ระบบบริหารจัดการรถเช่า ถูกพัฒนามาจากระบบบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่า หรือ ระบบบริหารจัดการตลาด ซึ่งเป็นระบบที่ออกแบบมาให้เป็นเครื่องมือช่วยบริหารงานสำหรับธุรกิจให้เช่ารถโดยเฉพาะ โดยจุดเด่นของระบบนี้ คือสามารถจัดการข้อมูลการเช่าได้อย่างครอบคลุม ทั้งในเรื่องของการดูสถานะของรถตามวันที่นั้น ๆ และสามารถดูวันที่ยอ้นหลังและวัรที่ล่วงหน้าได้ การจัดการข้อมูลพื้นที่ การจัดการรถ พร้อมเก็บประวัติของรถแต่ละคัน การจัดการข้อมูลการเช่าพร้อมระบุวันที่และเวลาการที่เช่ารถจริง พร้อมจัดทำสัญญาเช่าได้หลายสัญญา การจัดการข้อมูลการชำระเงินต่างๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้เพื่อเก็บค่าเช่ารถ หรือการออกใบเสร็จทั้งใบเสร็จแบบเต็มรูปและใบเสร็จแบบย่อ การจัดการรายการทรัพย์สินภายในกิจการ ไปจนถึงการออกรายงานต่าง ๆ เช่น รายงานรถ รายงานลูกค้า รายงานรายได้ จนรวมไปถึงรายงานภาษีขาย ด้วยความสามารถที่กล่าวข้างต้นทางทีมออกแบบมาเพื่อให้ทำงานได้อย่างรวดเร็ว เพียงไม่กี่คลิก เพราะเราเข้าใจดีว่า จำนวนรถเเละความหลากหลายของลูกค้ามีจำนวนมากและในส่วนรายละเอียดความสามารถของระบบยังมีอีกเยอะมาก มาลองดูฟีเจอร์เเละตัวอย่างการนำไปใช้กันตามด้านล่างได้เลย
สนใจ หรือ ต้องการ Demo ทดลองใช้งานสามารถโทรปรึกษาเราได้ที่ 0816198579
เก็บข้อมูลผู้ที่สนใจเช่ารถได้ทุกที-ทุกเวลาในเมนู “งานขาย”
เก็บรวบรวมข้อมูลของบุคคลที่มีความสนใจที่จะเช่ารถ โดยสามารถทำได้ตลอดเวลาที่มีการติดต่อหรือสื่อสารกับผู้ติดต่อเหล่านี้ โดยระบบจะมีเมนู “งานขาย” เอาไว้สำหรับเก็บข้อมูลผู้ที่สนใจเช่ารถ ซึ่งในงานขายสามารถระบุข้อมูลได้อย่างครอบคลุม ไม่ว่าเป็นชื่อผู้ติดต่อ รถที่ต้องหารเช่า ระยะเวลาที่ต้องการเช่า และรวมไปถึงช่องทางการติดต่ออื่นๆ เช่น เบอร์โทร Line E-mail เป็นต้น โดยสามารถนำส่งข้อมูลนี้ให้เซลล์หรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องนำไปประสานงานต่อ อีกทั้งการเก็บข้อมูลที่ครอบคลุมและละเอียดนี้ก็ยังเพิ่มโอกาสในการปิดการขายได้ เพราะเรารู้ความต้องการของลูกค้าที่ชัดเจน
เพิ่มและดูประวัติการทำรายการเกี่ยวกับลูกค้าได้ที่เมนู “ล็อค”
