การสร้างใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าจากโปรแกรม MDERP สามารถทำได้หลายแบบ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างใน Sale เพื่อสร้างใบ ใบเสนอราคา (Quotations) ก่อน แล้วค่อยไปทำ Customer Invoice หรือจะเป็นการสร้างใน Accounting เพื่อสร้าง Customer Invoice เลย การสร้างในแต่ละที่จะมีความแตกต่างกัน ในกรณีนี้จะยกตัวอย่างการสร้างใบแจ้งหนี้ใน Sales เพื่อสร้างใบ Quotations จนไปถึงกระบวนการของการรับชำระหนี้ และในกรณีนี้เป็นกรณีที่พิเศษคือการสร้างใบ Quotations ที่สร้างจากลูกค้าในนามนิติบุคคล แต่ออกใบเสร็จในนามบุคคลธรรมดา โปรแกรมนี้จะมีวิธีการทำอย่างไร ไปดูกัน
1. ทำการยืนยันใบเสนอราคาที่ลูกค้ายอมรับการซื้อขายแล้ว
ไปที่เมนู Sales เเละเลือกเมนูย่อย Quotation จากนั้นให้เลือกรายการที่ต้องการยืนยัน คลิกเข้าไปแล้วกด Confirm sale
2. เมื่อขึ้นป๊อปอัพแบบนี้ให้เราเลือก Create Invoice ในส่วนของตัวเลือก What do you want to invoice? ให้เราเลือกเป็น Invoice the whole sales order จากนั้น Create and View Invoice เพื่อทำการสร้างใบเเจ้งหนี้เเละดูรายการใบแจ้งหนี้
3. เมื่อกดแล้ว จะได้ Draft Invoice จากนั้นให้กด Edit เพื่อแก้ไขรายละเอียดตามที่ต้องการ ลูกค้ารายนี้ต้องการที่จะให้ออกใบเสร็จรับเงินในนามบุคคลธรรมดา ดังนั้นจึงต้องทำการแก้ไข Customer ให้เป็นชื่อบุคคลและ Header of Report เป็น Invoice เหมือนเดิม
ไปที่ Accounting > Customer Payment > Create
รายการนี้กิจการถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย กิจการจะต้องระบุรายละเอียดจากหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ได้รับจากลูกค้า (ยอดก่อน Vat)
เมื่อระบุรายละเอียดครบแล้วสามารถกด Save > Receipt > Validate ได้เลย
4. ทำรายการรับชำระหนี้
5. จากนั้น Print Payment Receipt เพื่อส่งใบเสร็จรับเงินฉบับจริงให้ลูกค้าได้เลย
จากที่กล่าวมาข้างต้นก็เป็นวิธีการรับชำระ หนี้ค่าสินค้า โดยเริ่มตั้งแต่การยืนยันการขายหรือ Confirm Sale เเล้วสร้างใบแจ้งหนี้ (Invoice)> รับชำระหนี้ > ปริ้นใบเสร็จรับเงินส่งให้ลูกค้า