้นตอนการจ่ายชำระ Supplier

9. สร้าง Supplier Payment

เมื่อ Supplier Invoice ได้รับการตรวจสอบและยืนยันเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการบันทึกการจ่ายชำระเจ้าหนี้

ตามระบบในตัวอย่างสามารถเข้าเมนู

Accounting > Suppliers > Supplier Payments > Create

กรอกรายละเอียดการชำระเงินให้ครบถ้วน เช่น Supplier จำนวนเงิน วันที่ชำระ ช่องทางหรือบัญชีที่ใช้ชำระ และเอกสาร Invoice ที่ต้องการนำมาหักล้าง

ควรตรวจสอบยอดที่ใช้กระทบกับ Invoice ให้ถูกต้อง เพื่อให้ยอดเจ้าหนี้และยอดชำระเงินตรงกัน

10. ยืนยันการจ่ายเงิน

เมื่อตรวจสอบจำนวนเงินและเอกสารที่เกี่ยวข้องเรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการยืนยันการชำระเงินตาม Workflow ของระบบ

หลังจากนั้นควรตรวจสอบรายการอีกครั้ง และกด Validate ตามขั้นตอนของ OpenERP รุ่นที่ใช้ในตัวอย่าง เพื่อยืนยันการทำรายการ

11. พิมพ์เอกสาร Voucher และเอกสารที่เกี่ยวข้อง

เมื่อดำเนินการจ่ายชำระเรียบร้อยแล้ว สามารถพิมพ์ Voucher Entry หรือเอกสารประกอบการจ่ายเงิน เพื่อใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีภายในองค์กรได้

กรณีมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย

หากรายการจ่ายเงินให้ Supplier อยู่ภายใต้เงื่อนไขที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย กระบวนการบัญชีจะต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติม ในการคำนวณภาษี บันทึกยอดภาษีที่หัก นำส่งภาษีให้กรมสรรพากร และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้แก่ผู้รับเงิน

Flow ตัวอย่างจะเป็น

Supplier Invoice → ตรวจสอบภาษีหัก ณ ที่จ่าย → คำนวณยอดที่ต้องหัก → จ่ายเงินสุทธิให้ Supplier → บันทึก Supplier Payment → ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย → นำส่งภาษี

การหักภาษี ณ ที่จ่ายควรอ้างอิงประเภทเงินได้ อัตราภาษี และหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรที่ใช้กับรายการนั้น ไม่ควรพิจารณาจากประเภท Supplier เพียงอย่างเดียว

ความสัมพันธ์ระหว่าง Purchase และ Accounting

จุดเด่นของระบบ ERP คือ เอกสารในฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายบัญชีสามารถเชื่อมโยงกันได้ แทนที่จะบันทึกข้อมูลแยกกันหลายครั้ง

ตัวอย่างความสัมพันธ์ของเอกสาร ได้แก่

RFQ → Purchase Order → Supplier Invoice → Journal Entry → Payment → Reconciliation

เมื่อข้อมูลเชื่อมโยงกัน ฝ่ายบัญชีสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ว่า Invoice ที่ต้องจ่ายเกิดจาก Purchase Order ใด ซื้อสินค้าหรือบริการอะไร เป็นยอดเท่าไร และมีการจ่ายเงินไปแล้วหรือยัง