ระบบรองรับ “ลูกค้า” ที่เป็นบุคคลธรรมดา นิติบุคคล หน่วยงานหรือกระทรวงต่าง ๆ โดยในข้อมูลลูกค้ายังสามารถเพิ่มข้อมูลผู้ติดต่อของลูกค้าแต่ละรายเข้าไปได้อีกด้วยเพื่อเป็นการเก็บข้อมูลไว้สำหรับติดต่อประสานงานสำหรับเมนูลูกค้ายังมีฟีเจอร์เกี่ยวกับภาษี ซึ่งสามารถกำหนดได้ว่าลูกค้ารายใดที่มีการคิดภาษีหรือไม่ พร้อมทั้งยังมีฟีเจอร์ดูข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้ารายนี้โดยเฉพาะได้อีกด้วย เช่น ข้อมูลการเช่ารถ ข้อมูลการออกใบแจ้งหนี้ ข้อมูลการทำรับชำระ หรือแม้กระทั่งสัญญาเช่าที่เกี่ยวกับลูกค้ารายนี้ เรียกได้ว่าครอบคลุมงานทุกส่วนในระบบเลยก็ว่าได้ค่ะ
จัดสรรพื้นที่และเช็คสถานะ “รถเช่า”
ฟีเจอร์นี้มีจุดเด่นที่ผู้ใช้งานระบบสามารถบริหารจัดการพื้นที่ได้เอง สามารถจัดวางรถ สามารถตรวจสอบสถานะรถตามวันที่ได้ และสามารถเช็คสถานะรถยนต์ได้ว่ารถมีสถานะเป็นอะไร เช่น สถานะว่าง ติดจอง มีผู้เช่า ซ่อม เป็นต้น ซึ่งสถานะเหล่านี้ยังสามารถกำหนดสี และสามารถเพิ่มสถานะได้อย่างไม่จำกัด ข้อดีคือ เราสามารถมองเห็นภาพรวมของพื้นที่ที่ดูแลว่ามีจำนวนรถยนต์กี่คัน สถานะของรถยนต์เป็นอะไร ซึ่งจะสามารถประเมินรถที่จะปล่อยให้เช่า ณ วันนั้น ๆ ได้ หรือหากต้องการทราบสถานะรถแบบรวดเร็วก็สามารถ Filter ข้อมูลและนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ประกอบการคุยกับลูกค้าได้ทันที
บันทึกและ “เก็บประวัติรถ” ที่ปล่อยเช่าให้อัตโนมัติ
นอกจากจะสามารถเพิ่มรถได้อย่างไม่จำกัด ยังไม่หมดเพียงเท่านั้นระบบยังมีการรองรับการบันทึกในส่วนของยี่ห้อรถ ค่าเช่าและค่าใช้จ่ายอื่นๆ เกี่ยวกับบรถ รูปภาพรถ สามารถเพิ่มรายละเอียดของรถห้เราได้เก็บข้อมูลในฐานระบบโดยไม่จำกัด ง่ายต่อการเรียกดูและช่วยเราได้จดจำ และนอกจากนั้นยังบันทึกประวัติรายละเอียด หรือ ปัญหาที่มีการปรับปรุงหรือเพิ่มเติมใส่เข้าไปในรถคันนั้น ๆ ได้
จัดการสัญญา “รถเช่า” ได้อิสระ
จัดการสัญญา หรือ ข้อมูลการเช่ารถยนต์ได้ครบทุกการใช้งาน โดยปกติเเล้วธุรกิจประเภทให้เช่านี้จะมีการบันทึกเเละจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ยกตัวอย่างเช่น การเช่ารถ ก็ต้องมีรายละเอียดต่าง ๆ เช่น รถที่เช่า ชื่อผู้เช่า วัน-เวลาเช่า จำนวนเงิน และอื่นๆ โดยระบบ MDCarRent ครอบคลุมการทำข้อมูลการเช่าเหล่าหนี้ อีกทั้งระบบยังสามารถออกสัญญาเช่าได้หลายฉบับตามที่เราต้องการ ไม่ว่าจะเป็นผู้เช่าท่านใด เช่ารถกี่คัน เป็นรถประเภทไหน มีระยะเวลาการเช่าเท่าไหร่ มีค่าใช้จ่ายบริการพิเศษอะไรบ้าง หรือมีส่วนลดอะไรบ้าง และจะต้องมีการใช้สัญญาเช่ารถแบบใด ระบบสามารถจัดการข้อมูลส่วนนี้ได้หมด เรียกได้ว่าเป็นระบบที่ยืดหยุ่นมาก และครอบคลุมการใช้งานอีกด้วย
