การนำไฟล์เอกสาร Word อัพลง Google Docs เพื่อใช้งานร่วมกัน
การนำไฟล์เอกสาร Word อัพลง Google Docs เพื่อใช้งานร่วมกัน
การนำไฟล์เอกสาร Word อัพลง Google Docs เพื่อใช้งานร่วมกัน
ดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งาน
 


    ความจริงประการหนึ่งที่ต้องยอมรับก็คือการสร้างเอกสารด้วย Google Docs นั้น เครื่องมือต่างๆ ยังไม่ ยืดหยุ่นและหลากหลายเท่ากับ MS Office ที่เราท่านค้นเคยกันอยู่ อาทิ รูปแบบตัวอักษรซึ่งมีให้เลือกใช้ไม่มากนัก ดังนั้นการสร้างเอกสารจาก MS Office แล้วจึงอัพโหลดขึ้นยัง Google Docs เพื่อเผยแพร่ หรือใช้งานร่วมกันจึงน่าจะเป็นทางเลือกที่สะดวกกว่า
    การสร้างเอกสารหรือทํารายงานบน Google Docs นั้น ไม่ได้แตกต่างจากการใช้งาน MS Office มากนัก ความสามารถในหลายๆด้านยังมิอาจเทียบกันได้แต่ที่ Google Docs พิเศษกว่าก็คือเราสามารถเข้าไปแก้ไขเอกสารของเราจากที่ใดก็ได้ผ่านอินเทอร์เน็ต และยังสามารถแก้ไขเอกสารร่วมกับผู้อื่นได้พร้อมกันอีกด้วย ต่อไปนี้เป็นการยกตัวอย่างการทํารายงานกลุ่มซึ่งช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย สมาชิกในกลุ่มไม่จำเป็นต้องเดินทางมานั่งทำงานร่วมกัน  เราสามารถช่วยกันคิด  ช่วยกันทำรายงานได้จากทุกสถานที่เพียงแค่นัดเวลากันล่วงหน้า หรือหากจําเป็นจริงๆเวลาไม่ตรงกันคนๆ นั้นก็สามารถเข้ามาดูความคืบหน้าและแก้ไขในภายหลังได ้เช่นกัน ซึ่งคนอื่นๆในกลุ่มสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้เข้ามาแก้ไขเพิ่มเติมพร้อมทั้งตรวจสอบเวลาการแก้ ไขได้ด้วยรวมถึงเนื้อหาส่วนใดบ้างที่ถูกแก้ไข

ข้อควรระวังในการแก้เอกสารพร้อมกันใน Google Docs คือ
    1. กรณีที่เปิดไฟล์งานและแก้ไขงานในเวลาไล่เลื่ยกัน ระบบจะบันทึกข้อมูลของคนที่ พิมพ์เป็นคนแรกและค่อยบันทึกของคนถัดๆมา  หรือกรณีที่พิมพ์ข้อมูลพร้อมกัน ระบบจะบันทึกข้อมูลไปพร้อมกันและจะอัพเดตบนหน้าจออัตโนมัติซึ่งเราจะเห็นการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอของแต่ละคนเหมือนกัน
    2. กรณีที่แก้ไขข้อมูลในประโยคเดียวกันในระยะเวลาพร้อมๆกัน ระบบก็จะบันทึกไว้ทั้งคู่และอัพเดต ให้เห็นบนหน้าจออัตโนมัติแต่การอัพเดตจะช้ากว่าปกติ

สามารถอ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมได้ ที่  การทำงานกับไฟล์ เดียวกัน พร้อมๆ กัน บน Google Docs

สอบถามบริการจากทางบริษัทได้ที่ www.mdsoft.co.th/support


บริการพัฒนา Module OpenERP บริการติดตั้งระบบ OpenERP บริการ Implement ระบบ ERP ด้วย Odoo

บริษัท เอ็ม ดี ซอฟต์ จำกัด บริการทำเว็บไซต์ พัฒนาระบบ CRM, ERP ระบบ บริหารงาน ภายในองค์กร, บริการ E-Commerce Solutions, บริการอบรม สอนการใช้งาน