เงินสดย่อยเป็นเงินที่ถูกนำมาใช้ในกิจการ โดยกิจการจะกำหนดให้พนักงานสามารถเบิกเพื่อนำไปใช้จ่ายได้ โดยจะขึ้นอยู่กับนโยบายของกิจการว่าจำนวนค่าใช้จ่าย (Expense)เท่าไหร่ที่จะสามารถเบิกเงินสดย่อยไปใช้จ่ายได้ เช่น ค่าใช้จ่ายไม่เกิน 3,000 บาท แต่ส่วนมากแล้วเงินสดย่อย หรือ Petty Cash จะเหมาะกับค่าใช้จ่ายจำนวนไม่มาก เช่น ค่าเดินทาง ค่าอาหาร ค่าอุปกรณ์สำนักงาน เป็นต้น โดยการตั้งขอเบิกเงินสดย่อยในระบบ OpenERPสามารถทำได้ ดังนี้
1. ทำการสร้างค่าใช้จ่าย
โดยการเข้าสู่ระบบ OpenERP เลือกเมนู Human Resources ไปที่เมนูย่อย Expenses เเล้วทำการสร้างค่าใช้จ่ายโดยการกด Create
-
ทำการกรอกรายละเอียด
2. ระบุรายละเอียดต่าง ๆ ของค่าใช้จ่ายที่ต้องการสร้างโดยจะมีรายละเอียดดังนี้
- Employee คือ พนักงานที่ทำการเบิก
- Description คือ ต้องการเบิกค่าอะไร
- Date คือ วันที่เบิก
- Product คือ รายการที่ต้องเบิก สามารถ Add an item ได้
- Expense Date คือ วันที่จ่าย
- Unit Price คือ ราคาที่ต้องจ่าย
- Quantities คือ จำนวนที่ต้องการจ่าย (โดยปกติใส่ 1)
- Notes คือ ช่องที่ระบุรายละเอียด เช่น จ่ายให้ใคร ธนาคารอะไร จ่ายไม่เกินวันไหน
3. ทำการ Save ข้อมูลค่าใช้จ่ายหลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนเเล้ว
จากที่กล่าวมาข้างต้นจะเห็นได้ว่าการตั้งเบิกเงินสดย่อยหรือการทำรายการเบิกชดเชยเงินสดย่อยในระบบ ERP สามารถทำได้ง่าย ๆ เพียง 3 ขั้นตอน โดยการขอเบิกเงินสดย่อยจะขอเบิกเฉพาะค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนน้อย หรือค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด เช่น ค่าแม่บ้าน ค่าอาหารกลางวัน สวัสดิการอื่น ๆ เป็นต้น จากนั้นผู้รับผิดชอบในการจ่ายเงินสดย่อยที่เรียกว่า "ผู้รักษาเงินสดย่อย" จะทำการจ่ายเงินสดย่อยและแนบหลักฐานมาไว้ให้
References :
- Google. "เงินสดย่อย คืออะไร ?". [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : www.nasnpptk.com/content/7042 [10 มิ.ย. 2564]
- "เงินสดย่อย ( Petty Cash) คืออะไร ?". [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : www.mindphp.com/forums/viewtopic.php?p=140009
- "ERP คืออะไร อีอาร์พี คือคำที่ไว้ใช้เรียก ระบบ หรือโปรแกรมที่ช่วยบริการงานในองค์กร". [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : https://www.mindphp.com/%E0%B8%84%E0%B8%B9%E0%B9%88%E0%B8%A1%E0%B8%B7%E0%B8%AD/73-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3/2056-erp-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3.html