บันทึกและคำนวณปริมาณ“เลขไมล์และน้ำมัน” ได้ง่าย
โดยระบบ MDCarRent ครอบคลุมการทำข้อมูล บันทึกและคำนวณปริมาณ“เลขไมล์และน้ำมัน” แล้วถึงปรับให้คำนวณตามปริมาณ ระบบสามารถจัดการข้อมูลส่วนนี้ได้หมด เรียกได้ว่าเป็นระบบที่ยืดหยุ่นมาก และครอบคลุมการใช้งานอีกด้วย
ออกใบแจ้งหนี้ ทำใบวางบิล และใบเสร็จรับเงิน ง่ายๆ
ระบบออก “ใบแจ้งหนี้” ได้ 3 วิธี แล้วแต่ผู้ที่ใช้งานระบบสะดวกหรือถนัดใช้การออกใบแจ้งหนี้วิธีไหนก็เลือกได้เลย อีกครั้งยังสามารถทำ “ใบวางบิล” ได้อีกด้วย พร้อมกันนี้ระบบยังสามารถออก “ใบเสร็จรับเงิน” ได้ 2 วิธี อีกทั้งใบเสร็จรับเงินยังสามารถเลือกได้ว่าจะใช้ใบเสร็จแบบเต็มรูปหรือแบบย่อสำหรับการพิมพ์ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ ยังมีฟีเจอร์การพิมพ์ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จหลายใบในคลิ๊กเดียวอีกด้วย เพราะเราเข้าใจดีว่าการเลือกพิมพ์รูปแบบเดิมๆซ้ำๆมันน่าเบื่อและเสียเวลามาแค่ไหน ทางทีมจึงได้พัฒนาฟีเจอร์นี้ขึ้นมาเพื่อเพิ่มความสะดวกและความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
รองรับ “การรับชำระเงิน” หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะ QRCode หรือ E-Payment
ระบบสามารถรองรับ “การรับชำระเงิน” หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น เงินสด เงินโอน เงินมัดจำ หรือเงินประกัน QRCode หรือ E-Payment ทั้งนั้นเราสามารถเพิ่มข้อมูลเองได้อย่างไม่จำกัด สามารถเพิ่มได้ตามที่ธุรกิจของเรารับชำระจริง หรือหากต้องการเพิ่มฟีเจอร์พิเศษ คือ รับชำระแล้วระบบสร้างใบเสร็จรับเงินให้อัตโนมัติก็สามารถทำได้ ข้อดีคือเมื่อผู้เช้าจ่ายเงินแล้วระบบจะทำการสร้างใบเสร็จให้อัตโนมัติ ลดภาระงานของพนักงาน และลดความผิดพลาดของการลืมออกใบเสร็จของพนักงานได้อีกด้วย
“ออกใบเสร็จแบบด่วน” ทันใจผู้เช่ารถ
ในยุคที่มีการแข่งสูงความรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญ ทำให้การทำงานทุกอย่างจะต้องรวดเร็ว ในส่วนของธุรกิจเช่ารถส่วนใหญ่โดยเฉพาะเป็นการปล่อยเช่ารถให้นักท่องเที่ยว ยิ่งเป็นช่วงเทศกาลต่างๆ ที่มีนักทองเที่ยวเป็นจำนวนมาก การทำงานอย่างรวดเร็วไม่ว่าจะผู้ใช้งานระบบหรือระบบที่นำไปใช้ก็เป็นสิ่งสำคัญ โดย “ฟีเจอร์ออกใบเสร็จแบบด่วน” ในระบบก็จะทำหน้าบันทึกระบบสัญญา ใบเเจ้งหนี้ และใบเสร็จให้เราเองโดยอัตโนมัติ ข้อดีคือ พนักงานสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วทันใจ เเละข้อมูลไม่ตกหล่น เป็นฐานข้อมูลระบบเดียวกัน สามารถดูรายงานภาพรวมของธุรกิจได้ และส่งผลต่อธุรกิจด้วย คือ ได้จำนวนลูกค้าที่มากขึ้นเพราะการทำงานที่รวดเร็ว มีรายได้ที่เพิ่มมากขึ้นเพราะระบบทำงานรวดเร็วตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันท่วงที อีกทั้งเมื่อลูกค้าเยอะอาจจะมีการรีวิวหรือบอกต่อหรือลูกค้ากลับมาใช้ซ้ำ เกิดเป็นลูกค้าประจำ และยังได้รีวิวดีซึ่งส่งผลดีต่อภาพรวมของธุรกิจอีกด้วย
บันทึก “คำร้อง” ผู้เช่าเพื่อพิจราณาอนุมัติ
หากผู้เช่าหรือผู้ใช้บริการต้องการร้องขอให้ซ่อมหรือปรับปรุงรถที่มีการเช่าอยู่ เช่น ขอเปลี่ยนรถหรือขอเพิ่มอะไหล่บางอย่าง หรืออาจจะมีการแจ้งซ่อม หรือร้องขอให้ทำส่วนอื่น ๆ เพิ่ม ระบบก็ยังมีเมนูนี้ที่จะคอยบันทึกคำร้องจากผู้เช่าหรือผู้ใช้บริการโดยในเมนูคำร้องสามารถระบุชื่อผู้เช่า รถที่เช่าที่เกิดปัญหา แนบไฟล์ เพิ่มรายละเอียด และระบุค่าธรรมเนียมได้ในกรณีที่ต้องเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่ม เพื่อให้ผู้บริหารพิจราณาก่อน ตรงนี้ผลดีคือ สามารถเก็บประวัติของคำร้องของผู้เช่าต่างๆได้ และยังควบคุมการทำงานของพนักงานไม่ให้ทำอะไรโดยพลการ ตามอำเภอใจ จนกว่าจะได้รับการอนุมัติ
บันทึกรายการ “สินทรัพย์” ของให้ผู้เช่า
ฟีเจอร์นี้ใช้ได้ในหลากหลายกรณี เช่น บันทึกรายการสินทรัพย์ที่มีอยู่ในกิจการ เช่น คอมพิวเตอร์ โต๊ะ หรืออุปกรณ์ไอทีต่างๆ หรือรายการที่เกี่ยวกับรถ เช่น อะไหล่รถโดยในรยการสินทรัพย์สามารถระบุวันที่ซื้อ ราคาสินทรัพย์ ผู้ดูแลหรือผู้ที่ใช้งานสินทรัพย์นั้นอยู่ ซึ่งหากมีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขข้อมูล ระบบก็จะเก็บประวัติให้ทั้งหมดเพื่อติดตามสินทรัพย์ได้ว่าใครคือผู้ดูแล หรือมีกรเปลี่ยนแปลงข้อมูลอะไรไปบ้าง
ฟังก์ชั่นความสามารถเพิ่มเติม
สามารถบันทึกการใช้งานทั้งน้ำมัน และแบตเตอรี่ เลขไมค์ ของตัวรถเช่า เพื่อตรวจสอบค่าเริ่มต้นของการใช้งานของรถเช่าได้ ตามพื้นที่เต้นท์ พร้อมยังรองรับการแปลงไฟล์ excel เพื่อเชื่อมกับตัวรถให้เช่าได้ และนำมาคำนวณค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย
