Petty Cash หรือ เงินสดย่อย เป็นเงินที่กิจการมีการนำมาเก็บไว้เพื่อใช้จ่ายภายในกิจการโดยเงินส่วนจะเบิกมาเป็นค่าใช้จ่ายจำนวนที่ไม่สูงมากนัก เช่น ค่าไปรษณีย์ ค่าน้ำ ค่าไฟ โดยผู้ที่ถือเงินสดย่อยนี้คือผู้รักษาเงินสดย่อย ดังนั้นเมื่อมีค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับทางกิจการก็สามารถมาเบิกกับผู้รักษาเงินสดย่อยได้แต่จะต้องมีหลักฐานต่าง ๆ มาเพื่อขอเบิก เช่น ค่าส่งของที่ไปรษณีย์จะต้องมีใบเสร็จ เป็นต้น เมื่อมีการเบิกเงินสดย่อยก็จะทำการบันทึกข้อมูลลงในระบบ ERP ที่ Module Accounting ที่เมนู Petty Cash หรือเงินสดย่อย
- เช็คเลขที่เอกสารของเงินสดย่อย เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 1 เช็คเลขที่เอกสารของเงินสดย่อย เพื่อตรวจสอบว่ามีรายการไหนที่ผิดหรือไม่
ไปที่ Accounting > Petty Cash > Petty Cash
- เมื่อตรวจสอบแล้วว่าเลขที่เอกสารผิดพลาด สามารถทำการแก้ไขได้
ขั้นตอนที่ 2 เมื่อตรวจสอบแล้วว่าเลขที่เอกสารผิดพลาด สามารถทำการแก้ไขได้
ไปที่ Accounting > Configuration > Petty Cash
- แก้ไขเลขที่เอกสารให้มีรูปแบบที่เหมือนกัน และกด Apply เพื่อยืนยันการแก้ไข
ขั้นตอนที่ 3 แก้ไขเลขที่เอกสารให้มีรูปแบบที่เหมือนกัน และกด Apply เพื่อยืนยันการแก้ไข
- เลือกรายการที่ต้องการแก้ไข
ขั้นตอนที่ 4 เลือกรายการที่ต้องการแก้ไข > กด Unreconcile > กด OK > กด Set to Draft > กด Edit
- จะได้เลขที่เอกสารตามที่ต้องการเมื่อแก้ไขเรียบร้อยเเล้ว
ขั้นตอนที่ 5 แก้ไขรายการ > กด Save > กด Open > กด Validate จะได้เลขที่เอกสารตามที่ต้องการ
- นำสูตรการตั้งค่าของเงินสดย่อยไปแนบไว้ที่เดิม เพื่อให้การทำเอกสารครั้งต่อไปสามารถรันได้ตามปกติ
ขั้นตอนที่ 6 นำสูตรการตั้งค่าของเงินสดย่อยไปแนบไว้ที่เดิม เพื่อให้การทำเอกสารครั้งต่อไปสามารถรันได้ตามปกติ
ไปที่ Accounting > Petty Cash > Petty Cash
จากที่กล่าวมาข้างต้นก็เป็นวิธีการแก้ไขเลขที่เอกสารของเงินสดย่อยใน ระบบ ERPซึ่งการแก้ไขเลขที่เอกสารจะสามารถทำได้ก็ต่อเมื่อ User ที่ใช้งานมีการกำหนดสิทธ์การใช้งานในระดับสูงเท่านั้น หากเป็น User ที่ใช้งานปกติจะไม่สามารถแก้ไขเลขที่เอกสารได้
อ้างอิง
- "เงินสดย่อย ( Petty Cash) คืออะไร ?". [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : https://www.mindphp.com/forums/viewtopic.php?p=140064
- "ERP คืออะไร อีอาร์พี คือคำที่ไว้ใช้เรียก ระบบ หรือโปรแกรมที่ช่วยบริการงานในองศ์กร". [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : https://www.mindphp.com/%E0%B8%84%E0%B8%B9%E0%B9%88%E0%B8%A1%E0%B8%B7%E0%B8%AD/73-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3/2056-erp-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3.html
- "Expenses อิคซเพนซ คืออะไร". [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : https://www.mindphp.com/%E0%B8%9A%E0%B8%97%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1/194-e-commerce/%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1%E0%B8%A3%E0%B8%B9%E0%B9%89%E0%B8%98%E0%B8%B8%E0%B8%A3%E0%B8%81%E0%B8%B4%E0%B8%88/3592-expenses-%E0%B8%AD%E0%B8%B4%E0%B8%84%E0%B8%8B%E0%B9%80%E0%B8%9E%E0%B8%99%E0%B8%8B-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3.html