นอกจากจะสามารถสร้างล็อคได้ไม่จำกัดเเละวางแผนผังพื้นที่ได้แล้ว ยังไม่หมดเพียงเท่านั้นระบบยังมีการรองรับการบันทึกในส่วนของภาพสถานที่ล็อค ให้เราได้เก็บข้อมูลในฐานระบบโดยไม่จำกัดง่ายต่อการเรียกดูและช่วยเราได้จด จำ และนอกจากนั้นยังบันทึกประวัติรายละเอียด หรือ ปัญหาที่มีการปรับปรุงหรือเพิ่มเติมใส่เข้าไปในล็อคนั้นๆ ได้
ด้วยความสามารถของฟีเจอร์นี้จะทำให้ผู้ที่ขึ้นระบสามารถกำหนดตั้งค่า เลขรันเอกสารได้ ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือ แม้แต่เอกสารคำร้อง ต่างได้ โดยไม่ต้อง กังวล เพราะสามารถปรับรันต่อจากการทำงานรูปเดิมได้เลย และยังสามารถกำหนดรอบการรีเซตเลข ได้อีกเช่น รันนับ 1 ใหม่ทุกๆ ต้นปี หรือ เดือน
ไม่ว่าจะใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบเสร็จ/ใบกำกับ คุณสามารถที่จะออกแบบเองได้เลย สามารถแก้ไขได้ทั้งรูปแบบเเละรายละเอียดที่จะปริ้นได้อย่างอิสระ
สำหรับการดูรายรับของพื้นที่ให้เช่านี้ เราสามารถเรียกดูตามช่วงเวลา วัน เดือน ปีได้เลย และยังดูแยกตามประเภทได้ เช่นค่าประกัน ค่าเช่า ค่าเเรกเข้า ทั้งนี้ยังดูเป็นรูปแบบผังได้ด้วย ทำให้พนักงานทราบสถานะล็อคตามพื้นที่ได้ง่าย
ในส่วนนี้พนักงานบัญชี พนักงานติดตามหนี้ หรือผู้บริหารเองสามารถจะ Recheck และติดตามการชำระ สามารถดูได้ทั้งเเบบตามรอบเช่า หรือจะตามลูกค้าก็ได้ ทั้งนี้ยังดูเป็นรูปแบบผังได้ด้วย ทำให้พนักงานทราบสถานะล็อคตามพื้นที่ได้ง่าย
มากกว่ารระบบบริหารจัดการรถให้เช่า (เสริมระบบจอง) เพราะเรา CUSTOMIZE ได้
ที่เราได้แนะนำเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการทำงาน หากธุจกิจของท่านมีความต้องการเพิ่มศักยภาพในการทำงาน ทั้งของตัวพนักงานการประสานงานการเชื่อมต่อระบบทั้งภายในและภายนอกหรือเเม้แต่การเชื่อมต่อเครื่องจักร, อุปกรณ์เพื่อให้ทันกับยุคสมัยและทันเหตุการณ์ ตอบสนองกับธุรกิจกำลังเติมโตเเละมีความซับซ้อนเเละต้องมีความยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น โดยคุณสามารถแจ้งความต้องการ เราในนามบริษัท เอ็ม.ดี.ซอฟต์ จำกัด สามารถพัฒนาระบบให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า
ระบบก็จะทำงานตามรูปแบบของธุรกิจของคุณเองมีความโดดเด่นไม่ซ้ำใครตามนโยนายของบริษัทคุณเองได้
สำหรับผลงานที่ผ่านมาสามารถดูได้จากตัวอย่างลูกค้าของบริษัทซึ่ง สอบถามข้อมูลบริการ หรือโทร 08-1619-8579
บทความโดย : https://www.mdsoft.co.th/ (บริษัท เอ็ม.ดี.ซอฟต์ จำกัด)
บริการพัฒนา Module OpenERP บริการติดตั้งระบบ OpenERP บริการระบบบริหารจัดการรถให้เช่าติดต่อบริการ